吴 热
(内蒙古财经学院 档案室,内蒙古 呼和浩特 010051)
高校的档案工作是学校最基础的工作之一,是学校管理中不可缺少的环节,这个环节的好坏关系到学校的建设发展。随着高校的快速发展,对高校档案管理人员的综合素质提出了更高、更广的要求,高校档案的管理是高校管理的重要组成部分,具有很强的政策性、原则性和服务性。尤其是随着我国高等教育改革的深入发展,传统的档案管理已越来越难以适应形势发展的需要,因而对高校档案管理人员的素质也就有了更高的要求。作为高等院校的高校档案管理人员,必须具备坚定的政治思想素质、高尚的职业道德素养、过硬的知识技能素质和较强的综合能力素质。提高高校档案管理人员综合素质的途径包括提高领导和档案管理人员对档案管理工作重要性的意识、加强政治理论、形势政策和职业道德等方面的学习、建立优胜劣汰的业务能力考核制度以及树立“请进来、走出去“的发展意识和长效机制等方面。高等院校的档案管理人员,是档案管理工作第一线的承担者,面对新的形势,必须站在时代的前沿,针对新形势下高校档案管理工作的特点,不断探讨新的管理模式和工作方法,以适应形势发展的需要。笔者结合多年实际工作的体会,谈谈高校档案管理人员应具备的素质。
一、高校档案管理人员综合素质的现状
高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪以后,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏,跨世纪人才严重短缺,集中表现在:1.复合型的档案管理人才严重缺乏,专业技术人员偏少,素质偏低。极大地影响了高校档案的信息开发和编研工作。民族地区高校档案管理的工作人员的综合素质不高,大多数以前都不是学档案管理的,没有高学历,对自身工作的认识也不够,有“做一天和尚撞一天钟”的思想,缺乏学习本职工作的积极性,创新更无从谈起。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低,社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。有的工作人员就是高校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟,有的甚至是校外聘用的临时工,专业人才相当匮乏,同外界交流也少,没有见识,档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续,相对比较呆板,没有活力,领导也不是很重视,导致高校档案管理工作停滞不前,阻碍了高校档案事业的发展。
2.档案管理工作自动化的进展滞后。档案管理工作自动化的进展速度相对于办公自动化而言,明显处于滞后状态,这也反映出许多档案管理人员难以适应新时期档案管理工作要求的客观问题:一是管理手段落后于形势的发展。有的档案管理人员仍然是采用传统的手工操作方式,而没有应用现代化的工具和技术来管理档案;有的虽然运用了计算机对档案进行管理,但也仅仅是将档案目录输入计算机的初级管理,作为查找利用档案的检索工具,与真正意义上的档案管理现代化相差甚远;二是档案管理人员综合素质不高。档案管理工作自动化不仅要求档案工作人员要熟知档案管理工作的专门知识,同时也要求档案工作人员懂得信息化知识和计算机应用技术,一些档案管理人员忽视了对档案管理相关知识的学习,不会操作计算机、不熟悉档案工作的基本程序,业务技能和专业水平达不到要求,从而不能适应新时期档案工作的需要,明显地制约了档案管理工作的提升与进步。
3.缺乏档案保护意识,没有真正发挥档案管理的作用
档案保护是一项非常细致的工作,要定期检查,随时反省,防患于未然,要深深地知道自己的一个疏忽将会给社会带来的危害及其无法换回的损失。而目前高校档案管理工作人员的工作比较被动,没有按规章制度办事,缺乏档案保护意识。也就是你自己不来理顺,我不会太多管理,也没有一个明确的档案管理责任人,出问题了相互推托,界限不清。对于档案的质量、数量,工作人员感到一片茫然。由于档案管理现代化,档案管理多采用光盘,磁盘等现代化手段,而这些材料对紫外线、阳光都很敏感,应定期复制,延长电子文件的寿命,而真正做到这些实质性的工作的比较少。高校档案管理应真正为教学、科研及社会服务,在实际中笔者发现档案真正发挥的作用并不大。改革开放二十多年来,各高校建设均取得了前所未有的成就,在档案管理工作上,学校的档案意识在增强,各部门对档案工作的重视程度有了一定提高;不但专业档案人员队伍在逐年壮大,而且档案人员的素质也在不断提高。如今各高校的档案人员中,大专以上文化程度的人数已达一定比例,本科以上学历的人数也在逐年增加,这无疑为高校档案事业的发展注入了生机。但从整体上看,目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪以后,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏,跨世纪人才严重短缺,集中表现在:事实表明,如果不加强人才的培养,提高档案干部队伍的素质,高校档案室的功能将受到很大制约。
二、高校档案管理人员应必备的综合素质
1.具备过硬的思想政治素质
高校档案管理是政策性、原则性和服务性很强的工作,首先要有政治上的坚定性和敏锐性。树立正确的世界观和人生观,始终保持正确的政治方向,根据党的要求和大局的需要来积极主动地开展档案工作。要有牢固的服务意识。档案工作是一项服务性很强的工作,在社会发展的各个阶段为政治、经济、文化服务,这就要求档案工作者树立全心全意为人民服务的思想和良好的工作态度,满腔热情地为社会服务。要养成扎实的工作作风。档案工作是一项既复杂又细致的工作,从档案的收集、科学管理、提供利用等,都需要档案工作人员付出艰辛的劳动。任何不负责任的做法都将给档案工作带来无穷的后患,因此要发扬不辞辛苦、精益求精、脚踏实地的精神本色。就要求档案管理人员要有较高的政治思想觉悟,坚持四项基本原则,以“三代表”重要思想为指导,全心全意为人民服务,作风正派、廉洁奉公,坚持原则,要少说空话,多干实事,以人为本,处事公正,自觉抵制不良风气的影响,严格把好人情关。
2.要有过硬的业务素质,强化档案意识
高校档案管理的业务性很强,作为高校档案管理人员,必须了解国家有关政策和学校的规章制度,熟悉高校档案管理工作的整个流程,热爱本职工作,要有严谨的工作作风和开拓创新精神,较好地利用计算机和网络技术,使高校档案管理工作规范化、程序化和高效化,运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法来研究、分析高校档案管理工作的特点和规律,解决工作的实际问题,为高校管理提供有效的依据。
(1)爱岗敬业,具有开拓创新精神。高校档案管理人员要有爱岗敬业和乐于奉献的精神,在工作中要积极开展调查研究,注意发现新情况,研究新问题,认真总结经验,纠正过去那种错误的认识,认为学籍档案管理工作仅仅是登记、保存等一些简单工作的认识。在工作中应具备“三心”———热心、耐心和上进心。热心———对高校档案管理工作要有高度的热情,具有强烈的事业心和工作责任感,以满腔的热情投入到工作中去,爱岗敬业,做到干一行、爱一行、专一行;耐心———因高校档案管理工作非常具体、细致、繁琐,而且处于动态管理中,如果没有耐心,就很容易造成工作上的失误,给档案管理带来不必要的麻烦;上进心———高校档案管理人员不但要学习档案管理方面的知识,还要学习高等教育学、教育心理学、社会公共关系学、情报信息学、计算机科学、行政管理学等知识,努力提高自己的文化素养,与时俱进,不要“一本通书读到老”。只有不断学习、不断汲取新知识,才能充实和提高自己。同时还应具有勇于开拓创新的精神,积极钻研业务,不断完善高校档案管理方法,适应形势发展的需要。
(2)熟悉业务,具备严谨的工作作风。高校档案管理人员只有对本职工作了如指掌,才能及时有效地做好工作。因高校档案管理工作关系到学校的发展。要做好高校档案管理工作,平时就要注意原始材料的积累,要力求做到及时、完整、真实、准确和规范,特别是高校变动的档案,更要做到记载全面真实,准确无误。这就要求档案管理人员在工作中要有严谨的工作作风,强烈的事业心,高度的责任感,工作认真,一丝不苟,来不得半点马虎或感情用事,不能主观臆断或凭过去的经验办事,更不能弄虚作假。
(3)加强高校档案管理的规范化、程序化和高效化。随着我国高等教育改革不断深入,高校的规模不断扩大,传统的档案管理方法手段已越来越难以适应现实工作。在当今网络信息化时代,利用计算机网络的传播技术,建立一套完整的高校档案管理信息资料档案,可以十分便捷地统计、查询、检索各类信息。因此,高校档案管理工作人员必须了解相关的计算机网络知识,熟练使用计算机操作技术,要建立健全规章制度,做到有章可循,有“法”可依,实现管理的科学化和规范化。利用校园网进行档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”的管理模式,使数据统计可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。
3.要有良好的服务意识
高校高校档案管理是为学校的管理和教学工作服务的。高校档案管理人员要加强自身素质的建设,增强服务意识,不摆架子,积极主动与有关部门联系,按照客观规律办事,踏踏实实地做好本职工作。在服务态度上,要做到主动、热情、和蔼、耐心、周到、及时,在服务语言上,要做到文雅和气,谦逊有礼。要善于与人交流、建立良好的人际关系,要有灵活的融会贯通能力和良好的社会交往能力、良好的公关能力、巧妙的协调能力、快速的沟通能力、对环境的适应能力等,这些都直接影响着工作的质量和效果。
4.要有较强的法律意识
高校档案管理具有很强的政策性,必须按照国家的有关法律规定进行管理。因此,高校档案管理人员要有较强的法律意识,努力学习《档案法》、《保密法》及国家关于档案管理等方面的法律知识和学校有关的规章制度,做到知法、守法,维护档案的历史真实性。对因工作失误造成档案损失的,要追究其责任,对违反档案法的行为要追究法律责任。这样既有利于规范档案管理人员自身的工作,又使档案管理工作得到法律保护。
5.要具备健康的身心素质
具备健康的身心素质是做好档案工作的前提,健康的体魄、旺盛的精力和良好的精神状态是档案工作人员做好档案工作的基本条件。增强自信是对档案工作人员职业心理素质的基本要求。档案工作是一项意义重大的工作,也是一项平凡朴实、艰苦清贫的工作,这就要求档案工作人员始终保持正常的、良好的心态,自信而不自卑,认识到档案工作是一项功在当代、利在千秋的伟大事业,并为自己所从事的事业感到自豪。勤奋敬业是对档案工作人员的精神素质要求。做好档案工作,要正确认识档案事业、档案工作在社会中的地位和价值,把它作为一项神圣事业来对待,以热爱档案工作的心理状态,充满激情的去为之付出。开拓进取是对档案工作人员的创新素质要求。随着科技的发展,各种门类、各种载体的档案将逐渐呈现出多样化的趋势,档案工作者必须善于用丰富的专业理论实践,在工作中发现、分析、解决问题,在实践中总结经验,锐意进取,开拓创新,在新时期档案工作中发挥应有的作用。
三、提高档案管理人员素质的对策
档案工作是一门管理科学,要实行档案的科学化、标准化、规范化管理,档案人员除了具备良好的政治、道德素养外,还应有精明强干的业务素质和能力素质,只有这样,才能在技术上做到精益求精,不断提高档案管理工作的服务质量。针对当前高校档案人员的实际,认为提高档案管理人员素质应抓好以下几个方面:
1.进一步解放思想,不断创新
高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天,随着各部门工作人员的减少,工作量的增加,档案工作将面临更大的压力。因此,高校档案人员有必要进行相应的调整和重新定位,要改变“守摊看点”的仓库保管员形象,在埋头苦干、默默奉献的同时,应当多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,从根本上转变观念,摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等旧观念,主动找婆家、找市场,使档案工作产生一定的经济效益,提高档案工作的自身价值。社会主义市场经济体制的确立已为档案工作开辟了广阔的前景。这在客观上决定着我们的档案工作必须主动与市场经济接轨,以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去并努力为其服务。因此我们必须树立起强烈的市场意识。市场经济体制是一种竞争机制,档案人员使档案信息进入市场首先要有质量意识、效益意识,要根据信息市场的需求优化服务措施,提高服务质量开发含“金”量高的档案信息,并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场,使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。
2.不断提升过硬的业务技能
随着科学技术的发展、电子政务建设的推进、办公自动化的普及以及电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管和利用,改变了原有的工作方式和业务流程,以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备,迅速、准确地处理各信息,提高了办公效率,它为人类社会进入知识经济时代,收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段。与此同时,作为真实记录政务活动全过程的文件和档案内容、形式、形成程序等也必然会发生相应的巨大变化。档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,给专职档案人员提出了更高的要求。(1)要与时俱进,敢于向传统观念挑战,善于提出新办法、新思路,解决新问题,勇于打破传统的条条框框和管理模式,在档案业务上有所创新,有所突破。(2)专职档案人员必须具备一专多能的技能。专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,在务实基础上促进创新,努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法,一专多能的档案工作人才。比如档案的分类整理,那是以档案的内容形式特征为依据的,如果看不懂档案的内容就无法准确分类组卷;档案保管价值的鉴定说到底它所记述的科学技术知识价值,只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作。(3)专职档案人员必须具备较强的语言文字能力。档案工作者还应具有较高的语言基础知识、历史知识、写作知识和书法知识,语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具,不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。如学校档案的文件汇编、大事记的编写、全宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等,没有一定的语言文字、写作知识是很难完成这些材料的编写的,就连书法水平也不能忽视,因为档案管理人员总要书写一些东西给前人和后人使用如目录、著录、标引等,如果所写的这些文字使他人难以辨认,其效果就必然受到影响。所以一个优秀的档案工作者只有掌握了扎实的专业知识和其他档案工作相关的学科知识,才能更好胜任档案工作的需要。
3.档案人员必须不断的学习与更新专业知识。目前,高校已普遍利用计算机等通信设备以及现代化的办公设备进行档案管理,从而更加迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送处理、检察贮存和管理等过程,实现档案管理现代化、自动化。这不但把档案工作人员从繁重、重复的手工劳动中解放出来,大大提高信息的开发与利用效率,同时还需要实现了档案信息资源共享,扩大档案信息的利用范围。而所有这些都要求档案管理人员要必须熟悉和掌握复制、缩微以及电子计算机等现代化技术知识,否则根本无法适应现代高校档案管理的要求。因此,档案人员必须注重专业知识的学习与更新。要把学习作为生活中的第一需要,把终身教育作为一种必然选择,努力学习,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。同时我们还可以制订相应的制度,提出具体要求,以促进专职档案人员在其位、谋其事,努力去多思考,多研究,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。根据当前实际,我们可以通过加强现有人员的继续教育,来不断地更新档案人员的知识面,使他们不断提高使用先进管理手段的能力。当然,继续教育应注意以下几个方面:(1)注重实用性。要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,便于实际操作,讲究实效。(2)要因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段,可因人而异。有些单位的档案人员,由于人员变动,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;但也有些单位的档案人员稳定,又具有一定的文化知识,需要补充一些新技术、新方法,因此,继续教育的内容应根据各层次人员的情况,因人而异。(3)特别注重提高大家的外语水平。外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数档案干部的外语水平尚未达到初级等级证书水平,急需“扫盲”。利用各种教育方式,提高他们学习外语的兴趣,鼓励他们克服学习中遇到的困难,树立起为档案事业而奋发向上的自信心,同时也改变了档案专业技术职务人员贫乏的状况。
当然,在各级档案管理人员主动努力学习,提高自身业务素质的同时,高校也要为档案人员积极创造一个可提供施展才华的环境,使每个人都力有所用、才有所展。在这一点上,最有效的方法,笔者认为当首推竞争机制的引进和推行,通过建立健全考核制度,把工作实际同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来,使人的积极性得到充分发挥,从而激发档案人员提高自身素质的自觉性。
总之,高校档案管理工作是一项责任重大而又具体细致的工作,从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动,要有极大的耐心、热心和责任心,还要有较强的综合能力。面对教育改革的新形势,我们要努力学习,与时俱进,以高度的敬业精神,认真做好高校档案管理工作,为稳定学校的正常教学秩序、提高教育质量提供重要的保证。