高校公务接待协同办公系统的设计  

陈洁  

随着互联网技术的高速发展，信息化已然是当今世界经济和社会发展的趋势，协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。公文、人事、物品等行政办公管理系统已经在各行各业行政工作中发挥重要作用。面对日益增加的交流合作，接待任务的不断增加，高校接待办公室需要有更好的办公管理软件为接待管理工作提供更好的服务，从而让接待工作更加系统、规范和高效。  

一、高校建立公务接待协同办公系统的必要性  

(一) 数据集中与共享。  

高校接待工作一般由办公室接待办负责，包括前期沟通联系、接待登记审批、食宿交通安排、参观交流行程安排、接待会场布置、通知我方参观人员、安排接待、结束后总结满意与不足等流程。接待信息数据相对高度集中在接待办的具体办事人员手中，除了具体办事人员，很多接待过程与细节往往分管接待工作领导并不知情，这就造成很多接待过程中的信息不对称以及失误。公务接待协同办公系统可以实现接待全过程的数据共享，接待相关人员均可以通过系统查看接待过程及进展情况。  

(二) 事务集中、提高效率。  

高校接待工作任务繁重、细致复杂，面对密集的接待任务，往往会造成接待安排零散并且接待环节有遗漏的情况，这就需要系统实现每个子任务的流程化处理及展现当前工作进展，实现每个接待任务无遗漏，纵线横线即便交错也能按流程完成，提高整体接待效率。  

(三)预算审批流程系统及规范。  

三公经费的管理是行政事业单位管理工作的重要组成部门，高校也纷纷出台相关管理细则，指定扎口部门，规范公务接待审批及结算事务，为了切实规范各部门管理使用接待经费的积极性和主动性，公务接待协同办公系统可以实现预算审批流程的系统化和完整性，规范接待经费流程提高接待财务管理水平。  

(四) 总结和统计。  

高校接待服务本校发展，随着学校的建设发展，各种对外交流与合作日益频繁，高校对接待服务提出更高的要求。新形势下，高校接待工作作为展现学校形象和内涵的窗口，对接待工作相关数据进行分析，并总结其中所反映的高校接待工作特点和规律，对提高接待服务水平、服务高校发展具有参考意义。公务接待协同办公系统可以实现接待信息中数据的全方位多角度统计。  

二、高校公务接待协同办公系统的设计  

高校公务接待协同办公系统是个复杂的自动化管理系统，其中包含六大功能模块、三大协同联动模块以及系统基础数据模块。高校公务接待协同办公系统包含六大功能模块，分别是来访个人或单位数据管理模块、接待预算审批结算模块、接待方案审批模块、接待过程控制模块、接待总结模块和接待信息统计查询模块。系统实现了对接待过程控制和接待经费监督与管理的功能，做到对每项接待都有信息存档，提高接待服务效率，更好地促进学校事业的科学发展。  

三、结语  

本文构建了高校公务接待协同办公系统的总体框架，划分出了系统的六大功能模块、三大协同联动模块以及系统基础数据模块，符合高校接待工作信息化需求，系统提供了一个规范、全面的办公平台，兼具功能性和便捷性。作为阶段性成果，下一步将继续优化系统平台模块和个性化系统开发，更好地服务高校接待工作、服务学校发展。