最多跑一次”背景下高校 OA 系统  

建设研究  

徐小玉  

浙江省教育厅关于推进全省高等学校“最多跑一次”改革的实施意见中对高校推进“最多跑一次”改革，有几个方面的要求：加快校务服务事项目录梳理、实现校务服务事项数据共享、推进校务服务事项流程优化、完善统一校务服务平台建设、推动政务服务事项数据进校园。本节也相应的从以下五个方面研究在新形势下 OA 系统建设要求、运行效果、管理维护等，切实落实“最多跑一次”的政策要求，促进高校办公系统效率的提升。  

  1、需求调研  

需求调研时候应该提前整理可能的需求，参考外校相应流程功能设计，需求调研应该采用规范的模板，如催办途径调研时，可以设置短信、邮件、日历、钉钉，给出一定的选项，让用户选择，并解释相应的提醒频率等，而不是简单的交流记录，将调研规范，引导用户提出真正需要实现，让流程能真正解决用户需求，也能在流程上线后真正用起来了；  

  2、数据联通  

数据联通是实现“最多跑一次”改革要求的核心，也是高校办公系统建设成败的关键，只有让各个业务系统数据连接共享，消除信息孤岛，形成统一的数据中心综合服务平台，实现一次输入多系统可用，让数据多跑腿，用户少跑或不跑，以信息化的手段不断提升教育质量、增加行政管理能力、完善综合服务水平，真正实现在网上办事、掌上办事。  

  3、绩效评价  

高校办公自动化系统不仅是高校行政服务的工具，更具有公开、大数据等特性，应该充分利用这些特性，对申请者、审批者、系统管理者都进行评价，定期公开绩效评价结果，反馈给相应的部门负责人和学校相关领导，倒逼各部门减权、放权、治全和优化服务。  

  4、系统安全  

“最多跑一次”要求实现网上办事、掌上办事，这对 OA系统安全要求更高，需要校内校外安全防护，能更好的支持好移动办公。并且 OA 系统管理全校用户和处理整个学校的重要数据，如收发文系统都是学校的机密数据，但审批者因公在外出差或访学等也需要及时处理待办流程  

  5、维护开发管理  

OA 流程开发过程，高校信息中心的相关系统管理员，应该实际参与到系统开发的各个阶段，熟悉 OA 系统的各个功能模块，能及时解决用户使用过程的大部分问题，而不是完全依靠开发公司的工程师；在后期开发中，提前做好不同流程模板，选择模块化组装流程，在用户有新流程需求时候，可以快速实现要求。  

  6、总结    

“最多跑一次”改革涉及高校的各个环节，是一场从理念、制度到作风的全方位深层次变革。“最多跑一次”的改革背景下，要求高校要把办公自动化作为高校发展的重要内容之一。高校 OA 系统建设通过合理化的调研、打通数据壁垒、健全评价机制、构建安全堡垒、提升自身开发维护实力，全方位提升管理服务水平。