最多跑一次”背景下高校 OA 系统
建设研究
徐小玉
浙江省教育厅关于推进全省高等学校“最多跑一次”改革的实施意见中对高校推进“最多跑一次”改革,有几个方面的要求:加快校务服务事项目录梳理、实现校务服务事项数据共享、推进校务服务事项流程优化、完善统一校务服务平台建设、推动政务服务事项数据进校园。本节也相应的从以下五个方面研究在新形势下 OA 系统建设要求、运行效果、管理维护等,切实落实“最多跑一次”的政策要求,促进高校办公系统效率的提升。
1、需求调研
需求调研时候应该提前整理可能的需求,参考外校相应流程功能设计,需求调研应该采用规范的模板,如催办途径调研时,可以设置短信、邮件、日历、钉钉,给出一定的选项,让用户选择,并解释相应的提醒频率等,而不是简单的交流记录,将调研规范,引导用户提出真正需要实现,让流程能真正解决用户需求,也能在流程上线后真正用起来了;
2、数据联通
数据联通是实现“最多跑一次”改革要求的核心,也是高校办公系统建设成败的关键,只有让各个业务系统数据连接共享,消除信息孤岛,形成统一的数据中心综合服务平台,实现一次输入多系统可用,让数据多跑腿,用户少跑或不跑,以信息化的手段不断提升教育质量、增加行政管理能力、完善综合服务水平,真正实现在网上办事、掌上办事。
3、绩效评价
高校办公自动化系统不仅是高校行政服务的工具,更具有公开、大数据等特性,应该充分利用这些特性,对申请者、审批者、系统管理者都进行评价,定期公开绩效评价结果,反馈给相应的部门负责人和学校相关领导,倒逼各部门减权、放权、治全和优化服务。
4、系统安全
“最多跑一次”要求实现网上办事、掌上办事,这对 OA系统安全要求更高,需要校内校外安全防护,能更好的支持好移动办公。并且 OA 系统管理全校用户和处理整个学校的重要数据,如收发文系统都是学校的机密数据,但审批者因公在外出差或访学等也需要及时处理待办流程
5、维护开发管理
OA 流程开发过程,高校信息中心的相关系统管理员,应该实际参与到系统开发的各个阶段,熟悉 OA 系统的各个功能模块,能及时解决用户使用过程的大部分问题,而不是完全依靠开发公司的工程师;在后期开发中,提前做好不同流程模板,选择模块化组装流程,在用户有新流程需求时候,可以快速实现要求。
6、总结
“最多跑一次”改革涉及高校的各个环节,是一场从理念、制度到作风的全方位深层次变革。“最多跑一次”的改革背景下,要求高校要把办公自动化作为高校发展的重要内容之一。高校 OA 系统建设通过合理化的调研、打通数据壁垒、健全评价机制、构建安全堡垒、提升自身开发维护实力,全方位提升管理服务水平。