新时期高校办公室行政管理工作存在的  

问题与对策  

吕红彦大连教育学院办公室，辽宁大连 116021  

一、新时期高校办公室行政管理工作的特点  

（一）执行性  

高校办公室工作具有执行性。高校办公室主要是管理人员办公的地方，所以从本质上来说办公室属于管理层，而不是属于领导层。高校办公室主要的工作任务是执行领导层下达的执行命令，监督管理执行过程，并且向上级反馈执行的问题与结果。正是因为高校办公室行政管理工作具有执行性，所以要求高校各大院系的办公室都要自觉贯彻执行落实党的方针政策，各项指示与精神，但是在执行的过程中不能只是机械，教条一般执行，还要根据各大院系的实际情况，将政策的原则性与可以执行的方法灵活的结合起来，只有这样才能达到最佳的执行效果。  

（二）协调性  

由于高校办公室行政管理工作具有协调性，所以上至院级职能部门，下至教师学生，都需要院系办公室行政管理人员在中间起到一个协调作用。在执行工作的过程中，协调工作不是简单的传递上级的指示，而是要将上级传递的核心信息传递给教师与学生，监督管理学生和教师对各项指标的执行情况，师生存在严重问题的时候，及时与上级反映，调整指标，或者是给师生提供一些力所能及的帮助。这种协调性的工作往往能够让学校，办公室，以及师生之间的关系更加融洽。  

（三）服务性  

管理就是服务，高校办公室行政管理工作只有顺应时代的发展，遵循教育教学的规律和管理原则，才能真正地实现为教学服务的最终目的。所以在实际工作中，院系办公室必须要树立起为学生，为教师服务的意识，只有这样才能真正做好服务工作。  

二、新时期高校办公室行政管理工作存在的问题  

（一）办公室职能与目标不明确现阶段  

由于高校不断扩招，高校规模不断扩大，高校办公室的业务也有了新的变化：行政管理工作的业务在不断扩展，还出现了一些新的业务。这些新的业务看起来跟行政管理工作关系不大，但是在实际的执行过程中，却都在行政管理人员的业务范围内。这样一来办公室就容易出现职能与目标不明确的情况。比如有的新业务，学校领导层将这些新业务交给行政管理部门中的工作人员去解决，这样一来就办公室的职能与目标就会被打乱。工作人员将重心放在新业务上，那么业务执行与协调都与部门关系并不大，工作人员直接向学校领导层反应工作情况。长此以往，办公室人员极易越俎代庖。办公室职能不清楚的主要原因是办公室管理人员对本组织应尽职责的划分不清，导致下属业务人员不知道这件事情的重要性，所以久拖不办，或者是没有明确的指标，所以擅作主张，形成管理混乱的局面。办公室职能不清楚，会导致办工作工作效率低下。办公室管理目标通常都是用最小的成本，最高效地完成各项业务。但是由于管理人员的想法不同，导致在层层分解和展开办公室目标的过程中，办公室人员对管理目标的重点走偏了，最后必须花更多的时间与精力去弥补。  

（二）办公室行政管理人员的素质参差不齐  

首先是思想政治方面，作为高校办公室行政管理人员，如果缺乏良好的政治素养，在办公的过程中就会出现很多问题，比如对工作的核心认识不足，导致工作缺乏方向性；对时事政治不关注，导致处理事情很难依法办事，政治价值观不正确，会导致管理效率下降等。其次是工作态度方面，现阶段高校办公室行政管理人员的素质参差不齐，所以在工作态度上就会出现管理人员工作态度不端正，服务意识淡薄的情况，这种工作态度会直接影响工作人员的工作效率，导致工作人员办事拖沓不积极。还有一些工作人员对上级领导与对师生的态度判若两人，对上级领导态度非常好，但是对有需要的师生爱答不理。这样就会导致高校行政办公室办公效率低下，对外声誉差。最后是综合能力，办公室人员的业务水平高低与他们自身的专业技能是直接相关的，有些行政管理人员的业务水平比较高有些业务比较低。人员综合能力主要倾向于管理能力，比如协调领导与师生的关系，对突发事件的应变能力。无论是专业技能还是管理能力都是有高有低的，而根据木桶原理，决定木桶里能装多少水的往往是最短的那块木板，所以提升办公室管理人员的整体素质势在必行。  

（三）自动办公存在的问题  

信息技术的发展，改变人们生活，工作的方式。现阶段在高校办公室行政管理工作中，信息技术扮演着十分重要的角色。计算机等现代设备优化了高校办公室行政管理工作步骤，让行政管理工作变得更加简洁，节约了时间与精力。但是由于办公室行政管理人员的信息素质不够高，没有专业的办公室管理系统软件和开发人员以及设备维护人员，所以大部分院校办公室资源利用率比较低，只停留在文稿处理与打印上。高校办公室行政办公自动化，信息化程度低，也会影响到院系各项活动的开展和办事效率。  

三、新时期高校办公室行政管理工作优化的策略  

（一）转变职能，明确目标  

首先是转变职能，转变办公室职能的首要条件是建立一个高效简洁的管理制度，高效简洁的管理制度往往能够让办公室的工作职能条理更清晰，能够从根本上杜绝职责划分不清的情况。这样一来下属业务人员对自己的职责有一个清楚的认知，一方面能够将自己的任务以轻重缓解分类，然后一对一地完成所有的业务。另一方面能够在没有明确的指标前提下，能够分析问题，与上级进行沟通，明确自己的任务，完成上级的指标。只有办公室职能条理清晰，才会切实地提高办公室工作效率。其次是科学制定工作计划，明确办公室管理目标。由于办公室不同的人员的想法不同，所以当办公室明确了办公室的目标管理任务之后，部门负责人应该针对不同学期上级给出的管理任务，针对性地召开所有行政管理人员大会，在会议上倾听所有管理人员的想法，并且举手表决自己的态度。根据工作人员集思广益通过的执行方案，将管理目标进行的分解，这样一来，办公室行政管理工作效率就会得到大大的提升。  

（二）提升办公室行政管理人员的整体素质  

首先是思想政治方面，高校办公室行政管理人员应该加强对政治理论的学习，提高自身的思想认识水平，只有这样在工作的过程中才能把握住工作的重心，才能一发处理事情，才能切实提高行政管理工作效率。其次是提高行政管理人员的文化素质。合理的文化知识结构，与广博的知识储备往往能够帮助高校办公室行政管理人员在工作中开拓创新，所以办公室行政管理人员只有全方位的提高自己的文化素质，才能够在具体的工作中发挥出自身的组织协调能力，综合分析能力，突发事件处理能力和工作的执行能力。此外提高行政管理人员的文化素质，能够提高工作人员的文字处理能力，语言表达能力等。通过提高行政人员的文化素质，能够直接或者间接性的改变工作人员的工作态度，能够强化服务人员的服务意识，能够切实提高管理人员的工作效率。最后是提高办公室行政管理人员的信息素质。办公室工作人员一方面可以利用课余时间在网络上搜索资料进行学习，另一方面学校可以利用寒暑假的时间集中加强对办公室人员进行信息技术技能的培训。只有提高办公室行政管理人员的信息素质，才能真正的实现办公室工作的方便，快捷，高效，才能从根本上提高办公室的办事效率。  

四、总结  

高校办公室的工作是比较细碎，杂乱，繁忙的，所以要做好办公室的行政管理工作，首先需要了解办公室工作的性质，作用，特点，根据时代的变化与时俱进。其次需要明确工作人员的工作职能与工作目标，强化办公室人员的服务态度与服务意识，增强服务功能。最后是提高办公室人员的整体素质。做好这三点，往往能够切实提高办公室行政管理工作效率，真正发挥出管理枢纽和桥梁的作用。