大数据时代加强高校办公室信息化建设的思考
罗贵英 漳州职业技术学院
大数据风暴对社会各行各业产生了巨大影响，并成为高校教育发展的重要助推器。作为教学与科研的重要场所，高校拥有庞杂的基础数据。而传统的办公模式已经无法与高校服务和管理的要求相适应。所以，大数据时代，加强信息化建设是高校办公室的必然趋势。而如何共享高校信息资源，提升高校行政办公效率，全面实施办公室信息化建设，是目前亟待解决的重要课题。
一、大数据概述
“大数据”是一种累积的互联网数据，是由网络用户在网络交互行为中生成的。不同于常规网络数据的是，“大数据”拥有庞大的数据规模，无法用现有的常规存储单位衡量，而现有统计软件也不能精准和高效地存储、提取和处理如此庞大的网络数据。作为互联网时代数据集成最成功的典范，“大数据”具有四个新特点：规模性、多样性、高速性、价值性。规模性主要表现为具有庞大，可借助自身平台进行存储和提取；多样性表现为具有多样性的数据来源，同时拥有非常广泛的受众；高速性主要表现为能依靠自身强大的技术平台，高速共享和处理数据；价值性表现为能对无效信息进行分析和筛选，通过提供有效数据，为用户科学的决策提供借鉴和 依据。
二、大数据时代高校办公室信息化建设的重要意义
（一）办公室信息化是高校自身发展的客观需要
办公室是高校对外的窗口和对内的连接纽带，其管理模式和信息化建设水平对高校办学效率和综合实力产生了直接影响。为此，高校办公室管理工作只有与时俱进，不断创新管理模式，才能真正成为高校信息的集散中枢。通过及时传达、整理和搜集各种信息资源，为高校教学与科研管理提供服务，最大限度提高办公管理效率和水平。
（二）办公室信息化是实现高校科学决策的支撑
随着大数据时代的到来，高校办公室既要完成一些日常的行政工作，又要发挥参谋的作用，辅助相关领导进行决策。随着高等教育的发展，各项管理制度也在不断完善，高校之间竞争日趋激烈。在发展过程中，高校会不断遇到一些新情况和新问题，由此更加突出了高校办公室做好辅助决策工作的重要性。办公室通过不断反馈和整理搜集到的各种信息，能为高校领导做出有价值的、准确的判断和决策提供科学依据。
（三）办公室信息化是强化高校职能的基础要求
在整个学校架构中，高校办公室是核心部门，发挥着桥梁和纽带的作用，具有非常重要的地位。办公室管理水平在一定程度上体现了高校整体工作水平。正是因为高校办公室的特殊功能和宽广的工作范围，才更加突出了它在高校信息化建设中的地位。高校信息化建设，不单单是创新技术，更重要的是提供高水平的服务，这就需要办公室工作人员不断开阔视野，改变自身工作模式，从被动服务转变为主动服务，以更好地满足大数据时代对办公室工作提出的新要求。
三、现阶段高校办公室信息化建设存在的问题
（一）意识不到位，未能正确认识信息化的重要性
当前，高校办公室信息化建设过程中存在工作人员未能正确认识信息化重要性的问题。部分领导仅仅将信息技术作为处理日常业务的工具，没有充分认识到信息技术在民主决策和科学管理方面的作用，因此，不愿加大对办公室系统建设的投入。同时，部分办公室行政人员缺乏信息技术知识，知识更新速度相对缓慢，没有看到信息技术带来的便利，使信息化建设受阻。
（二）办公模式固定化，未能充分运用信息化技术
在大数据时代，现代管理中最行之有效的管理即是信息化管理。为实现高校办公室的升级改造，就需要充分运用网络和信息技术。但由于长期以来办公室工作模式固定化，一时间改革难度较大，因而很难真正发挥这门技术的优势，以至于在办公室信息化建设过程中，大部分工作人员主要采取技术添加法，仅仅在办公室原有功能的基础上添加其他技术加以利用，并未充分运用信息化技术，工作效率迟迟得不到提升。
（三）基础设施落后，信息共享程度低
一方面，基础设施落后。高校办公室信息化建设必须依托校园整体布局、服务器系统等软件和硬件设施。而现阶段高校软硬件设施相对落后，很难满足庞大的数据收集和处理要求。另一方面，信息共享程度低，且网络信息化办公制度有待健全。在实际工作中，一些高校因为建设资金短缺，无法及时引入新技术、新系统，导致新老设备并存，难以形成全校统一的信息处理平台，使办公室信息化建设缺乏兼容性和连贯性，甚至出现各院系“各自为政”的局面。
四、大数据时代加强高校办公室信息化建设的路径
（一）组织开展培训工作，提高办公室人员的综合素养
首先，高校办公室人员应具备信息化办公意识，加强自身对信息的敏感性，将更多通信技术和手段引入日常工作，提高工作质量和效率，努力配合办公室信息化建设，以实际行动支持办公室信息化建设工作。其次，高校要重视办公室人员的业务培训和技术素养培养。如果建立了完善的电动自动化办公系统，但一线工作人员仍无法正常应用，那么就需要加强对公室人员的系统培训和实操训练，要求工作人员要多学习、多交流、多应用先进的办公系统和办公软件，掌握更多办公室信息化建设的相关技能。最后，高校办公室信息化应用系统要根据不同院校、不同部门科室、不同专业进行针对性优化，并建立相应的动态合作机制，从技术层面进一步整体提高信息化服务系统的应用水平。
（二）深化信息技术运用，提高办公人员的工作效率
办公系统及相关软件是信息化技术在高校办公室中的基本应用，办公室工作人员必须能够熟练使用，只有这样，才能充分体现信息化技术手段的优势，显著提高办公人员的工作效率。对于办公室人员说，办公系统及相关软件可以使其日常接触的较为繁杂的工作更加有条理。首先，需要制定信息收集、整理、传递、反馈等规章制度，明确相关部门工作内容、程序和职责；其次，要建立一个以办公室为中心、覆盖全校的信息化管理体系，明确相关部门工作内容、程序和职责；最后，合理采集网络信息资源，充分借助大数据技术对校内外数据资源进行分析，实现信息处理的计算机化、信息分析的精细化、信息存储的有序化和信息检索的自动化。
（三）加强信息化基础设施建设，实现信息共享
在大数据时代，只有高校办公室工作人员有效利用计算机网络技术，才能实现信息的录入、传输、处理和共享。为此，高校应加强基础配套设施建设，构建完善的信息网络系统。首先，高校应结合自身实际，引入专门的办公室自动化系统，实现无纸化办公，并逐步推广和实行电子校务，通过信息化办公系统，完成信息的上报、发布和查询工作。其次，高校应逐步引入数据运行系统，用于分析和传输基本数据，并在系统中录入学校的各项数据，赋予每位工作人员相应权限，以更好地共享信息资源。最后，设立专门的建设资金，进一步完善计算机等基础设施的配置，开展全方位的校园网络布局规划，加强科研区域、图书馆区域和办公区域等重点区域的网络建设，实现全校区域内的网络覆盖。大数据时代，高校办公室迎来了巨大的发展机遇。为加强办公室信息化建设，实现跨越式发展，需要高校办公室与时俱进，加强基础设施建设，增强信息化意识，转变传统办公模式，充分发挥主观能动性，如此才能真正实现信息资源共享，提高办公效率，从而推动高校长远发展。