关于高校党政办公室精细化管理的思考与建议
刘光林（西安科技大学）
高校党政办公室是高校行政管理中的一个重要的部门，起着承上启下、协调内外的作用，其日常工作的开展关系着学校各项工作是否能正常运转、学校党政领导决策和各种日常事务能否正确处理。当前，我国教育事业发展迅速，特别是高等教育受到了党和国家以及社会各界高度的重视。高校行政部门、特别是至关重要的党政办公室如何在面对新形势、新任务、新要求时做好管理工作成为了一个备受关注的问题。办公室精细化管理的导入无疑是有利于高校紧跟时代步伐建立一种新的、符合现代化办公要求的工作理念和工作方式。既有利于充分调动工作人员的创造性和积极性，又有利于提高高校党政办公室工作的效率。
一、当前高校党政办公室工作的基本特点和存在的问题
高校党政办公室是高校日常行政管理工作中的一个重要部门，既直接承担着为学校领导班子和教职工服务的责任，又承担着对学生工作进行审核和计划的任务，同时还承担着部分对外接待服务和宣传的职能，常扮演着学校领导参谋助手、学生工作协调者、教育教学工作审核把关者、学校行政工作运转保障和督促者等重要的角色，这些角色决定了高校党政办公室具有鲜明的特点：首先，高校党政办公室沟通上下、协调左右、连结内外的枢纽作用，无论是执行上级政策还是处理内部事务，都具有极强的政策性和原则性；其次，高校党政办公室所有工作都是围绕学校中心工作开展的，每项工作都服务于整个教育教学、科研工作，具有很强的服务性；再次，高校党政办公室所具有的职能决定办公室要经常处理临时性、突发性的事务，具有很强的突发性；最后，高校党政办公室工作涵盖办文办事、来信来访、调查研究、会务组织、协调服务等诸多方面，具有繁杂性。
高校党政办公室作为高校行政机构中的一个综合部门，其所担任的工作是高校行政管理工作的重要组成部分，但就目前而言，高校党政办公室管理中还存在很多的问题，使办公室工作在实践中不能充分发挥其效用。一是随着时代的发展，办公室原有的规章制度已经不能满足要求，而新的具有科学性和系统性的制度还没有形成，同时，岗责体系不健全，工作职责不明确，难以实施科学的量化考核，势必影响办公室的整体工作效率，导致办公室工作出现缺陷；二是传统的
办公室工作主要以应对日常发生的琐事为主，对工作没有合理的规划和安排，已经无法适应当前工作的快节奏；三是办公室工作人员素质的层次不齐，部分工作人员接受新的模式和现代化办公系统的能力较差，导致工作效率较低。
二、高校办公室工作精细化管理的内涵
精细一词在我国由来已久，早在宋朝，朱熹就有过“言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也”的说法，由此可见，我国学者所说的精细指精密细致。“精细化管理”概念则是我国近年来由国外引入的一个全新管理学理念。最早起源于汽车业届风行的“精益化生产模式”，它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的一种要求，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投人创造出最大的价值，主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。
作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、
高效、协同和持续运行，其最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。随着现代社会的高速发展，社会分工的越来越细致，各个岗位的专业化程度的越来越高，精细化的工作和管理已经成为当前办公室工作的一大趋势，精细化管理概念的引入必将有利于办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变，全面提升办公室工作质量和服务效能。
三、高校党政办公室工作精细化管理的必要性
高校党政办公室精细化管理的引入对提高办公室管理的效率和质量有着重要的意义，而之所以要进行科学化精细化管理，则是由办公室职能及办公室工作特点所决定的。
首先，从工作职能来看，高校党政办公室需要进行科学化精细化管理。高校党政办公室在高校行政工作中扮演着学校领导参谋助手、学生工作协调者、教育教学工作审核把关者、学校行政工作运转保障和督促者的重要角色，其工作的完成效率和完成质量关乎着整个高校工作的开展是否能顺利进行，办公室的精细化管理就是通过把办公室工作的内部规律总结升华，最终形成高效率、高质量的工作制度和方法。高校党政办公室精细化管理通过对学校领导班子工作重点的归纳及时辅助领导班子做好决策，通过对高校教职工和学生信息的收集整理做好日常工作，最终目标是实现对上对下的快速连通和无误服务。
其次，从工作特点来看，高校党政办公室需要进行精细化管理。办公室工作具有繁琐性、服务性等特征，这些特征在高校党政办公室中更容易凸显出来，所以高校党政办公室的精细化管理是由其工作特点决定的。一方面，高校党政办公室工作既涉及学校领导又涉及教职员工和学生，既涉及校内又涉及校外，这使得其工作范围广、工作项目细且工作的效果对校内外其他工作影响大，所以，制定合理的管理制度显得尤为重要。另一方面，高校党政办公室工作具有服务性，其所有工作的目的都是为了服务学校方针政策的实施和日常教育教学工作的开展，既为领导服务，也为师生员工服务，这种服务性导致高校党政办公室工作具有很强的不确定性和突发性，常常出现“计划赶不上变化”的状况，这时候，精细化管理的优势就能彰显出来。提高办公室工作的有效性必须从精细化管理入手，注重细节，注重效率，才能真正实现办公室工作沟通上下，服务全局的职能。
四、高校党政办公室工作精细化管理的几点建议
高校党政办公室工作的精细化管理不可一蹴而就，必须从工作职责、岗位分工、规章制度、绩效考核、人员素质等多个方面入手，结合科学的方法步骤，通过一个时期的实践来实现。
任何工作的开展都需要强有力的制度作为保障，高校党政办公室精细化管理的实施首先要建章立制，充分结合实践中出现的问题借鉴现代化办公室管理的相关概念，制定出一套保障性的制度，确保办公室工作的有条不紊。
其次，办公室工作高效化实现是以人员岗位责任的明晰化为保障的。高校党政办公室必须有明确的工作流程，把每个工作岗位的责任明确出来并设立监督岗位，以责任促质量，以监督促效率。
再次，人始终是各项工作得以完成的主体，高校党政办公室工作人员是高校党政办公室工作开展的前提，全面提升工作人员素质是全力推进精细化管理的一大关键问题。工作人员自身的素质和能力直接影响着工作和管理活动的质量，要实现高校党政办公室精细化管理就必须有一支具有精细化管理意识和能力的队伍，这种素质既包括了文化素养、职业素养也包括了良好的工作作风，特别是就党政办公室而
言，工作人员在思想上要有较高的觉悟，才能辅助领导作出正确的决策，才能贯彻落实好相关方针政策。同时，随着时代的发展，办公室工作的无纸化和信息化对工作人员的现代化办公水平也有了更高的要求，办公室工作人员在处理信息的全面性、系统性和时效性等方面遇到的挑战也越来越多，工作人员必须尽快适应这种变化，并修炼新的技能，总之，高校党政办公室需要的是全面发展的综合性人才。
最后，在高校党政办公室工作精细化管理实施过程中，还必须注重细节。办公室工作的繁琐性决定其工作中最容易出现的错误是忽略细节，在细节上出错，细节上的错误可能招致严重后果，甚至造成无法补救的损失，所谓“细微之处见能力”，通过细节可以检验办公室的工作作风、工作能力和服务水平，办公室工作人员应该在日常的工作中就要注重通过抓细节，养成严密细致的工作习惯，一方面要帮助领导谋大事、谋全局，另一方面又要统筹兼顾，做好小事。