高校档案收集工作的现状与优化策略

文/福建省莆田学院   陈萍

档案收集工作，是高校档案工作的起点，为高校档案工作提供最主要、最基础的物质来源。档案材料收集的是否齐全、完整，直接关系到档案的质量。随着高等教育事业的发展，高校档案收集工作有了显著提高。但是随着形势的发展，高校档案收集工作在许多方面仍存在许多问题，需要进一步改进和完善。新形势下如何做好高校的档案收集工作，笔者结合自身多年的工作实践，就此问题谈谈自己一些粗浅的认识。

一、学校档案收集工作的现状

目前，学校档案收集工作的现状不容乐观，主要表现在以下几个方面：

（一）管理者对档案工作的重视程度不足。很多高校领导对档案工作重视程度不足，将档案的管理看得过于简单，甚至出现一些高校的档案管理部门形同虚设的问题。具体表现在：很多高校不能在人力、物力、财力上对档案工作给予充分的投入，没有在分管档案中设置领导，没有将档案工作纳入学校整体发展规划、纳入学校的工作计划和考核体系中、纳入各部门各归档单位各负责人的职责。管理者对档案工作的重视不足，很大程度上影响了负责档案工作人员的工作积极性，阻碍了学校档案收集工作的开展。

（二）档案资料的收集不齐全，档案质量不高。高校档案管理均实行部门立卷制。高校在收集各部门文件材料的工作中，由于部分部门分管领导的不重视及工作人员对档案知识的不甚了解，往往会出现归档资料收集不齐全、不完整的现象。例如，就办公室而言，有的办公室人员平时不注意收集，对经领导批示后办理完毕的文件或没有及时取回，或没有做好记录，或随意丢放，导致有些文件丢失或下落不明，在需要的时候找不到而延误工作。又如，不少办公室档案收集的内容主要是学校的发文、会议纪要和部分上级文件，许多其他重要文件，如针对本校行政管理的通知、批复、规定、办法等、校领导的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿以及许多其他重要会议材料等没有进行及时整理归档，造成收集的档案文件不齐全、不完整的情况。另外，在收集归档文件中，分不清归档和不归档文件，把一些非直接形成的、不属于原始记录性的，或不反映本校工作活动的文件资料等不加鉴定就移交学校综合档案室，严重影响了档案收集的质量。

（三）收集的档案没有整理、立卷并移交学校档案室。档案的规范整理，是高校档案收集工作的基本要求。《高等学校档案管理办法》规定学校各部门应当按照归档要求，组织本部门人员及时规范整理并立成案卷，并在次学年6月底前归档。但是许多高校兼职档案员大多数为非专业人员，由于不了解档案立卷归档的具体要求和做法，不了解档案收集的措施和方法，没有对档案进行进一步整理，所以立卷归档工作一直处于瘫痪状态，更不用说能按时移交学校综合档案室，这样就可能造成大量档案的积压，甚至损坏或者丢失，严重阻碍了档案收集工作的顺利进行。

（四）与各个部门之间的沟通联系不足。档案收集工作的顺利开展离不开多个部门之间的沟通与联系，但是结合当前我国高校档案收集工作的开设现状来看，大多数高校综合档案室并没有强化与其他部门之间的联络与沟通，导致其他部门对档案管理配合热情不高，不但影响了档案收集的效率，也增加了管理的难度。

（五）现代化信息管理技术的应用不足。信息化技术的有效应用势必提高档案的管理水平。但是在实际工作中不少高校档案管理信息化建设虽然具备所需要的硬件设备和专业的软件，但是信息化基础非常薄弱。再加上工作人员的管理技术陈旧，对计算机的操作不熟悉等问题，部分工作人员依然使用传统的管理收集模式开展相关工作，这显然不符合高校信息化建设的基本要求。

二、高校办公室档案收集工作的优化策略

高校办公室档案收集工作的优化离不开思想认识的提升、档案管理队伍建设、部门沟通协调以及管理系统的信息化建设，主要内容阐述如下。

（一）进一步提升思想认识，严格落实岗位责任制。学校、各院系及各部门都应该增强档案意识，充分认识到档案收集工作的价值和重要性，把档案收集工作摆在更加突出的位置。首先，学校应将档案工作纳入学校的工作计划和考核体系，建立和健全考核机制。其次，要进一步推行和落实岗位责任制，明确学校各部门和档案专、兼职人员的职责和任务，把档案收集情况与部门和个人的年终考核、评优评先联系起来进行考核，定期或不定期对档案收集工作进行督促、检查和考核，这样才能使档案工作落到实处，取得实效，这样才能保证档案收集工作的顺利开展。

（二）加强档案队伍建设，着力提高兼职档案人员素质。各部门各归档单位专、兼职档案人员素质的高低直接决定着整个档案工作水平的高低。由于各部门负责档案收集的人员大多是非专业兼职人员，所以要加强档案队伍建设的重点，就是要狠抓兼职档案员的素质建设。首先各部门兼职档案员要明确本部门档案收集的范围，明确哪些该归档，哪些不该归档。其次要了解档案收集的具体措施和方法，这些都是档案收集工作的基本知识。如果连这些基本知识掌握得都不到位，档案收集工作根本就开展不了。所以，对负责收集、整理的兼职档案人员进行档案专业基础知识培训迫在眉睫。当然，光靠档案专业知识是远远不够的，兼职档案员还必须掌握一定的档案管理信息化操作技术、技能以满足当前档案信息化的需要。另外在加强培训学习的同时，兼职档案员要扎扎实实把学到的东西落实到具体行动上来，做到学以致用，在实际应用中学习和提高。

（三）加强与各部门之间的沟通与交流，加强对他们实际工作的指导。高校档案收集工作并不是学校综合档案室自己的事情，而是多个部门之间积极努力配合的结果。高校档案收集涉及学校教学、科研、人事、财务及基建等多个方向和环节，涉及的部门众多且管理难度较大。因此，学校综合档案室应派2—3个专职档案员经常下到各部门，加强与各部门兼职档案员之间的沟通与交流。一是让各部门的对接人员能够更深入地了解档案收集的价值和在学校工作的意义、作用。二是加强对他们实际工作的及时指导，帮助他们解决文件收集和整理方面遇到的问题。三是集思广益，结合各部门的实际情况，采取多元收集方法，如定期收集、追踪收集、超前导入收集、监控收集、补充收集等办法来确保各类档案齐全和完整。

（四）重视电子文件的收集，逐步建立完善的档案信息库。随着现代信息管理技术的不断发展，电子文件在高校各项活动中的重要性愈加突出。兼职档案人员平时要注意电子文件的收集，应尽量做到与纸质文档的收集同步。由于电子文件的时间性、可变性很强，学校对需要归档的电子文件要及时收集、及时整理和及时存盘。除了对电子文件的收集外，重要会议记录、重要电话记录以及重要图片等都应该经过数字化处理转型为电子档案，档案管理部门应建设结构严谨的档案资源库、数据信息库，从而确保各类档案资源以数字化形式被保存，为高校档案信息管理工作的实现奠定基础。

三、结语

综上所述，做好高校档案工作的关键在于档案收集。高校档案收集工作涉及学校每一个单位，每一个部门。只有在学校领导和学校档案部门的指导和监督下，学校各部门专兼职档案人员密切配合、相互协作，才能共同做好高校档案收集工作。