论西部高校档案信息化
文/张占武
加强西部高校档案信息化建设是我国现代化发展的必然需求，重视西部文化教育事业的繁荣发展，增进民族文化交流，对推动社会经济发展具有重要现实意义。在信息化时代背景下，西部高校档案信息化建设提上日程，但由于高校档案管理模式陈旧，且相关工作人员的信息化能力不足等问题限制了西部高校档案信息化建设的顺利发展。西部高校应积极改善传统档案管理理念，重视档案信息化的深入渗透，提升西部高校综合实力。
一、高校档案信息化建设的重要性
1.推进校园档案信息化管理的迫切需要
随着各个高校教育形式的多样化，高校档案管理内容逐渐复杂，包括了教学课堂、专业建设、学籍、教研等方面的管理。高校档案管理迫切需要信息化管理模式的支持，以提高校园整体管理工作效率，大多数院校已经逐渐开始将信息化技术手段应用在档案管理中，改善了传统的档案管理模式。采用现代信息化管理技术，可以提高高校管理人员对现代化技术操作水平，能够推动校园整体信息化发展的进程。在信息化背景下，高校为了适应整个社会的发展，需要突破传统档案管理方式，积极融合信息化技术手段的优势作用。利用信息化档案管理可对各种形式的文件进行收集、整理等，可以在档案管理工作中有效地提高效率。西部高校档案管理工作与信息化建设相互融合，能够改善传统档案室工作模式，进而提供更全面的服务，且操作更简单，有利于长期档案的管理和存储，因此信息化时代推动着高校档案管理模式的优化升级。
2.高校档案信息化管理建设的主体和核心
近年来，各大院校扩大办学规模，整体教学中心逐渐下移。高校院系是目前教学管理的主体，而档案的保存管理工作是各院系的重点，为了更好地提高办学水平，信息化建设必须提上日程。高校档案室的发展是核心问题，在信息化管理建设中具有重要影响，负责收集、整理、保管档案资料，因此档案的信息化建设对高校整体档案管理具有促进作用。通过档案管理的信息化建设可以带动高校整体管理模式的信息化进程，实现高校现代化建设发展，有助于提升高校综合实力。
3.档案信息资源为高校各项工作提供参考
各个高校的档案中都包含着丰富的内容，包括财会类、教学设备类、声像学籍、基建类等等，因此高校档案信息化建设可为各项工作的展开提供资料参考。西部高校通常具有自身特色，档案中记载了多年以来的工作要领和实施的各种政策，从档案记录中能够清楚地了解到高校工作效果，并起到一定的借鉴作用。高校档案的信息化建设，围绕校园发展中心任务收集、分析、储存了大量有效信息，可随时为学校提供非常重要的工作参考。
二、西部高校档案信息化建设中存在的不足
1.档案专业人才配备不足
目前，西部高校档案管理工作在信息化时代下面临较大挑战，由于历史因素影响，导致西部高校档案室中工作人员缺乏相关档案的专业知识和能力。就现状来看，我国西部高校档案管理工作专业人员通常学历层次低、年龄较大，对于信息化操作的能力参差不齐，影响了档案信息化建设的有效性。很多西部高校档案管理部门通常由一个人负责，繁杂的工作内容与人才配备之间的冲突限制了档案信息化发展进程。西部高校档案工作室缺乏年轻工作者，对档案管理工作重视度不足，档案管理方式与现代办学理念不相符合，容易出现人才脱节的现象，不利于档案事业更长远的发展。西部高校档案管理专业人员综合素质不足，在信息化教学管理中很难快速适应技术需求，且对档案业务不熟练，在档案信息化管理中容易出现各种问题。我国大部分西部高校的档案信息化建设中，都缺乏复合型专业人才，缺乏专业素质的支撑，很难提升档案信息化管理质量，没有一支具备高素质、科学合理的档案管理专业人才队伍。在高校教学管理与信息化融合的大背景下，西部高校档案管理人员应当具备信息化技术和档案业务等综合能力，但是很多高校档案信息化管理人员的专业不对口，他们没有接受过专业的技能训练，对于档案管理经验不足，或是沿用传统管理方法，都不利于高校档案信息化建设的有效发展。在高校档案室工作的人员很大部分对于档案工作的理解不够深入，且与外界相关的交流也很少，限制了工作人员的思维和能力，工作状态比较呆板。高校领
导对于档案部门人员招聘也不重视，导致目前教学档案工作部门的专业人员十分匮乏，管理队伍也十分松散，专职人员专业素质和工作结构都不够精细，不利于高校档案信息化的优化发展。
2.档案室建设和发展不平衡
西部高校档案室的建设需要考虑多个方面，包括档案信息数据库建设、信息资源开发利用、档案人才培养等等。目前，高校档案室建设管理与信息化发展理念之间还有一定距离，档案室建设还处于比较传统的状态，在实际档案室管理工作中依然采用纸质的管理模式，信息保存形式也多为纸质档案。实际上，利用传统的信息资料记录方式容易出现失误，对于档案资料有效的再次利用存在漏洞，尤其在实际工作当中常存在各种问题，容易影响到档案管理的高效发展。目前，西部高校档案室建设管理方式比较落后，工作人员的信息化技术能力有限，导致档案室建设与信息化发展存在不协调性。在信息化时代带动下，虽然西部高校档案室建设得到快速发展，但是信息化发展还存在不均衡性，档案室整体信息化发展程度不高，这种不平衡性不利于高校档案管理水平的提升。
3.档案信息化建设进程滞后
目前，我国西部高校档案建设管理模式较落后，对于档案资料的开发利用沿用传统纸质形式，信息化水平比较低下。虽然传统纸质档案具有较长时间的历史，且存在一定优势，但是在信息化时代的当代社会，传统的档案管理模式不利于工作效率的有效提高。西部高校虽然逐渐经信息化技术手段应用于教学管理中，但还处于初期适应阶段，在档案管理中的应用还不够成熟，档案信息化建设缺乏系统性，无法凸显信息化的优势。高校档案工作通常比较繁杂，而目前档案数字化程度不高，为档案的收集、保存带来一定麻烦，档案信息化操作不熟练，容易导致文件档案的丢失或销毁，严重影响了高校档案管理的有效发展。高校档案建设的信息化意识不足，缺乏对信息化档案管理设备的深化了解，没有一个系统的高效档案网络管理平台，甚至有些高校还没有一个系统的数字化档案运作流程。总之，在西部高校档案工作中常需要花费大量财力、物力、人力等，对于信息化的应用不够理想化，教学管理整体思想的落后性，影响了档案信息化建设进程的顺利实施。
4.档案资源共享建设明显不足
目前，西部高校档案信息化进程中，造成资源共享问题的因素有很多，高校在教学活动中产生大量的文件资料，这些都会作为教学档案被整理、保存，但高校档案管理系统还无法有效的与信息化有效融合。高校对档案信息化建设投入的资金十分有限，限制了信息化技术在档案管理中发挥有效功能性，导致高校共享程度也不高。西部高校档案文件逐渐增多，且来自于各个部门的电子文件资源又相对分散，不利于信息化管理，影响了档案资源的共享性，这一问题应该在高校信息化建设中受到重视。
三、西部高校档案信息化建设的优化对策
1.加强档案信息化专业人才队伍建设
西部高校应该重视档案信息化建设中专业人才队伍建设，人才是任何醒目工作中的主体，尤其在档案信息化建设管理中，专业人才是最核心的问题。为了提高档案管理信息化实力，高校应该定期给予档案管理人员相关现代化技术应用培训，加深工作人员对计算机技术操作的理解，建立一支综合素质强、结构合理的人才队伍。高校要储备一批更具综合素质的优秀人才，在档案信息化建设发展过程中发挥价值，帮助档案管理人员实现职业理想，不断为他们提供专业的技能培训，同时在人才招聘时也要重视人才的综合实力。在对高校专职档案人员进行培训中，可通过专题讲座的形式加深工作人员对档案工作的理解，并积极培养档案管理人员有关信息化操作专业性的知识内容，让人才能够在实际工作中发挥更有效的作用，进而提高高校档案管理综合质量。此外，高校还应该加强对档案人员业务的考核，通过科学的考核制度进而对专职人员的综合水平做出评价，不仅能够激励优秀人员更好地发展，还能针对工作中的不足及时改善具有积极作用。档案信息化管理专业人才对于高校教学管理尤为重要，必须重视档案管理人员信息和业务素养，建立一支更具管理能力的团队。高校可通过增加资金投入为专业人才提供更优的培训渠道，利用提高薪资的方式招聘更有实力的实用型人才，才能留住更优秀的档案管理人才，在档案信息化建设中不断开拓创新，促进校园整体管理质量的提升。
2.促进档案室建设与发展的协同性
档案室是高校教学管理中的重要部门，应该重视档案室建设的优化升级，以保证高校档案室的管理理念与信息化建设核心相互一致。西部高校应不断强化档案室工作人员对档案管理信息化建设的重要认知，在档案室建设过程中，积极宣传信息技术的优势功能，为档案的优化管理提供一个基础环境。根据高校自身发展情况，确立档案室建设目标和方向，突出高校自身特色的同时，不断树立创新观念，要与时俱进地进行档案室创新建设，进而更好地与档案信息化发展理念相融合。高校要明确教学管理任务，制定有效的档案室工作计划，使得档案管理更加规范化、系统化，促进高校档案管理模式的创新和升级，进而保证高校教学整体管理模式更加全面的发展。
3.建立档案管理体系，加快信息化进程
高校档案信息化建设工作逐渐受到国家相关部门的重视，对于信息化档案建设管理制度和法律政策都在完善当中，高校可站在政府支持基础上积极建立有效的档案信息化管理体系，进而提升档案管理工作效率。档案信息化建设标准化对于高校整体管理至关重要，高校要在实践工作中不断改善管理模式，制定适合本校发展的档案信息化建设标准，实现信息技术与档案管理的高效融合。高校要加大资金支持力度，改善信息化管理环境，有助于西部高校档案信息化管理建设的深化发展，利用优良的网络建设提升校园整体信息化程度，可提高校园综合竞争实力。西部高校需要将档案事业的信息化发展纳入到各项教育工作实际中，在日常教学管理中重视档案管理信息化体系建设，可以对档案工作整体流程进行监控和管理，提高了高校档案室的服务质量，为学校档案信息化建设保驾护航。此外，西部高校其他部门也要充分支持和培养档案信息化建设，发挥各个部门的优势功能，促进信息化建设与档案工作室的高效融合，推动了整个校园信息管理进程，节省更多人力和物力，不断加快档案信息化建设进程。
4.实现档案信息资源共享
西部高校领导要重视档案信息化建设的有效性、长久性，统筹规划档案信息化管理模式，建设信息网络，建立档案信息资源共享的良性发展。在档案信息化建设中可选择信息技术部门共同协作，建立综合的数据库运行系统，扩展资源共享的范围。高校应以需求为导向，不断更新和充实档案信息内容，提升档案资源的利用率，增强校园档案网站的安全性建设，并推动档案信息产品专题的开发利用。此外，高校还可向社会提供已公开现行文件和档案信息，通过对校园网络系统的利用，提高档案信息化服务水平，积极提供公益性的信息内容，进而实现更大限度的档案资源共享。
综上可知，随着信息技术与教育事业之间的相互融合，为西部高校教学管理带来新的挑战和发展机遇，档案管理是教学管理的核心，应该受到高校的高度重视。西部高校档案信息化建设可改善传统教学管理模式，提高了档案管理工作效率，提升了档案部门的服务质量，在实践应用中发挥重要作用。西部高校应积极面对档案信息化建设过程中的问题，提升档案管理人才的信息化技术能力，促进高校档案信息化顺利发展，为高校进一步发展提供良好服务。