高校学生档案管理中信息数字化

管理模式应用研究

四川水利职业技术学院/ 盛祖敏

数字档案建设和管理过程中，要针对高校有建校以来的资源进行有效的整理，扩大资源整合的范围。同时在资源管理和建设过程中，要对于信息进行及时的收集，确保收集的信息不断的扩展。数字档案建设中要不断提高公众的满意程度，不断完善档案管理建设中存在的漏洞。数字化的建设有助于帮助高校保存历史遗留下来的档案资料，使高校数字档案建设更加信息化、科学化和规范化。

一、高校学生档案管理中信息数字化管理模式应用的必要性

针对当前中国的高校档案管理情况，21 世纪初电子档案开始出现，各个学校统一借助网络来进行一系列录用新生的操作，学生都利用个人来输入个人资料和相关信息。当我们迎来数字化时代，高校对于电子信息的录入方式进行了进一步的优化，信息数字化管理学生档案就变得十分重要。这种情况下，高校利用互联网技术、多媒体信息技术等，对学生资料进行收集，并据此建立数据档案库，使其管理方式更加合理，按时对学生的电子档案信息进行更新，使得学生档案资源利用率不断提高，充分将管理档案的信息数字化方式的多种价值表现出来。

1. 必要性。如今已经完全进入数字化时代，高校的学生档案信息数据一度出现井喷式的增长状态，与此同时数据收集和管理难题不断涌现。伴随着各种各样的影响，不断增加档案管理的工作难度，过去存在的单一传统档案管理模式不能够适应当前高校学生档案管理的需要，这种管理模式亟需进行新的改变。信息数字化管理模式的出现在一定程度上来说是一种必然，必要性也十分明显。如今，许多高校对新生的招收中，往往采用此类具有信息化特点的手段来建立学生电子档案，以此来弥补纸质档案的不足，同时提升工作效率。

2. 优势。相较于纸质档案而言，电子档案更加符合高校当前学生工作的需要，也更加的便利。比如电子档案不但可以克服纸质档案容易损坏和无法长期保存的缺陷，而且也、可以长时间保存可以有效的弥补这些缺陷，形成多样化的优势。它所占据的空间更小，可以存储海量的档案信息等。这些都促使了高校信息数字化档案管理模式的出现。它的出现还减少了高校管理人员的工作量，提升管理系统的工作效率，极大地增强了学生档案的工作效率。

二、高校学生档案管理中信息数字化模式的应用途径

1. 加强档案管理工作宣传。在新的时代背景下，高校必须要与时俱进，更加全面正确的认识高校档案管理工作的重要性，对于信息数字化管理模式有更加深入的认识，客观分析当前高校学生档案管理的现实情况，通过这种方式不断优化信息数字化的管理模式。此外，在高校中进行新奇有效的宣传工作，诸如大力宣传对高校微信公众号采取的信息数字化管理模式，努力进行宣传，促使档案管理人员从宏观视角对信息数字化管理模式的工作流程有一个深入的认识，不断增加优势，增强意识。

2. 完善学生档案监管机制。数字档案建设和管理过程中，需要高校的负责人联系各相关部门的人员进行配合，在数次档案数字档案管理过程中，强化各部门和人员之间的协同合作意识。工作中有效的对于电子档案资料进行及时的传递，让各部门之间充分发挥自身的责任意识，及时的对于电子档案进行保留，对于电子档案的数据也要进行密切的收集和整理。高校要根据数字化信息管理模式的特点，将其融入学生档案的管理进程，促进学生档案管理机制进步，在整体范围内仔细监督管理学生档案，努力找出学生档案管理中存在的各种问题，提升学生档案信息的准确率，与实践能够更好地结合。同时要明确相关岗位的具体要求，保证学生档案管理人员的工作有序开展，提高工作效率，在一定程度上更新高校档案信息数字化技术水平。

3. 创新学生档案管理模式。高校需要不断的完善数字档案的系统建设，不断强化各个学院之间系统建设的关联性 . 电子档案建设的过程中，为了确保资源的有效流通，要强化各个部门各个学院师生之间的关联性。在数字档案管理时要加强各个部门之间的协同性强，化数字档案管理工作的建设，尤其是在电子档案管理资源的收集过程中，为了防止资源的流失，要注重对于软件的定期升级。在实际的学生档案管理模式应用中，高校要根据自身情况，有针对性的来优化创新学生档案系统，将以客户机、服务器为基点的管理模式进一步改进，使其能够科学合理地处理学生档案的数据信息，最终达到资源共享。同时高校要进行不断地创新，运用多渠道来优化创新学生档案存储和自动化管理模式。利用信息化方式，对各类学生的书记档案信息资料进行统一化管理，完善档案的业务流程，利用先进的技术、新的网络技术等来优化学生档案管理平台，实现自动化管理和操作，最大化的提高学生的档案价值。

结语

 针对当前的学生档案管理过程中所存在的种种问题可以看出，高校学生档案管理是一项系统化、复杂化的流程，容易被多方面问腿所影响。因此，要大力开展高校学生档案管理系统的创新和灵活应用模式，使得学生档案信息录入更加快捷，管理人员的工作职责更加明确，提升整个高校档案管理过程的工作效率。以此来确保学生档案管理工作的有序开展，使得高校学生档案管理变得越来月数字化和信息化，在不断发展的过程中不断创新。