论高校党政办公室“三总”作用的发挥
易大东
目前对高校行政管理的研究尚未引起足够的重视,特别是对高校办公室管理工作的研究比较滞后,这对于充分发挥高校党、政办公室的作用,推动高等学校的建设和发展十分不利。高等学校党、政办公室是学校的工作中枢,可以说是学校的总参谋部、总督查部和总后勤部,地位非常重要。发挥好办公室的“总参、总督、总后”这“三总”作用,对于加强办公室的业务建设,推进高等学校工作的发展具有十分重要的意义。
一、主动参政设谋,当好“总参”
办公室是高等学校的综合办事机构,但它首先是一个参谋机构,领导决策的很多依据都是由办公室来提供的。可以说,一个办公室的作用发挥得好不好,关键要看它的参谋作用发挥的程度。所以,作为学校的“总参谋部”,办公室不仅要做好各项事务性工作,更要变被动为主动,把工作的重点放在主动参政设谋、为领导的决策服务上来。在这个方面,我们有一些高校办公室、也有一些同志做出了成绩,但总的来看发挥参谋作用普遍还是很不够,参谋意识不强、参谋水平不高的现象还比较普遍,需要大力加以改进。
发挥好参谋作用,首先必须强化参谋意识。办公室的同志要转变观念,找准自身位置。办公室工作人员也是办事人员,但他们不是一般办事人员,而是领导的左臂右膀。因此在工作上对办公室工作人员也应有不同于其他人员的要求,即不能够仅仅满足于抄抄写写、接接电话、跑跑腿等之类的简单服务性工作,而更重要的是为领导提供高层次的服务,即为领导决策出谋献策。树立参谋意识,这是主动参政设谋的一个基本前提。
发挥好参谋作用,必须接通“天线”、接通“地线”。接通“天线”,就是要努力学习、了解和掌握国家和上级党政领导机关及教育主管部门有关高等教育工作的基本政策、规定、制度,始终坚持正确的办学方向,与上级保持一致;接通“地线”,就是要全面了解和掌握本单位的工作情况,包括教学、科研、管理、后勤服务、师生员工思想动态等多方面的基本情况及各个时期的工作重点、主要工作任务,尤其对大事要做到心中有数。只有充分、全面地了解情况,吃透了上面的精神,才能真正掌握本单位工作的整体发展趋势,围绕中心开展工作。
发挥好参谋作用,必须认真搞好信息综合工作,这是当好“总参”的关键所在。信息综合工作是办公室最主要的经常性的工作职能之一,全面、准确、真实、及时的信息对于科学决策具有十分重要的作用。因此,高校办公室都要把信息综合工作当作一项重要工作来抓。一是领导要重视,责任要明确。必须由学校党政主要负责人亲自抓信息,对办公室的信息任务在数量和质量上要明确,经常过问。二是全面了解,有所侧重。既要全面了解方方面面工作的信息,又要根据本单位一个时期的工作中心和重点,搜集重点信息,尤其是带倾向性、苗头性的信息,及时反映给领导,以便决策。三是在信息的“真、准、深、精”上面下功夫。在对千头万绪的信息进行“去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里”的综合分析的基础上,提炼出高质量、高水平的信息供领导决策。
搞好信息综合工作的一个重要前提是调查研究。毛主席说过,没有调查就没有发言权。江总书记也说过:“调查研究是谋事之基,成事之道。”高校办公室的同志要掌握信息,不能天天凭坐在办公室看文件、听汇报、看材料来了解情况,必须主动深入到广大师生员工中间去,到教学科研和管理的一线去了解情况,及时发现问题,并掌握解决问题的第一手资料,这对促进工作,避免决策的片面性、主观性是很有益处的。
二、积极督促检查,当好“总督”
督促检查是高等学校党委和行政的一项重要工作,是确保决策执行、工作落实的重要手段。江总书记指出:“决策的制定和实施方案的部署,事情只是进行了一半,还有更重要的一半就是要确保决策和部署的贯彻落实。为此,督促检查工作十分必要。开展督促检查是一个重要的领导环节和领导方法,此事切不可放松。”如果只重视决策,不重视督查,就好象纸上谈兵,毫无价值。督促检查工作应当由高校党政主要领导亲自抓,但具体工作责无旁贷地落在办公室身上,因此,如何确保中央、省里和学校各项政策、措施的正确实施,是高等学校党、政办公室的一项重要任务。
搞好督查工作,必须认真抓好以下几个环节:
第一,明确督查范围,这是提高督查效率,保证督查质量的前提。根据高校办公室的工作特点,督查的范围大致可以分为四个方面:一是上级领导机关或业务部门提出需要办理的事项;二是党委会议、行政会议决定需要督办查办的事项;三是本校党政公文中提出需要办理执行的事项;四是群众来信来访以及其它渠道了解到的事关重大、领导批示应当督办查办的事项。
第二,建立督查制度,这是调节高等学校管理行为,从而使督查管理化、规范化、高效化的保证措施。督查工作要有具体的实施办法,并建立起相应的督查工作登记和催办制度。
第三,搞好督查分工。从办公室内部来说,搞好督查工作应实行合力原则,发挥各方面的积极性,应按照谁负责哪方面的工作谁就负责督办查办哪方面的事项,这样既保证了工作的连续性,又促进了督办查办工作的全面落实。
第四,报告督查结果。建立督查结果的报告制度,这是管理工作形成“双向流”所要求的反馈措施。高校办公室应该定期综合各个方面的督查情况,及时向领导报告各个部门的承办过程。同时,还应向各单位通报督查情况,表扬督查工作做得好的单位,指出存在的问题,提高督查工作的办结率。在抓好督查工作的同时,还要注意把督查与信息调研工作结合起来。不仅要抓决策的落实,还要注意深入了解决策在实施过程中正反两方面的反映,及时发现问题和困难并反馈给领导,以便进一步完善决策,搞好工作。
三、认真搞好服务,当好“总后”
办公室是一个服务性很强的机构,可以说是高等学校运行的枢纽或“总后勤部”。办公室既要为领导的决策和工作服务,又要为基层单位和广大师生员工服务,工作非常繁杂,又非常重要。无论是办文、办会还是办事,都可以“牵一发而动全身”,弄不好就会影响到领导和学校的形象,影响到学校的工作进程。这就要求高校办公室工作人员具备良好的政治素质、业务素质和良好的工作作风。从目前来看,高等学校党、政办公室的同志素质和水平总的还是不错的,比较精干。但也存在参差不齐的现象,如办文,有的办公室秘书连简单的公文和文字材料都不能写,起码的公文格式都不懂;办事,有的办公室工作人员是“门难进、脸难看、话难听、事难办”,或者工作丢三拉四,拖沓马虎,领导不放心,群众也不满意。这些现象和办公室工作人员的身份都是很不相称的。作为高等学校的办公室工作人员,可以说代表着学校或本单位的形象,尤其要加强基本素质的培养和锻炼。
第一,要认真学习和刻苦钻研办公室的业务工作知识,如必要的社会科学和自然科学基础知识、秘书工作专业知识、高等学校的管理知识及有关政策、法规等,不做外行做内行,全面履行办公室工作的各项职能,提高服务水平和办事能力。办公室是一个很清苦的地方,但也是一个锻炼人的地方,只要刻苦学习,努力钻研,扎实工作,秘书人员可以比较快地锻炼成才。
第二,老老实实做人,扎扎实实做事。这是对高校办公室人员的一个基本要求。反映问题要客观真实,不隐功不讳过。处理事情要公正无私,决不能假公济私。要有很强的政治纪律性,不传密泄密,更不能不负责任地议论领导或同志的是非短长。领导交代的工作要按时、按要求认真做好,上情下达,下情上传,不拖沓,不敷衍,并要主动搞好服务,创造性地开展工作。
第三,要切实改进工作态度和工作作风。办公室工作人员要在工作上起到一种示范带头的作用,严格遵守工作纪律,不迟到早退,更不能“一杯茶、一支烟、一张报纸看半天”,混天度日,无所事事。不管是为领导服务还是为基层群众服务,都要做到态度诚恳、热情,尤其对基层来办事的群众不能不理不睬,甚至故意刁难。通过办公室的示范带头作用,推动学校机关工作作风的不断好转。
当好“总参”、“总督”和“总后”,是对高校办公室工作的一个基本要求。这三个方面也是相辅相成的,无论哪一个环节跟不上,办公室的整体工作水平和作用都很难充分发挥出来。只有把这三个方面的作用充分发挥出来,高校办公室的业务建设才能迈上新的台阶,从而对加强高等学校的行政管理,对高等学校的建设和发展起到更好的促进作用。