高校学院党政办公室工作特点与管理举措探索  

杨克俭史振华武汉大学测绘学院  

 一、办公室工作的特点与分类  

 学院党政办公室工作虽然事无巨细, 种类繁多, 但是仔细归类, 仍然可以总结出其特征。一般说来, 办公室工作可以归为以下几类。  

1.日常事务类。  

 这类事务是日常性的工作, 具有重复性、常规性的特点。例如, 学院党政班子的每周例会、办公室每周工作布置会、检查会等。从时间特点看, 这类事务的特点是具有典型的周期性重复, 且占据时间均不会太长。从优先级看, 这类事务属于常规优先级, 可以有充分的准备时间。  

2. 突发事务类。  

 这类事务如同名字一样, 是属于突发的情况, 具有突然性、紧急性的特点。例如, 某实验室突然发生盗窃、某职工突发急病等。从时间特点看, 这类事务往往随时可能发生, 无法预知, 有时可能占据时间很短, 转为常规的杂事;有时又可能需要花费相当长的时间, 从而转为一个长事务。从优先级看, 这类事务往往具有较高的优先级, 需要紧急处置。在对该事务充分了解后, 才能将其归为其他的事务类型进行处置。因此, 往往要求办公室需要在平时工作中做好各种预案工作, 以免在突发情况下慌乱处置。  

3. 长事务流程类。  

 所谓的长事务, 是指占据时间较长, 而这类事务往往具有明显的流程性特征。例如, 每年年终的学院工作总结, 首先需要布置各个部门准备, 再收集来自各个部门的总结材料, 然后进行汇总, 最后报领导审核。在此过程中, 如果某个环节出现问题, 就可能会形成处理流程上的循环, 影响整个流程最终完成。从时间特点看, 这类事务短则几天, 长则数周, 甚至数月;从资源占用看, 往往需要多个部门的密切配合;从优先级看, 这类事务优先级较低, 往往只需要按照流程和程序, 按部就班执行即可。  

4. 琐碎杂事类。  

 此类事务是除以上事务外的其他类事务。它们既像日常事务一样, 占据时间不长, 又不像日常事务具有明显的重复性规律, 从而可以预测和准备;既像突发事务一样具有突发性和偶然性, 又不像突发事务一样具有紧急性。因此, 这类事务通常具有占据时间短, 却又突然和偶发的特点, 它们的优先级通常不高, 但是迟滞不处理的话, 有可能积少成多成为办公室事务的障碍。  

  以上各种事务可能互相包含, 在适当的条件下甚至可以相互转化。比如, 日常事务类中, 往往包含着一些杂事事务;一些突发事务一旦弄清楚其突发的原因后, 可能转化为常规的事务, 也可能转化为长事务类型;而杂事也有可能就是一个长事务的一个分支, 也有可能转化为一个今后的日常事务, 等等。因此, 从占据时间长短、占用资源多少、优先级高低等多维角度看, 以上事务之间存在一定的模糊边界, 同时也存在互相转换的可能性。  

二、针对性举措  

 办公室的事务间边界模糊, 往往很难用一种既定的策略统一应对, 导致现实中往往对个案依据经验进行处理。这样导致办公室工作的个体差异性尤为突出, 经常会出现个人工作能力强的部门工作成效好, 部门负责人组织能力强的工作业绩特出, 而反之则差的情况。因此有必要对办公室工作进行共性总结, 以寻找其规律性, 降低对个体的强依赖性。针对高校工作的目标特点, 可以从面向教师、学生, 以及党政事务的维度对办公室工作进行二次划分, 结合前述的办公室工作的5个维度特性, 提出以下管理新举措。  

 1. 面向教师的服务。  

 教师是学院工作的核心支持力和生力军。教师的工作主要围绕授课、科研、个人发展等方面展开, 学院办公室的工作也应该配合教师在这三方面提供服务。由于教师有自身的组织支撑, 如以系、研究所、中心等为支撑的组织单元。因此, 办公室的工作应该起到“胶水”的作用, 协调学院与教师组织单元的关系, 从学院层面为教师解决支撑单元无法解决的后顾之忧。面向教师的服务以日常事务与琐事杂事类居多。如前分析, 日常事务的规律性较强, 因此办公室应该制定针对性的制度, 将事务工作规范化, 使老师们通晓学院的政策, 降低对个人的依赖性。教师的琐事杂事往往较为急迫, 应该置为优先的位置, 避免对教师的工作造成影响。  

2. 面向学生的服务。  

 由于学院对学生配备有专门的辅导员, 因此, 办公室对学生的服务工作主要通过辅导员完成。面向学生的服务工作, 一方面需要围绕人才培养的主线, 为学生工作提供各种便利的条件, 另一方面则要调动学生的自治能力, 并在办公室提供给学生一定的辅助岗位, 为学生创造实践的机会。学生工作存在寒暑假的明显时间特征, 因此, 可以将一些与学生工作有关的长事务类工作安排在假期进行, 以集中各种资源达成目标。同时, 也可以发动学生参与其中, 以锻炼待人接物和组织协调的综合能力。学生工作的另一个特点是随时准备应对突发事件。因此, 办公室应该针对突发事件的类型, 做好各种预案, 在事发时积极配合学院领导和辅导员开展工作, 以最短的时间和最好的结果完成处理, 维持学院的稳定与和谐。  

3. 面向党政事务的服务。  

 学院办公室的党政事务服务是工作的重点。一方面要落实学校的各种任务在学院一级得到贯彻落实, 另一方面要做好党政领导的服务工作, 为领导提供决策的辅助材料, 并贯彻领导的意图, 确保在学院的实施。面向党政事务的服务要求办公人员具有较强的政策观念, 同时具有较好的个人素养。因此, 办公室应将对人员的培养和培训作为工作的一部分, 利用高校具备寒暑假的特点, 安排职工进行分批轮训, 搞好能力储备。