信息时代高校办公室档案管理工作  

创新途径  

杨颖荆州理工职业学院  

一、信息时代高校办公室档案管理工作存在的不足  

（一）信息技术具有风险性。  

随着时代的发展，高校办公室档案管理工作顺应科技进步的潮流，一改以往传统的整理模式，逐渐转变了整理观念与发展理念。但是，网络具有风险性，信息技术的进步在给高校办公室档案管理工作带来便捷的同时，也增添了许多危险，如网络黑客的攻击就可能导致信息的丢失与泄露。高校的档案事关重大，重要文件的丢失将带来一系列无法挽回的损失。  

（二）信息化管理人员素质不高。  

档案管理人员是保障高校档案管理工作科学有效进行的基础，但是信息技术的发展必然要求相关工作人员素质不断提高，档案管理程序的自动化与科学化不断刺激着相关工作人员的进步，但是现状不容乐观，缺少相应的专业人士和集中有效的培训，文化软实力必然会拖科技的后腿。还有一种客观现实是目前的档案管理人员大都兼职别的工作，不能专心致志进行档案管理，因此限制了信息技术在高校办公室档案管理工作中的合理使用。  

（三）管理组织不健全。  

目前，大部分高校办公室的档案管理并没有形成严密的体系，没有独立的管理组织系统，制度也不太健全或者现实，某些岗位的设立形同虚设，各部门之间缺少相应的合作交流，导致档案信息流失，却找不到相关的负责部门，高校办公室档案管理工作的效率与质量也逐步下降。  

二、高校办公室档案管理工作创新的现实途径  

（一）创新档案管理机制。  

创新档案管理机制为高校办公室档案管理工作提供了发展道路与方向，使相关的工作有制度可依。完善的信息管理机制可以使档案管理工作收到事半功倍的效果，各项步骤有序进行，从材料初始化、搜集、整理、加工、归类、入档等都有一条龙的机制与体制，使管理工作更加标准化与专业化。我们必须挣脱传统的藩篱，让高校办公室档案管理机制真正具有实效性与现实性，不谈空话，不做面子工程，只求档案管理工作在时代信息技术进步的基础上更加科学与专业。例如：在收集档案管理的机制上，我们可以控制好档案归纳的源头，那些不真实、不全面的档案我们要打回去，不能在源头上出问题。在档案信息检索技术上，我们要派专人进行管理，防止信息的泄露，还要引进计算机人才进行系统安全维护，以求万无一失。  

（二）创新服务理念。  

第三产业正在崛起，档案管理工作也应从传统死板的工作模式中脱离出来，随时代发展探究出一条为人民服务的路径。例如：我们可以通过多媒体运营或者微信公众号经营来实现高校办公室档案管理工作的现代性，使其具有服务性。微信平台是有助于管理与采集使用者信息与建议的合理途径，也必将受到广大使用者的欢迎。有什么新的消息或者政策改变等及时通知大家，方便快捷。先进的服务理念会带动整个档案管理工作的发展，为人民服务的高度与立场会使档案管理工作不再那么生硬死板，会让档案管理工作者有更高的责任感与使命感，觉得自己进行的是一项伟大的事业而不是简单的重复。  

（三）人才队伍建设。  

科教兴国，人才的建设与培养是高校办公室档案管理工作科学进行的有力保障。高校办公室档案管理部门在招聘时，要招聘一些相关专业的高材生，这样更有利于档案管理工作的开展。在招进专业工作人员之后，还要及时进行定期的专业化培训，不断更新自己的管理理念与管理技术。档案管理工作者还要具有高度的工作积极性和工作热情。兴趣是最好的老师，在保障其具有高学历、高技能的同时，还要选择一些性格积极向上的工作人员来带动整个管理工作的活力。在对档案管理工作者进行培训时，一定要使之牢记管理工作者的必要规则，不能泄露档案信息机密，时刻高标准严格要求自己，在提升专业素养的同时，要不断提升精神素养。精神素养是支撑高校办公室档案管理工作者矢志不渝的动力与营养，只要保持高度的热情，才能把工作做到完美。保持高度热情的前提是具有良好的部门文化，这就对人才的要求更加高了，对文化的要求更加细了，这都需要工作人员的不断艰辛付出。时代进步更新的不只是技术，还要传承优良的传统美德，真正做到爱国敬业，诚信友善，这样才能因小见大，为实现自己的人生价值添彩，从而为早日上实现中国梦贡献自己的力量。  

三、结论  

综上所述，本文从三个方面阐述了现代信息技术发展背景下高校办公室档案管理工作存在的问题，并针对性提出了解决措施，从管理机制、建设服务性工作、培养人才等方面展开论述，足以证明，高校档案管理工作加入时代信息技术是其发展的必然趋势，我们不能规避困难，而是要尽全力解决困难，这样才能让高校档案管理工作具有时代生机与活力。