信息资源共享背景下高校档案管理

共建与共享

付  煜

在实际工作中，档案管理仍存在着“信息孤岛”、资源重复浪费、标准化不足等情况。档案共建与共享不仅是档案管理工作的需要，同时也是满足档案利用者、档案管理者多元化需求的重要途径。

1.信息资源共享下高校档案管理共建与共享的机遇

1.1信息资源共享为高校档案管理共建与共享提供丰富的信息资源

高校档案信息化建设推动了档案信息资源共享，也给高校档案管理共建共享提供了丰富的信息资源储备。高校档

案本身就种类繁多，包括教学档案、学生学籍档案、科研档案、财务档案等，具有丰富的利用价值。档案信息资源共享，极大地丰富了高校档案馆藏资源，信息资源的广度、深度都得以拓宽，在大批量数据资源的支撑下，档案利用与服务的开发就更加多样，如校史档案的共享就有利于高校文化建设工作、基建档案共享则为高校规划与发展提供参考。

1.2信息资源共享提高高校档案管理效率

档案本身就是有价值的信息资源，而档案管理部门的二次加工则能够进一步提升其价值。如档案编研、著录等工作，为档案检索和利用提供了极大方便，高校档案工作成果的共享，能够汇集地方、区域甚至是跨区域的档案工作成果，为各高校档案日常管理工作提供帮助。另一方面，档案资源共享还有利于提升高校管理与运作效率，如上级主管部门的通知、通报、意见等文件，基本上是通过本地区教育平台对所属高校统一发送，资料汇总和保存由各高校分别进行。但从档案管理共建的角度上来说，分别保存造成工作重复和资源浪费，同时如果有的高校保存工作不完善，在后期查阅利用上就极为不便。档案管理共建共享则能够很好地解决这个问题，通过同一平台的记录和发布，减少重复工作的同时提高管理与运作的效率。

2.信息资源共享背景下高校档案共建与共享存在的问题

2.1 缺乏整体合作意识

高校档案管理的共建与共享对各主体间的协调提出了两方面要求：一是高校内部间的协同与合作，即档案信息资源在内部要实时流通，消除部门壁垒；二是高校间、高校与其他档案管理部门等机构的协同合作，即高校与其他部门要互通有无、共享数据，打破信息壁垒。但从当前我国高校档案共建与共享现状看，内外部的协同性较差，缺乏整体的合作意识，各主体间在管理机制、服务对象、信息资源建设和档案业务开发上存在着较大的差异。高校档案管理的共建与共享，需要一定数量的高校参与进来，才能真正产生聚集效应和系统优势，充分发挥信息资源共享的价值，但由于利益、管理体制、信息安全等各种因素制约，很多高校参与档案共建共享的意愿较低。

2.2 信息资源标准化不足

信息资源共享是为了更大程度上发挥档案的价值，同时提升档案管理部门的信息资源存储，给其管理业务和服务方式的开发提供丰富的资源支撑，而信息资源共享价值的实现有赖于高效率的数据处理和高质量的信息。但与此同时，信息资源共享也意味着高校档案管理部门面对的数据呈几何级数增长，管理压力陡增。当前，由于各高校整体合作意识的缺乏，各档案管理部门的档案收集、整理与归档缺乏标准化，在信息资源共享时不同标准类型的信息资源汇集在一起，其著录和检索方式都不同，大大降低了其他高校处理数据的效率。另一方面，在档案信息化建设方面，高校档案管理部门也面临着管理系统不同、信息资源共享联机端口不兼容等问题，对档案管理的共建与共享也带来了不利因素。

2.3 信息安全面临多重风险

安全是档案的生命线，尤其是高校档案管理面临着大量的学生档案、教学档案、科研档案，其中既有关乎师生个人隐私的信息资料，还包括很多高价值的科研资料、图书版权等。信息资源共享背景下高校档案管理共建与共享面临的风险主要包括以下两个方面：一是共与共享是基于互联网，大量珍贵的档案信息资源通常也存放在第三方云端。在互联网环境下，档案管理与利用便利性提高的同时，也增加了被攻击的风险，档案被恶意损坏、偷取或者修改的风险提高。二是档案信息资源在各个管理主体间的流通，对全体的信息安全管理能力都提出了较高要求。档案管理共建与共享有着显著的“去中心化”特征，每个参与成员的地位、作用和职责都是相同的，一旦有一方在信息安全管理上有所纰漏，则会导致所有参与成员的信息安全事故。

2.4 专业技术性人才短缺

传统的档案管理多以后端管理为主，同时又由于其管理价值具有滞后性特征，因此在很长一段时间内不被重视，资源支持极少，专业技术人才也较为缺乏。档案管理共建与共享是一项持续性强、系统化程度高的工程，对档案管理部门的人力资源储备也提出了较高的要求，高校专业技术人才的短缺也制约着档案管理的共建共享。首先，大多数高校档案部门都面临着人员配比不足的问题，专职人员普遍为4-6人，日常的档案业务处理已消耗了其大部分精力，对于信息化水平和管理水平要求更高的档案共建共享则无暇顾及。其次，高校档案管理共建与共享目的在于对信息资源的开发和利用，微信、微博等自媒体的运营对技术要求较低，基于信息资源共享的档案管理与利用的创新则需要技术驱动，其他如用户体验设计、用户需求分析等都需要专业人才予以支撑。

3. 完善共建与共享对策

3.1 完善主体协同机制

高校内部应首先打破部门壁垒，实现档案信息资源的实时流通，完成数据的整合工作，为高校间的共建共享打下良好基础。建立高校档案共建与共享主体协同机制能够有效地解决参与主体单一、共建意愿低的问题，为档案管理共建与共享提供丰富的资源支撑。在保障参与主体地位、作用和职能平等的基础上，确定档案共建与共享的组织者和协调者，对于高校来说应建立由每位高校档案管理部门领导组成的协调委员会，共同制定共建共享的规章制度和管理办法，同时协调各参与主体的关系和利益，对档案信息资源共享平台进行维护、更新和优化，组织参与单位成员定期参加培训、讲座等，进而确保每个参与主体的价值，享受到共建与共享的利益。另一方面，完善档案共建与共享实效性评估工作，包括制度绩效、资金绩效和人员绩效，通过外部的促进作用推动组织内部的机制创新，同时促进整个主体系统机制可持续发展。

3.2 完善标准体系建设

完善标准体系能够有效地提高信息资源共享效率，也是档案管理共建与共享的核心条件。在基本的元数据规范和著录标引规则方面，应遵循档案业界的国家标准和行业标准，但随着档案信息资源数量和种类的不断丰富，一些细分领域的数据标准化还不完善。对此，首先应由协调委员会牵头，对所有参与单位档案信息资源标准进行调研和整合，制总的标准执行框架，做好兜底设计，并对执行情况监督和管理。其次，完善应用层面的标准化，一是对信息资源共享方面的信息收集、整理、交换等应用标准的统一化，使得各单位在数据描述和著录上能够互相操作，大大提高信息处理效率。二是对软件系统应用层面的统一化，对系统后端基础层面的代码和数据进行标准化，便于后期档案管理、利用与服务的统一开发。

3.3 完善信息安全防范体系

信息资源共享背景下高校档案共建与共享信息安全防范体系的建设，应从“人防”“物防”“技防”三个方面开展：一是提高各参与单位档案管理人员的信息安全意识、预防意识、责任意识以及危机处理意识，在业务方面规范操作流程、明确权责界限。二是形成统一的信息安全管理制度。信息资源共享涉及到大量档案资源流通，其中也包括师生档案、财务档案、科研档案等密级高的档案。协调和管理委员会应根据现有法律法规和信息资源特征，制定适合各单位执行与实施的信息安全管理制度，在确保档案信息安全的基础上保证档案真实性，形成灵活变通的信息资源共享尺度。三是加强对新技术的探索。信息资源共享和档案管理共建面临着复杂的信息安全环境，各参与共建的主体应积极探索安全度较高的技术。对比档案共建与共享“去中心化”的特征，云计算和区块链技术较为适合且安全性较高，可作为考虑的重点。

3.4 完善人力资源体系

虽然高校档案信息化工作起步较早，但信息资源共享及档案管理共建仍是档案工作领域的新方向。为推动高校档案管理共建与共享持续发展，首先应加强本领域人才培育工作。一方面加强信息资源共享标准化体系、档案信息安全防护、档案利用与服务水平提升等档案业务领域技能的培养，另一方面还要提高其通识能力，如信息素养、传播素养、审美素养等，以适应档案需求多元化背景下档案业务创新的需要。其次，加强专业技术人才的引进。新技术的探索与应用以及档案业务的创新还需要专业技术人才的支持。对此，高校档案管理部门一方面可以优化人力资源外包方式，将部分技术性工作交由第三方专业机构处理，另一方面可以引进专业人才，设置2-3名技术性岗位，为档案管理共建与共享提供持续的技术支撑。