高等学校学生档案管理工作路径探究

文/赵海燕　　孙宇辰　　向　红

高等学校重要的基础性工作之一就包括高校档案工作，而学生档案管理工作又是高校档案工作的重要组成部分。从档案的基本含义来看，档案是具有社会性、历史性、确定性和原始记录性。高校的学生档案主要记录着学生从高中时期到大学期间的学习、生活、录取、成绩、思想品德等方面的情况，是组成高校档案群的重要部分。学生档案包括：高中时期的档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团员组织档案等，部分档案在学生毕业后，会转变成跟随其一起流动的人事档案。学生档案关系着个人在未来，是走向社会的就业和发展的基础，信息化时代的不断加速，高校学生档案的流转速度、使用频率也会越来越高，高校学生档案管理工作中依然存在很多问题亟待改进。只有不断提升并改善管理的路径，才能实现高校学生档案管理的高效化，在档案查询中为高校师生提供高质量的服务，并为企事业单位提供真实的准确的人才信息。

一、高校学生档案管理工作现状和存在的问题

1.高校对学生档案工作的重视度有所欠缺。

目前，很多高校不够重视学生档案的管理工作，只是把学生档案管理工作当做普通工作融入到日常工作中，体现出对待学生档案管理的保管意识淡薄。造成这种意识淡薄的原因主要来自两方面：一方面是高校管理层不够重视，认为学生档案的使用频率较低，所以在人力、物力和经费方面的投入较为欠缺；另一方面学生的档案管理工作，对于学校的教学教研、专业课评估和学位评审没有直接的影响，不能够及时向社会展示出成绩，无法突出学校的工作水平。

2. 高校的学生档案工作缺乏专业的管理团队。

国内的高校学生档案管理部门一般可以分为三类：一类是由学院和系进行保管，一类是通过学生工作处分类保存，还有一类是专门的档案馆和档案室统一管理。按照现在高校实际的工作情况，大部分会采取放在各个院系的措施，但不会另行再配备专业的档案管理工作者。一般的档案工作，主要靠学院的辅导员群体负责兼任，或者还可以通过任命办公室行政人员、教学秘书等兼职担任档案工作。高校行政工作者，除去本身承担的其他教学工作，对于学生的档案工作花费的精力和时间十分有限。学校没有组织这些行政工作者对档案管理进行专业的培训，平时这些工作者很难接触档案归档保存的相关专业知识。在实际工作中，面对数量众多的高校学生档案，也给档案工作人员保质保量的完成归档整理工作带来了困境。同时管理人员对学生档案工作的重视度有所欠缺，也很少切实的去检查有关档案的相关工作。平时工作人员的流动，工作调离后没有及时完成交接。高校对于档案工作者的考核不到位，使得学生档案管理工作很大程度上受到兼职档案员的工作责任心和工作能力的 影响。

3.高校学生档案管理制度不够规范。

高校学生档案管理制度，在各个高校间没有形成统一的标准。哪些档案是必不可少，哪些档案是没必要保存的，哪些档案是需要转化的，完全没有相应的规章制度来规范。这样也会导致学生档案在以后的管理中，会出现一些参差不齐的问题。高校学生毕业后的就业去向多样化，毕业生档案有存在学校代为保存，也有跟随毕业生流转到当地人才市场和就业单位，也会造成后期学生在查询使用档案时，找不到相关的档案，甚至会遇到档案丢失的困境。

    4.高校学生档案管理的方式缺乏创新。

互联网和大数据技术还没有得到充分利用，并使用这些技术对学生档案进行系统科学的管理。还有些高校的档案管理系统，不仅没能实现数字化，甚至高校学生档案管理工作水平，还依然停留在收集纸质档案的老旧模式水平。从档案的保管角度而言，纸质化的学生档案不容易保存，容易丢失或缺页，泛黄和脆化。而且纸质化的记录容易被更改信息，对高校学生档案的真实性和时效性造成影响，不利于高校学生档案管理工作开展。

二、提升高校学生档案管理工作的策略思路

1.高校转变传统观念，使学生档案管理工作的重要性得到充分认识。

学生档案管理工作对于大学生本人的重要程度也与日俱增，作为学校日常工作重要部分必不可少。企事业等单位招聘员工、选拔考试等都对个人档案的审查极为严格；办理工作调动和异地搬迁时也需要查验档案；出国政审和公证时也离不开档案；办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明都离不开个人档案。所以高校学生档案管理工作要做好，也是社会发展的趋势，高校应当顺应社会发展的潮流，重视并努力提升学生档案管理的工作水平。

2.高校培养专业的档案管理人才队伍，促进业务能力提升。

档案管理工作和任何行业都一样，高质量的发展离不开专业的人才。培养一支专业的档案管理工作队伍，是每个高校的“必修课”，只有如此，才能够专业的管理和保存学生档案。为了保持档案管理队伍的稳定状态，高校也应当设置一定的待遇和奖励给予负责兼职的档案员。高校也要及时更新和添置计算机、扫描仪、电子密集架等先进的数字化设备，采用先进的系统软件进行学生档案的储存和使用，为确保档案资料的完整性和安全性提供硬件保障，为学生档案管理工作方面进行必不可少的资金投入和扶持。与此同时，高校学生档案信息管理系统，也可以参照党员信息管理系统的经验，从初建逐步发展到完善。党员信息管理系统相对于其他系统比较成熟，从党员个人的信息录入，到后期党员的流动情况登记，在系统中都能进行科学明确的记录和管理。这个系统也是从无到有，从初始阶段到成熟运行。

3. 让档案管理工作有章可循，完善高校的学生档案管理制度。

学生在高校不同阶段所产生的材料，都需要在档案中记录，高校学生档案管理的工作内容需要在管理制度被明确。对于档案中需要归档的材料，材料的种类、标准、格式、内容、纸张等进行统一规范要求。档案的使用方法要明确规定，学生档案中的各项内容必须通过严格审查，日常查询和使用档案的人群也要有相应规定，并及时做好查阅档案的人员登记。建立健全高校学生的档案管理制度，不仅要从档案的本身工作抓起，负责学生档案的管理人员也要从考核做起。

4.高校创新档案管理方法路径，充分利用信息化技术提高效率 。

高校学生档案的信息化管理，还可以借助新媒体，能够及时反映学生的学籍变动情况、成绩优良信息、在校的学习生活等情况，实时准确的对学生进行管理。现今很多高校的学生的数量群体非常庞大，学生的档案管理的工作，任务很繁重，学生升学和就业的流动也较快，档案的保存期限相对较短，随着科技的不断发展，电子化档案作为必不可少的技术路径，会被全面的引入高校学生档案管理工作中。与此同时，建立起高校学生档案信息管理系统，让学生群体可以自己及时查阅个人的档案，并对于个人高校期间的学习及生活提出好的规划和建议，对高校学生的职业规划和学习生涯是一种正向的积极促进。学生档案管理信息化，还能提高效率，降低人力资源成本，促进档案管理队伍建设的专业化。对学生建立在校情况的预警机制。并且补充了传统纸质档案的缺点，优化档案的管理模式，实现网上查询与实体档案的有效结合，真正发挥出学生档案的作用。

三、改善高校学生档案管理工作的方法路径

1.设置专门归档机构，完善学生档案管理的规范性。

《高等学校档案管理办法》规定高校应设立档案馆或综合档案室，配备专职档案工作人员管理档案，在实际操作层面，考虑到学生毕业后档案随人流动，每年转出、转入的数量巨大，而且档案材料更新频繁，如果像其他档案一样入库管理，将对人财物和库房其他档案的安全造成影响。所以目前很多高校的学生档案普遍实行院系二级管理，院系一般交由辅导员负责，到学生毕业时上交给学生管理部门进行传递。二级管理缺乏过程管控和专业的指导，随意性和随机性较大，也是造成高校学生档案管理混乱的主要原因之一。要从根源上改变这一困境，高校可以通过设置专门的部门科室，配备专业档案人员按照人事档案的规定来收集、整理、归档、更新并传递学生档案，体现出以学生为本的档案服务理念。

3. 建立学生档案数据库，提高学生个人档案的使用效率。

近几年高校档案馆普遍实现了信息化管理，档案信息化也已经成为整个业界的热点和共识，通过计算机、扫描仪、互联网等电子设备技术将纸质版档案转化为数字档案，给馆藏资源的利用率带来了极大的提高。学生档案室的工作人员对档案材料进行分类整理、密封归档后，会对所有的纸质档案材料进行数字化处理。因此，建立学生档案数字化系统，也是提高学生查询档案和使用档案效率提高的重要路径之一。通过参考人事档案管理系统和党员档案管理系统，建立以“学号和班级”关键字的学生基本信息表，作为检索和查阅的目录，并在此基础之上逐步建立：高中档案、入学登记表、体检情况表、党团组织材料、学籍材料和奖惩记录等，同时建立起各种表之间的关联，形成统一的关系型数据库，最终以报表的形式综合展示档案查询的结果。

3.紧跟“互联网+”时代要求，实现学生档案智慧服务目标。

进入网络化、信息化高度发展的“互联网+”时代，档案工作领域也紧跟时代步伐，上海市松江区档案馆秉承“让档案信息多跑路，让群众少跑腿”的理念，率先实现长三角地区“异地查档，便民服务”。相对而言，高校档案馆目前在智能服务方面还有些许薄弱。以各大高校目前的技术平台来看，高校学生档案的管理路径提升，可以结合大数据、云存储技术，将孤立片面和静止的数字化档案信息整合成整体，并建成智能化档案信息库。通过接口技术，实现与学生工作部门、教务管理系统和安全保卫系统等，相关部门之间的互联。还可以开辟校外用户查询功能，为已经走向社会的高校毕业生提供政治审查服务，以及就业审核、考试证明、户口迁徙等审核材料。此外学生档案涉及到个人隐私，为了实现对于档案的有效保护，应当设立不同用户群体的查询权限。通过实现学生档案的智慧服务，让高校管理者和教育教学工作者全面充分的了解学生的各方面情况，分析预判可能发生的问题，为因材施教并制定学生管理政策，开展合理有效的管理工作提供可靠的信息数据依据。也为企事业单位应聘、考核、筛选人才，简化了审核流程，节约了人力资源的成本开支。

4.加强学生档案重要性的宣传路径，树立“大档案”理念。

将学生档案纳入高校档案馆的整体管理系统，形成“大档案”的管理格局，有利于建立人事档案、学生档案和综合档案的协同管理模式。但在高校的日常管理工作中，相对于传统档案的认知，大多数管理者和工作者对于学生档案的内容和重要性还缺乏深入的了解。尤其是大学生群体对于个人档案的认知意识较为模糊，对于档案的概念，内容构成，用途去向都知之甚少，也缺乏基本的档案常识和关注。高校也应当重视档案意识的教育工作，可以通过学生工作部门带头通过教育教学的各个环节，例如：新生入学、实习实训、职业规划和就业指导课程，学校宣传部门通过校报、广播、官方微博、学校班级微信群等途径，对于学生加强宣传：档案知识与法规、内容构成、使用途径和相关作用等重要因素。加强大学生群体的档案教育，明确向学生传递哪些情况会记录在案，能从一定程度上在教育管理方面给予学生正向的引导。随着学生对于档案了解的增强，能够认识到档案关系着未来发展与自身职业规划，是社会选拔优秀人才的重要依据，也是确认大学毕业生干部身份，以及计算工龄、进行奖惩的重要参考。可以促进大学生群体注重良好品德、品行的培养，不断激励自我提升学习能力、职业能力和创新能力。还会树立起正确的档案管理观念，重视自身学生档案毕业后的去向，从根本上有效的杜绝了“档案丢失”、“档案遗弃”等意外情况的发生。

提升高校学生档案管理工作的思考与总结在信息化和智慧校园的建设大趋势下，想要实现校内信息共享，就得充分利用“互联网+”技术，不断加强高校学生档案管理工作的创新。跟随时代推进高校学生档案管理的信息化管理，不仅能够充分地利用和挖掘现代的档案资源，还能有效的提升管理档案的效果，方便学生群体更好的获得高校管理层、辅导员和任课老师们的全面深入的了解，因材施教培养学生，促进大学生的全面发展。而且对于高校大学生的学习进步和职业规划，对于高校的发展和工作改进，都起到巨大的决策作用和推动作用，也有利于大学面向社会的服务水平提升。所以就需要在高校在自身的建设过程中，主动采取创新和改革措施，对于高校学生档案管理工作进行优化和升级，更好地推进高校学生档案管理的现代化工作。