罗 珊

档案信息化建设，就是运用计算机技术、网络技术、数字化技术等信息技术提高档案工作现代化水平，了解、分析档案管理的新情况，思考档案管理的新理论、新原则，确立档案管理与档案服务在网络环境下的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。高校档案信息化建设，就是在档案信息化建设大背景下，利用先进信息技术，对高校档案信息资源进行处理、收集、管理、开发，实现档案信息资源的有效利用和共享。高校档案信息化建设是一个漫长、复杂的过程，既是信息技术推广利用的过程，也是信息资源开发利用的过程，还是信息服务发展壮大的过程。高校档案信息化建设对档案事业的发展有着重要的意义，但在实际的建设过程中，档案信息化建设存在着不少的问题，为保证档案信息化建设的顺利开展，并达到预期的效果，要立足于实际情况，制定推进档案信息化建设的有效策略。

一、高校档案信息化建设的意义

1.高校档案信息化建设是时代发展的需要。随着社会的进步、科技的发展，我们已步入信息时代。高校档案工作的重心将由传统的手工操作，转移到档案信息化建设上来。2002 年，国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，把档案信息化建设作为档案工作的重要任务。2011 年国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案事业发展“十五”规划》，将档案信息化建设作为一项战略性任务。2016 年国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案事业发展“十三五”规划》，将档案管理信息化确定为全国档案事业发展“十三五”发展目标，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。

2.进行高校档案信息化建设，有利于档案信息资源的保存。档案信息化建设要将以传统载体形式存在的各类档案进行数字化转换，存储在信息容量大、传输快、占用空间小的光盘或硬盘中，档案使用者可以通过计算机网络对所需档案进行查阅，从而有效避免因反复查阅，对档案原始材料造成的损坏甚至损毁。另一方面，有了原始档案的数字化信息，如遇原始档案资料不慎损坏或遗失，也可按数字化的信息对原始档案进修复或重建。

3.高校档案信息化建设，有利于档案信息资源共享。随着现代化信息技术及数字化校园建设的发展，高校各部门都开发建设了各自的信息管理系统，高校档案信息化建设的重要内容就是把这些相对独立的信息管理系统形成的信息资源整合起来，实现档案信息的资源共享。另一方面，档案使用者可以通过网络对档案信息资源进行检索、查阅，实现了高校内部和社会广大档案使用者对高校档案信息资源的共享。实现校园内部信息资源共享，仅是高校档案信息化建设初始阶段的目标任务，在高校档案信息化建设日趋成熟的将来，将实现各高校间的档案信息资源共享。

4.高校档案信息化建设，有利于提升档案信息资源的利用价值。运用信息化手段对档案信息资源进行管理，档案资源的检索、查阅变得方便快捷，档案使用者将不再受到时间和空间的限制，利用计算机网络便可对所需的档案资源进行查阅使用，从而大大提高了档案资源的使用频率，提升了档案信息资源的利用价值。

5.高校档案信息化建设，有利于提高档案管理工作效率。档案信息化，将改变传统的档案检索及查阅人工操作方式，通过计算机、网络、系统，可以实现档案快速检索、查阅，大大节省了档案查找的时间，提高了工作效率。档案信息化建设，促使各信息资源的整合、共享，实现档案纸质资料和电子信息的同步归档，档案馆工作人员通过系统对档案数据检查、验收，减少了档案资料数字化及条目录入的工作量，缩短了档案形成和利用的周期，提高了工作效率。

二、高校档案信息化建设存在的问题

1.高校档案信息化资源相对分散。随着高校信息化建设的不断发展，学校各部门都采用了各自的信息系统，如学校办公室的公文系统、教务处的学籍管理和成绩管理系统、科研处的科研管理系统、财务处的财务系统等，系统产生的数据都将直接成为数字档案，需要及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。但由于学校缺乏统一规划、信息化建设时间有先有后等原因，造成了学校各个部门的信息化建设各自为政，采用的软件系统不一致、数据标准不统一、缺乏统一的信息资源管理平台的现状, 形成有多少信息系统就有多少“信息孤岛”，资源无法共享的局面，直接导致档案数据兼容、检索利用服务工作的难度和成本增大的结果。

2.档案信息化中的法律问题。档案信息化采用了电子化、自动化、网络化等新的技术手段，这些技术手段在应用过程中，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾，需要通过一定的法律法规来规范监督。电子文件易复制、易删改等特点，使档案工作的原始性、唯一性、可靠性、证据性发生了动摇，存在可变性、易丢性、难保密性等不足，电子文件的凭证作用、电子签名的认定问题、信息开放的原则问题，都需要一套与社会发展相符合的法律法规来规范。

3.档案信息化建设标准、规范相对滞后。高校档案信息化建设的相关标准体系复杂，而且信息技术还在急速发展中，这使得信息化建设的标准、规范相对滞后。因此在信息化建设过程中，难以做到对各种通行技术标准的兼容性，更不可能既为未来信息技术发展留下余地又能兼容以往的标准规范。

4. 档案管理人员素质无法适应档案信息化要求。档案管理信息化，要求档案管理人员是能够熟练操作计算机，熟悉档案管理软件，懂得档案管理规范，能挖掘档案信息价值，优化档案信息服务的复合型人才。但现实情况是，高校档案工作长期被忽视，档案管理部门被认为是“养老部门”，更甚者成为学校接收富余人员的机构，使得档案管理人员的素质参差不齐，工作积极性不高，档案管理人员很少甚至没有接受档案管理相关继续教育培训，仅凭原有的知识、技能、经验完成工作。这样的档案管理人员队伍很难适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。

三、高校档案信息化建设的有效策略

1.档案信息化标准规范建设是进行高校档案信息化建设的基础。档案信息化标准规范建设，是提高高校档案管理信息化建设水平的基础。高校档案管理部门，可以结合国家制定的相关规范性文件，如《电子文件归档与管理规范》《AD 电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》《纸质档案数字化技术规范》《教育管理信息化标准》等，结合高校档案管理的实际情况，进行档案信息化标准规范建设，对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标志、描述、存储、查询、交接、网上传输和管理等进行规范。

（1）档案信息资源建设标准规范。针对档案管理信息化的软硬件设施、全文数据采集、数字化加工、数据库建设、数据备份等制定标准、规范，并指导信息化实施过程，确保档案信息资源共享。

（2）档案信息化管理的标准规范。统一、有效的管理规范是实施有效管理的重要依据。统一、有效的管理规范可以促进高校档案管理工作积极有效展开，将具体的责任落实到人，免职责不清或职责混乱。

（3）档案信息化成果利用标准。档案信息化成果利用标准，主要是解决信息化成果如何利用的问题，涉及信息资源公开标准、检索标准、网络数据传输规范等。

2.档案信息资源建设是高校档案信息化建设的核心。档案信息资源建设主要包含了现有馆藏档案数字化和整合信息资源两部分。

（1）现有馆藏档案数字化。档案数字化，就是利用计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术等信息技术，把各种传统载体档案资源转化为数字化档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成档案信息库，以便提供利用，实现资源共享。档案数字化分为档案内容数字化和档案目录数字化两大部分。将馆藏的大量传统载体档案进行数字化处理，包括对文件、图纸、照片等纸质档案进行扫描，对磁带等声音、影像资料进行模数转换，对实物档案进行数码拍摄等属于对档案内容的数字化。档案目录数字化，即建设档案目录数据库。对档案的主题、类别、形成者、形成时间等标引项进行录入，形成机读目录，以方便利用者通过计算机网络快速、准确地查找到所需档案。

（2）整合信息资源。在高校数字化建设资源共享的大趋势下，有必要将学校内部各部门间相对独立的资源体系进行整合，实行统一的信息资源建设标准，保证各资源体系能够与档案管理系统对接，实现传统载体档案和电子信息资源的同步归档。

3.档案管理人才队伍建设是高校档案信息化建设的关键。档案管理人员是档案信息化建设的实践者，是档案信息产品的生产者和操作者，档案管理人员能力和素质的水平决定了档案信息化建设质量的高低。

（1）转变观念，引进信息化建设专门人才。高校档案信息化建设，不仅是档案管理建设，也是信息化建设，它不仅需要档案专业人才，更需要具有信息技术专业背景的信息化建设专门人才。在信息化建设的初期，或许还可以依靠外包服务公司解决相关信息技术问题，但在初期建设完成后，将迫切地需要专业人才对档案管理系统、网络、数据等进行专业的维护和改进。

（2）加大培训力度，培养复合型人才。目前，档案管理人才队伍中，既熟悉档案业务知识，又精通信息技术的复合型人才十分稀缺。因此，要加大力度，采取继续教育、专题讲座、业务研讨、参观交流等多种方式，培养适应档案信息化建设的复合型人才。

①强化现代信息技术知识培训。对档案管理人员行专业系统的计算机操作、管理软件使用、网络技术、数据库维护、图像处理等信息化技术的培训，不断更新管理人员的知识结构。②强化业务培训。要求档案管理人员持证上岗，以档案管理人员能力建设为重点，深入学习档案管理理论，拓展知识面，学习新技能，提高档案管理人员的实践、创新能力。

（3）构建激励机制，确保档案管理人才队伍的稳定。逐步建立和完善人尽其才、才尽其用的激励机制，推行质量管理，目标管理责任制，激发档案管理人才队伍的活力，以事业吸引人才，以实绩评价人才，确保档案管理人才队伍的稳定。

4. 安全体系建设是高校档案信息化建设的保障。随着档案信息化建设的不断推进，信息安全问题愈加凸显出来。没有有效的安全管理，其他的努力都是徒劳。

①严格保密制度。按照档案密级制度，制定严格的保密制度，不该看的不看，不该记的不记，不该说的不说。②信息数据安全。对每一份档案，采取传统载体和数字化载体并存的方式；对数字化档案信息采取多重备份、异地备份等方法，运用密钥实施严格的权限管理，保证信息数据安全。③保证系统、网络安全。部署杀毒软件、防火墙，做好防止病毒、网络黑客入侵的监测工作，定期升级，检查漏洞，发现潜在的问题及时解决。实行用户身份认证，严格网络访问权限，禁止用户超越权限非法操作。④制定信息安全应急预案。一旦出现信息安全问题，迅速启动，使档案信息系统在最短的时间内恢复正常，最大限度地降低信息安全危害。

参考文献

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作者简介：罗珊，贵州民族大学档案馆馆员，主要从事档案管理研究。