高校人事档案数字化外包实践

                        ———以西南石油大学档案馆为例

随着信息化和数字化档案馆建设的需求，人事档案理应加入到信息化建设的“大家庭”中去，高效发挥人事档案在选人用人等方面的积极作用，充分开发人事档案的潜在价值。

本文从高校人事档案管理现状和档案数字化需求的实际出发，综合分析人事档案数字化外包业务的内部与外部优劣势因素，探讨高校人事档案外包的科学决策方法，并运用于实践。

一、高校档案数字化外包构想的产生信息化建设的第一步，便是档案的数字化。然而，迅速实现人事档案数字化，却面临种种现状的制约：高校人事档案数量庞大，短期内完成档案数字化需要大量人力资源；在编的人事档案工作人员数量少；日常整档管理业务繁重，难以抽出大量时间进行档案自主数字化；数字化设备有限；工作人员对数字化技术的掌握程度不一。现实情况表明，高校档案馆短期内不可能自主完成大量人事档案的数字化工作，档案自主数字化开展起来进程缓慢，且数字化质量不高，远不能适应档案利用需求提高和信息化建设的迫切需要。另一方面，目前社会上涌现出不少数字化专业公司，不仅拥有雄厚的专业人才储备，还拥有齐全的数字化专业设备。人事档案数字化外包既可以充分利用现成的社会资源，为高校的人事档案数字化工作服务，有利于资源的优质配置，又能大大缩短高校人事档案数字化的时间，保证人事档案的数字化质量，从而突破高校档案数字化瓶颈，推动后续档案工作。

二、高校档案数字化外包方式决策现以西南石油大学档案馆为例。外包之前，档案馆从全局出发，分析了人事档案数字化外包的内部和外部优劣势：

（一）内部优势。首先，档案馆的人才优势明显，拥有掌握高校人事档案标准和规范的专门人才，其专业理论水平高，实践经验丰富。其次，全校在职员工的档案基本整理完毕，档案编目质量高。最后，档案馆拥有良好的软硬件环境，如：一定数量的数字化设备、严密的安防设备，成熟的网络版高校人事档案管理系统。

（二）内部劣势。档案馆的劣势主要体现在专职档案人才数量不足，且编目人才水平参差不齐，由于人事档案长期的整档管理工作内容枯燥乏味，致使工作人员工作积极性欠佳，自主数字化成果难有立竿见影的效果。此外，数字化只是档案工作内容的一部分，专职工作人员还有查档、归档、整档等日常业务工作以及干部档案专项审核等其他及时性要求较高的业务工作需要开展，不能集中精力和时间自主数字化。

（三）外部机会。随着档案界业务外包工作的兴起与发展，不少有资质的档案外包服务公司的外包水平和服务水平有大幅提升，得到业界的认可。高校人事档案工作也越来越受到高校决策层的重视，对数字化档案馆的建设给予了大量的政策支持和资金支持。

（四）外部威胁。人事档案的安全性是首当其冲的主要问题，人事档案属绝密性档案，安全性要求高，档案的外包存在一定安全隐患。此外，高校档案馆需要考虑档案数字化外包的成本，待数字化的档案数量庞大，外包经济成本颇高。最后，档案数字化质量也是重要影响因子，外包扫描件的质量和与人事档案管理系统的挂接质量等直接影响档案信息化成效和利用质量。

三、基于利用率的外包内容选择

人事档案通常一人一卷，页数一般在 100—400 页之间。若对整本档案全盘数字化，势必需要大量人力、物力和财力支撑。基于时间、经济等现实情况考虑，本次数字化外包决定采用内容半外包方式，即只对档案材料中利用频率较高的材料进行数字化。这样不仅能大大减少档案纸张的磨损程度，较好地保护实体档案，也能有效地提高档案的利用率和便捷性，减少人财物的浪费。此次外包工程对西南石油大学档案馆人事档案室近3 年的人事档案材料利用频率作了详细统计，研究发现利用频率最高的 3 项材料为：干部履历表、年度考核表和成绩单，此外利用较多的是入党志愿书、工资表等。结合统计结果，分析相关部门的查档需求，综合考虑网络版管理系统对人事档案材料的保密防护程度，最终决定出此次外包的具体内容。

四、高校档案数字化外包的实现

（一）外包人员的选择。外包人员直接决定数字化外包工作成效，应尽量选择高素质的外包人员。经考察，我校最选择了全日制毕业大学生自主创业开办的公司。这类公司的工作人员年轻易沟通，工作效率高，反应灵活，知识吸收能力强，综合素质高，对计算机等现代化设备能熟练操作。此外，工作人员中还不乏中国共产党员，非常适合人事档案的数字化外包工作。

（二）业务指导培训。外包工作人员对人事档案的认知程度不一，对其进行专项业务培训十分必要。培训内容包括档案管理学基础知识，档案数字化相关标准、规范，人事档案相关知识等，尤其对本次数字化外包内容逐项重点培训。

（三）外包安全保障。档案具有一定保密性，人事档案尤其如是。制定合理的外包工作制度，签订完善的安全保密协议，能有效地保护档案的安全。本次外包工程由外包公司入驻档案馆，工作场地设在馆内，档案不出馆门，从库房取放档案皆有档案馆工作人员监督和摄像头监控。数字化外包工作时间与档案馆上班时间同步，档案馆工作人员全程跟随参与数字化工作，此举有效保证了数字化外包的安全性。此外，档案馆同所有参加外包的公司人员签订了外包协议，协议涵盖数字化内容、数字化要求、安全保密协定、风险防范等方面，使外包人员进一步明确了工作制度和内容，有了更深的保密防护意识。

（四）外包质量监控。档案数字化的质量关系到档案资源建设和服务利用，因此，整个数字化工作过程中都应当介入质量控制。1.数字化设备。2.数字化内容。3.数字化图像后期处理。4.扫描登记。5.抽检。

         （作者：肖玉单位：西南石油大学档案馆）