金炳元

(山西财经大学档案馆,山西太原030006)

　　随着我国教育优先发展战略地位的进一步明确和教育在现代化建设中先导性、全局性作用的加强,高等学校的改革与发展速度明显加快,办学规模不断扩大,办学条件不断改善。坚持教育创新,优化教

育结构,合理配置教育资源,提高教学质量和管理水平等工作也被提到重要的议事日程上。这就使高校档案管理工作所肩负的责任日益增大,所承担的任务明显增加,所提供服务的范围也进一步拓宽。但是,在高等教育快速发展的形势下,使高校档案管理工作有所建树,与时俱进、再上台阶,靠传统的思维定势按部就班地工作肯定不行,用空洞的说教、超前的遐想也不能奏效。要使高校档案管理工作紧跟高校改革与发展的步伐,必须把握高校档案管理工作的特点和规律,深入了解其承担的工作任务和服务性质,对高校档案管理工作的服务创新问题进行研究和探讨。

一、高校档案管理工作的特点和规律

高等学校档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分,是“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的专门事业,是业务技术性强、专业特点明显、适用范围较广的基础工作,是高校整体管理水平的集

中反映和真实再现。在高校管理工作中,档案管理工作具有其他工作无法替代的重要参考与凭证作用,并有其自身的工作特点和规律。

(一)高校档案管理工作的特点

高校档案管理工作,是伴随着学校工作的开展而存在,并具有管理与服务双重职能的业务技术工作,就其国家现行的法律、制度和高校目前的实际工作情况而言,具有以下特点:

1.法制化特点。这是高校档案管理工作依法治档的集中体现和重要表现形式。《中华人民共和国档案法》的颁布实施,从法律的高度为做好档案工作提供了保障,国家教育部颁发的《普遍高等学校档案管理办法》又为提高档案管理水平指明了方向。这就使高校的文书处理部门和档案管理部门的档案法治意识大为增强,依法治档已成为人们的普遍共识和行动指南,档案管理工作已迈向法制化建设的轨道。

2.专业化特点。高校档案管理作为一门应用科学,其专业特点尤为明显,这是由高校自身的工作性质决定的。高等学校的主要任务是全面贯彻党的教育方针,为国家培养德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人。在高等学校的整个人才培养过程中,形成的大量文字、图表及声像资料均与高校的教育教学工作有关,这就要求我们在进行文件材料的收集与整理时必须突出教学管理工作,把握高校在专业设置、学科建设、招生就业、教学质量等方面材料形成多的特点,有针对性地做好档案的管理工作。

3.科学化特点。高校档案管理的实践证明,如果没有统一协调的指挥系统、德才兼备的管理人才、责任严明的工作制度和工作纪律,就谈不上科学管理。高等学校的档案来源于学校不同的文书处理部门,其案卷的内容包罗万象,其案卷的数量成千上万,若不能按照要求,分门别类、设标建卡,规范排列、科学管理,将会给档案的提供利用带来诸多不便,并影响工作效率的提高和任务目标的实现。

4.现代化特点。随着科学技术的发展、信息社会的到来,以及现代化管理手段在各部门、各领域的广泛应用,高校档案管理迎来了难得的发展机遇,也遇到了严峻的挑战。这就要求档案工作必须从管理方法上摒弃过时、陈旧的做法,从管理手段上减少人为的手工操作和无为的重复劳动。近几年来,不少单位数字化档案馆的建成并投入使用,普通高校档案管理信息系统的应用而生,以及多媒体、网络板的广泛运用,足以说明档案管理工作正在向现代化建设的方向迈进。

(二)高校档案管理工作的规律

高校档案管理工作,作为高校管理的一个层面,不仅具有一般管理所遵循的普遍规律,而且有着自身的特殊规律。

1.文档自然形成规律。高校文件、档案自然形成规律是由高校的工作性质决定的。尽管高校工作千头万绪、事无巨细,但其文档资料的自然形成,同样能反映高校工作的来龙去脉,真实记录工作的起始终结。认真把握和严格遵循客观反映、真实记录高校工作的文档自然形成规律,对于全面了解学校历史,认真总结办学得失具有特别重要的意义。

2.文档有机联系规律。高校的文件和档案是完全不同的概念。所谓文件是指机关、团体、企事业单位在工作活动中为了执行和完成某项任务而形成的文字材料;所谓档案是指机关、团体、企事业单位在工作活动中形成的,具有查考利用价值的、经过办理完毕需要集中归档保存的文件材料(包括声像、图表等)。虽二者之间有着明显区别,但又有着有机联系:档案是由文件材料转化而来的,今天的文件很可能就是明天的档案;文件材料转化为档案是有条件的,不是所有的文件都能成为档案。可见,文档有机联系规律的存在和形成,对于我们正确划清文档界限,克服在文书立卷过程中的“有文必档”、“以文乱档”现象是很有好处的。

3.文档取舍鉴别规律。我们知道,文档之间既存在着有机的联系,又有着本质的区别,这就需要我们研究和了解文档取舍鉴别规律。所谓文档取舍鉴别规律,是指在文书处理过程中,把对日后工作具有参考价值的文件材料按立卷要求归档保存,把对今后工作无参考价值的临时性、事务性、普发性文件进行剔除,或作为资料加以保存。这样做的结果,一方面可以使应归档案的文件得到妥善保管、便于利用,另一方面可以将无需保存的文件拒之于档案馆之外,从而使馆藏档案质量得到保证。

二、高校档案管理工作的任务与服务性质

随着高校改革的深入,高校档案管理工作的任务日益繁重,其服务性质日渐明显。可见,深入了解高校档案管理的工作任务,认真探讨其服务性质意义非同一般。

(一)高校档案管理工作的主要任务

1.档案的收集与整理。高校档案的收集与整理是高校赋予其档案馆和文书处理部门的一项重要任务,是高校获取和积累档案资料并使其质量符合要求的一种手段。高校档案的收集是高校档案工作的基础和起点,档案的整理是保证案卷质量的关键。我们只有把高校在教学、科研和各项管理活动中形成的,具有参考利用价值的文件材料收集齐全,按照文件之间的有机联系和自然形成规律进行分门别类地科学整理,才能适应高校档案为学校和社会提供优质服务的需要。

2.档案的鉴定与保管。高校档案的鉴定与保管工作是高校赋予其档案馆的又一项工作职责,这项职责关系到高校档案使用价值的大小和档案资料的完整与安全,在档案管理工作中具有重要作用。高校档案的鉴定与保管,是档案管理工作中有机联系着的一个整体。通过甄别和判定档案的使用价值,确定其不同的保管期限,并筛选出过期和不需保存的档案加以销毁,目的是为了档案的更好保管,而档案保管工作的最终目的是利用高校档案为师生员工和社会提供良好服务。

3.档案的统计与利用。高校档案的统计与利用工作是在高校档案收集、整理、鉴定、保管的基础上,进一步熟悉高校档案家底,掌握和了解档案馆馆藏情况,并开展利用与服务的一项专门工作。高校档案统计是以档案工作为对象,通过从质量到数量的观察和研究,以数字、指标的形式揭示档案工作的现状,是搞好档案利用和开展档案服务的前提和基础。档案的利用和服务,是档案管理工作的最终目的和我们不懈追求的崇高目标。

(二)高校档案管理工作的服务性质

高校档案工作的服务性,是高校档案管理部门赖以生存和发展的基础,高校档案管理工作,如果不能为学校的教学、科研及各项管理工作提供服务,不能为师生员工和社会需要提供服务,档案工作就不会存在,也不可能得到发展,档案管理也无从谈起。由此可见,正确理解和认识档案管理工作的服务性质,对于我们正确对待自己的工作岗位,进一步研究和探讨档案管理工作的服务创新具有十分重要的意义。

三、高校档案管理工作服务创新的内涵和使命

(一)高校档案管理工作服务创新的内涵

高校档案管理工作服务创新的内涵极为丰富,主要包括高校档案管理工作服务目标的创新、服务内容的创新、服务手段的创新、以及服务效率的提升等方面的内容。高校档案管理工作服务目标的创新就是要根据高校改革与发展的需要和师生员工以及社会人群等的不同需求,形成具有超前意识的工作机制和工作方向;服务内容的创新就是结合档案管理工作的特点和服务对象,改变过去简单的借阅服务,开展档案资料检索服务,历史资料编研服务,利用档案资料为有关领导决策提供服务,以及根据用户需要提供多层次的服务等;服务手段的创新就是要适应高校档案管理现代化的需要,将电子化、网络化、信息化、智能化等先进管理手段引入档案管理和档案服务等工作中;服务效率的提升就是要从档案信息的查寻到案卷的调阅等环节都能以最快的速度、最少的时间提供优质服务,从而不断提高档案管理工作的社会效益和经济效益,进一步体现档案工作的社会价值。

(二)高校档案管理工作服务创新的使命

在明确高校档案管理工作服务创新内涵的基础上,进行新时期高校档案管理工作的整体创新是高校档案管理工作所肩负的历史使命。这就要求我们在档案的收集与整理上,不仅要注重量的积累,而且要有质的规定;在档案的保管与鉴定方面,不仅要沿用传统的方式与方法,而且要采用先进技术和手段;在档案的统计与利用方面,不仅要做到方便快捷,而且要立足服务创新,保证各项工作任务优质高效地完成。

(三)高校档案管理工作服务创新存在的问题

高校档案管理工作服务创新是一项涉及体制、观念、目标与任务等方面的系统工程,要想在短时间内一蹴而就,既不现实,也不可能。就目前而言,高校档案管理工作服务创新中存在的主要问题有:保密和开放问题;使用和保存问题;传统职能和现代职能的冲突问题;无偿提供和有偿服务问题等等。高校档案管理工作服务创新存在的这些问题需要我们的正视和面对,并要在创新中加以解决。

四、开展高校档案管理服务创新的基本思路

江泽民同志在党的十六大报告中指出:“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉”。这一深刻而具有划时代意义的至理名言,不仅清楚地告诉我们,一个民族、一个国家、一个政党要创新,而且明确地昭示我们,举国上下、各行各业、各项工作也要创新。那么,在全国高校深化教育改革、优化教育结构、坚持教育创新的今天,作为高校工作重要组成部分的

档案管理工作,如何开展服务创新,本文谨结合工作实际,谈点粗浅看法。

(一)增强高校档案管理工作的服务创新意识

随着高等教育事业的快速发展,教育创新工作也被提到重要议事日程。高校档案管理工作要适应教育创新的需要,就必须根据自己的工作职能、服务范围和服务对象,不断增强服务创新意识。这是因为服务创新意识是服务创新思想的升华,是服务创新行动的先导。如果我们缺乏服务创新意识,就不会思考服务创新工作,就不会在实际工作中摆脱过去的传统思维和陈规陋习的束缚,就不会有创造性地开展工作的勇气和胆识,就不会有超前的服务理念和全新的服务思路,就只会使我们的工作缩手缩脚、被动滞后、陷入困境。由此可见,增强高校档案管理工作的服务创新意识是高校坚持教育创新的必然要求,也是高校档案管理工作与时俱进、再铸辉煌的重要前提。

(二)建立高校档案管理工作的服务创新机制

在增强高校档案管理工作服务创新意识的基础上,建立档案管理工作的服务创新机制是开展高校档案管理工作服务创新的关键,这就要求我们的档案管理部门,要抓好管理与服务这两个关键。在管理方面,要按照《档案法》和教育部有关档案管理工作的规则与办法,结合高校实际,制定高校档案管理的实施细则,并明确相应的领导体制、工作职责、奖惩制度等;在服务方面,要制定高校档案管理服务创新的具体规定,不断引入竞争、激励、约束、奖惩机制,一改过去的坐等服务为上门服务,由被动服务变主动服务,由无偿服务变有偿服务,用开放式思维规划未来的服务。

(三)营造高校档案管理工作的服务创新氛围

要实现高校档案管理工作的服务创新,必须营造服务创新的工作环境和良好氛围,这是科学技术的发展和信息社会的到来给高校档案管理工作提出的新要求。如果我们的工作环境不佳,工作条件有限,工作思路陈旧死板,就会影响高校档案管理部门以及工作人员的工作积极性和创造性,服务创新的氛围就难以形成。要形成高校档案管理工作的良好氛围,高校在注重档案管理部门硬环境建设的同时,还要通过外出考察学习、参加档案业务培训和档案学术交流等方式,重视档案管理人员业务素质的提高。使其了解高校档案管理的最新动态和最新发展,不断更新自己的观念,开阔自己的视野。只有这样才能使高校档案管理工作做到信息灵、观念新、思路广、氛围好、服务精。

(四)突出高校档案管理工作的服务创新实绩

高校档案管理工作的服务创新,不是空洞的说教,更不是响亮的口号,而是服务创新的实绩,这也正是服务创新的根本目的。如果我们的档案管理部门,能在高校的改革、发展与建设中,认真负责地进行档案的收集与整理,科学有效地进行档案的鉴定与保管,积极主动地开展档案的统计与利用工作,就能完成好高校赋予我们的历史使命。如果我们的档案管理部门,能根据学校给予的人力、物力和财力情况,找准档案管理工作服务创新的突破口和着力点,开展诸如“公开档案网上发布”、“学校大事要事活动纪录”(光盘)、“学生成绩单中英文对照一览”、“档案实体信息库”、“文档自动转存控制系统”等服务项目的研究与开发,将会不断扩大高校档案管理工作为教学科研、师生员工以及整个社会的服务范围,将会大大提高高校档案管理工作在高校乃至全社会的地位,从而实现高校档案管理工作服务创新的宏伟目标。