方婧(福建工程学院，福建 福州 )  

印章是一个单位行使职权、对外联系和进行各种公务活动的凭证和标记，它是人们对单位身份的认可和执行的依据。高校办公室印章相对其他单位和机构的印章来说具有使用频率高、使用范围广等特点。高校办公室管理的印章，主要包括学校公章、钢印、法人签字章、学校密封章、学校校对章、校长办公室印章等多个重要且应用范围广的印章。印章管理工作既是高校办公室工作的基本内容，也是办公室工作的重要职能。要做好高校办公室的印章管理工作，首先要明确高校印章管理的重要性。  

一、高校印章管理的重要性  

“印章管理工作是实施学校公务活动的重要组成部分，也是高校办公室做好服务工作的基本职能”，高校印章管理工作的重要性不容忽视。其主要体现在印章的法律性、权威性和标志性三个方面。  

(一) 高校印章的法律性  

高校印章是学校与上级部门及社会各界进行联  

系的重要凭证，要对学校的文件、合同、申报材料和证件等负责。只有得到法律认可的单位和机构才具备刻制印章的资格，高校的各行政印章在公安机关登记备案后才能够使用，加盖了公章的公文和材料具有法律效力，“在社会和政治经济活动中产生的一切效果，都负有法律责任和法律义务。”  

(二) 高校印章的权威性  

高校印章在学校的管理及其参与其他社会活动中起着举足轻重的作用，是学校身份与权威的体现。以学校名义出具的证明、证书、发布的公文加盖了印章后就负有法律效力，在显示其法律效力的同时，也表明了其具有权威性。  

(三) 高校印章的标志性  

印章代表了一个单位的身份，高校印章一经启用，就是该校对内对外行使公务权利的标志。印章是高校表示对公文、证明等材料负责并标志该材料生效的凭证，有了印章这个标志，该材料才能被人们所承认和执行。  

二、高校印章管理的难点  

高校印章在管理过程中，总会遇到这样或那样的问题和难点，概括说来主要有以下四种情况:  

(一) 印章认识的误区  

有些师生对印章的法律性、权威性和严谨性认识不足，认为盖个章不是什么大不了的事情，随时随意就能盖了，不愿意办理用印审批手续。有些教职工认为和印章管理人员相熟，央求其给卖个人情，绕过用印手续直接盖章，这样会造成印章管理混乱，出了差错就无法追究责任。有些学生为了能利用学生证优惠购买火车票去旅游，填写的乘车区间是旅游目的地而非家庭所在地。如果印章管理人员没有认真核实，给这样的学生证盖了公章，不仅违反了诚信原则，也会给学校声誉带来负面影响。  

(二) 对用印程序的不了解与不理解  

有些教职工和学生，不了解学校印章的用印程序，没有办理任何用印手续就要求为其盖章。当工作人员对其解释完用印的程序后，部分师生认为还需填写用印审批单太麻烦，不理解用印审批手续的重要性，认为是持印者故意不给其行方便而大发脾气。或是有些学生要开在学证明，没有事先到所在院系开具证明就直接来校长办公室要求办理，相关工作人员让其先回院系开证明，学生理直气壮地说: 是辅导员让他们直接来办理的。这说明有些辅导员不仅自己对学校用印的手续不了解，还误导了学生，让学生来回奔波。这些情况下，工作人员只能耐心地向他们解释印章管理的严谨性和用印审批的重要性。  

(三) 紧急用印的处理  

有时候有些文件用印特别紧急，特别是一些上报文件或合同等，上级部门或是对方急着需要上报或带走，而分管校领导或者院系负责人出差或正在开会，此时用印管理人员就要能准确判断其是否属实，在向办公室主任汇报后先行盖章再补办用印审批手续。但是有些教职工为图自己方便，一味地强调他经办的事有多紧急或者是多么特殊，没有用印审批单，也没有校领导的批示就要求先为他盖章后再补办手续，而事后也往往不能够及时地补交用印审批单。用印材料是否真的紧急，内容是否没有问题，都需要印章管理人员的认真核实和准确判断。  

(四) 大批量用印的处理  

在新学年开学初所有新生的学生证需要加盖学校公章和钢印，学年末所有毕业生的毕业证、学位证、毕业生推荐表等大量的毕业材料要加盖学校公章、校长签字章和钢印，此外，每年的 7 月份还有大量的录取通知书需要加盖公章，这些都是大批量的用印，如果不能合理安排时间，就会造成办公室拥堵、师生们排了一天的队也盖不上章的情况，而且很容易造成混乱。所以每当遇到需要大批量用印的情况，一定要提前安排好用印时间，让各院系按顺序分时段来盖章。  

三、高校印章管理的办法  

面对高校印章管理工作的重要性，针对印章管理过程中的难点，笔者结合印章管理工作的经验，总结出一套高校印章管理的具体办法。  

(一) 印章的保管与存放  

根据相关规定，学校的正式印章、法人签字章等都应指定由校长办公室中的专人保管。按照保密要求，应将各类印章存放在保险柜等安全、牢固、保密的地方。印章管理人员应明确印章保管与存放的重要性，牢固树立保密意识、养成保密习惯，做到随用随锁，切忌麻痹大意。印章使用频率较高，日积月累，印章上难免会留下许多污渍、灰尘、多余的印油等，如不及时清洁，会使印章字迹模糊不清，影响盖章质量。因此，印章保管人员应根据用印的频率经常擦拭印章“一般情况下，可一至两个月清洗一次，既保护了印章，也确保了盖章的质量”。  

(二) 用印的规范  

用印人要认真填写《用印审批单》，写明用印单位、份数、文件标题、用印人，经部门(单位) 负责人、校办负责人、分管校领导或主要校领导签字审批后方可用印。凡是必须使用校领导公务印章的文件、资料，各职能部门填写《用印审批单》，必须经校领导本人审阅同意后，方可用印。以学校名义对内外印发的公文，必须由主办部门拟稿，主办部门负责人审批签发; 由多个部门联合发文(或印发文件涉及到其他职能部门的) ，除主办部门负责人核稿签发外，还需有关部门负责人会审(签字) ，文件由校长办公室秘书及负责人核稿、修改后提交分管校领导签发，再由校长办公室登记、编号、用印、存档。以学校名义签署的合同书、协议书、意向书以及向上级主管部门等报送的各类统计报表、审批表、申报表等重要文本和材料，须由主管部门提供文本(报表) ，署明编报人(或联系人) ，部门负责人审核签字，报分管校领导签字批准，由校长办公室用印并留存。重要的对外经济合同须经法律顾问审核签字，报校长(法人代表) 签字审批后，方可用印。办理工作证、学生证、职称证、医疗证，各类毕业证书、学位证书(肄业证书、结业证书、学历证明) ，发放招生录取通知，聘书、奖励证书等常规证书、证明等，须由各主管职能部门审核签字后，填写用印审批单，并附名册、名单，经分管校领导签字审批后，方可用印。而教工办理工作证、聘书等，须由人事部门负责人签字批准后，方可用印。学生开在学证明，须提供所在院系出具的证明并加盖院系印章后方可办理并用印; 学生毕业证书、学位证书等补办盖章须由所在院系确认后用文件袋将证书密封并盖密封章后方可用印，若无密封，不予办理; 补办学生证由学工处统一办理，须提供登报遗失声明，用印审批单由学工处负责人审核签章后方可用印。凡向外申报的科研立项、专利立项，科技成果评审和各协会、学会入会等，由用印申请人所在单位报科研处，并填写用印审批单，经科研处负责人签字审批后，方可用印。教改立项结题和教学成果申报、教研立项申报结题等由教务处统一审核，填写用印审批单，报分管校领导批准后，方可用印。综上所述，高校的印章管理是一项繁复却重要的工作，作为高校的印章管理人员，要明确印章管理的重要性，严于律己，树立服务意识、规范用印程序、保证印章质量，为学校的管理、教学和科研服务，为校领导和广大师生服务。