如何加强与完善高校办公室行
政管理的精细化
文 / 天津商业大学宝德学院 顾盼
精细化管理是一种特殊的管理方式，在各行业中都可以普遍适用，并且也是一个良好的发展趋势。对高校办公室进行精细化管理最重要的目标就是实现高校办公室的科学化管理，始终做到社会分工明确和服务质量精细。以目前的状态来看，在我国高校办公室行政管理这个方面看，仍存在诸多问题，并未做好充分化的精细管理，导致办公室的管理效率不高。因此，在进行实际管理的过程中要对问题进行及时的分析与研究，及时探讨相应的管理措施，有效进行应对，进一步提高办公室行政管理的效率。
一、高校对办公室进行行政管理时存在的问题
（一）管理目标模糊
对高校办公室进行行政管理时，要始终秉持以下几个原则：科学化、制度规范化、以人为本。在实施高校办公室行政精细化管理时，办公人员是主要的管理对象，也是办公室中最重要的组成部分，因此必须要重视他们的发展和进步。对办公人员实施精细化行政管理，就要时刻注意他们在工作中的实际需求，可以建立清晰的管理目标以及他们的综合素质提升行政事务处的办公效率和行政运转效率。无论是制定相关管理制度还是实施管理行为，一定要趋利避害，始终遵循原则，这样才可以在正确的方向上引导精细化管理的实践，充分进行研究和分析。高校办公室在办公过程中，做到有章可循、工作有序，完善工作制度，创建合理的办公程序，将事务变得程序化和条理化，充分发挥个体力量，这样才能事半功倍。另外，高校办公室必须要有严明的组织纪律，在高校办公室里，事务繁杂是常会出现的现象，办公人员作为相关事务的参与者，时刻都要充分发挥自身的主观意识。作为管理者，要做到以人为本，时刻关注办公室员工的实际需要，促进员工各方面的可持续发展。就当前形势，我国高校办公室相关管理人员缺乏明确的管理目标，依旧采用过去的管理模式，不能进行及时创新，依靠经验办公，管理计划缺乏组织性，不能做到实事求是。同时，还缺乏完善的绩效考核制度，分工不明确，职责与绩效不能联系到一起，最终导致办公室成员的工作积极性缺失，员工缺乏归属感，遇到问题易出现推脱责任的不良现象。
（二）管理缺乏科学的量化方式
高校办公室行政管理缺乏科学的量化方式，主要表现在以下几方面：不能有效区分员工的品德、能力以及绩效；不能向员工及时阐明岗位特点，以及工作性质，标准不够量化；具体情况不能进行具体分析，严重缺乏针对性；量化指标的设定比较盲目，没有充分结合实际需要，实践缺乏可操作性，甚至有些员工在工作中耍一些小聪明，工作投机取巧，对待工作不严肃，态度不认真。
（三）管理人员意识以及素养不高
高校对办公人员进行精细化管理，培养办公人员行政管理精细化意识是前提。只要具备了完善的意识，在日后的办公室规章制度指定的时候，才会变得更加客观、更加的细致，对管理不足的地方可以做出更好地更改，促进制定标准变得更加具体化和科学化。根据对高校办公室行政管理程度的调查结果看，高校中许多办公人员缺乏这种意识，导致在工作中频繁出现漏洞，管理水平较低，甚至出现停滞不前的现象。高校办公室行政人员管理水平不高，自身理论不够，不能做到与时俱进。在工作中，员工会以自我为中心，缺少工作细化的意识，团结合作的精神严重匮乏，创新意识极弱，工作懒散，敷衍了事，对待工作任务得过且过，贪图享乐。
二、实施高校办公室行政管理精细化的有效对策
（一）明确管理目标，细化以及量化工作流程
在实践中，办公室管理人员要有明确的管理目标，严格要求每位成员按照一定的工作流程办事。为全面实现高校办公室行政管理精细化的目标，可以从以下方面入手。第一，要保证权责明确，相互制衡。优良的工作流程要以专业水平进行划分，从而能提高工作效率。校长办公室按照专业化分，可以分为秘书科、督办科、行政科以及合同管理科。秘书科的主要职责是进行文字编辑，起草相关材料；行政科主要职能是办理活动事项，负责给相关员工开会；督办科主要职责是对领导下发的决策进行监督和反馈；合同科主要职能是对合同进行审查，以及起草相关合同。这种专业化的分工和办公职能的划分，可以将工作变得更精细，确保办公室中各项工作有条不紊地进行。另外，优良的工作流程，可以使管理目标变得更加明确清晰，各个环节之间相互联动，形成环环相扣的链条，实现工作的无缝对接。既能保证工作效率，又可以减少工作的差错。
（二）制度化加深精确化管理
在进行精细化管理的过程中，要将精细化的理念渗透每位员工的意识之中，制定一套合理的管理制度。对于重大的事项，可以集体进行决策，民主讨论，提升管理决策质量，以此可以激励员工的参与度，约束员工的负面行为。每位员工都要依照规则制度做事，做到有责可循，相互配合、相互监督。同时还要建立监督渠道，有助于形成互助的监督管理机制。
（三）重视员工管理意识，培养员工高度职业素养
管理人员要根据岗位的特点，加强管理调研力度，结合高校办公室里实际情况，制定出符合办公室行政管理的规则制度。制定的标准要符合“细化”“精化”的特点，把管理工作进行细化分解，同时要考虑工作性质的不同，采用积极精细的管理手段，对工作任务进行合理分配。各个领导也要发挥自身作用，带动同事营造积极向上的工作氛围，以及保持和谐融洽的工作环境。与此同时，要加强员工的宣传教育工作，更努力的落实员工福利制度，以确保员工利益得到有效保障，这样才能激励员工工作参与性，每位员工才会更加愿意感受集体荣誉感。在实际工作中，每位员工都要有经济化的意识，深层次培养团队意识。行政管理人员要对办公室员工构建多方位、多方向的学习平台，赋予员工更多的培训机会，加强员工的理论知识以及操作能力，保证每位员工都可以向着高素养、高品质、高能力的人才方面发展。高校办公室人员在接待外来人员时，外来人员情绪往往是负面的，相关人员听的多难免会产生负面厌烦心理，因此要采取适当的措施，冷静应对、沉着处理，避免将负面情绪带入工作中，影响自身的工作心情。必要时刻可以与人进行沟通，根据具体情况选择沟通方式，以保证日常工作的正常进行，保证工作效率。
三、结语
总之，每位高校办公室行政人员都要具备良好的沟通能力，以便保证高效的沟通效率和办事效率。根据管理的对象不同，以及各个对象的特点，要采用不同的沟通方式。笔者以高校办公室行政管理人员作为研究对象，依据行政管理精细化实施过程中所出现的问题，讨论解决这些问题的必要策略。虽然办公室工作比较复杂，但是只要参照以上的方式就可以解决。在今后的实施过程中，管理人员要善于总结经验，进行探索，并且要不断地提升自身工作能力，保证自身工作效率。