做好办公室工作浅析  

蒋慧（大连交通大学辽宁大连116028）  

一、办公室工作的特点  

(一)办公室是枢纽部门  

办公室工作是承上启下的工作，要搞好上下级之间、各部门之间的平衡和沟通。在一个单位里，领导与员工之间的交流渠道是否通畅，工作关系和人际关系是否和谐，很大程度上在于办公室这个“枢纽”是否通达通畅。办公室一般承担着多个层次、多个部门以及对外的工作联系与沟通工作，所以“枢纽”作用的好坏，关系一个单位工作的质量与成绩，办公室主要的沟通工作有：与领导沟通，以准确领会领导工作意图，把工作做到位；与上级部门沟通，以确保政策的上传下达；与各部门沟通，以保证及时有序地完成工作任务；与具体服务部门沟通，以保障工作部门顺畅地落实工作任务；与有关单位沟通，以借助外力强化自身工作。办公室工作人员只有把这些关系处理好、沟通好，真正使办公部门成为中心枢纽部门，才能在全局工作中起到重要作用。  

(二)办公室是参谋助手  

办公室是一个参谋部门，其工作人员应该是领导层的助手。如果把办公室单纯地理解为后勤服务部门，而忽视参谋助手作用，办公室就会变成一个“勤杂部门”，工作人员则会陷进纷繁零碎的琐事当中，做一些无效工作，降低工作效率。办公室应该是决策层的“外脑”。领导工作既重要又繁忙，有些工作需要办公部门想在前面，做到前面。按照本单位的工作性质与工作任务，办公室应该站在领导层的高度，想到位，准备好，服务好。要尽最大的努力，把工作想到领导之前，做到及时提示领导，围绕工作进程做好准备工作，起到领导“外脑”的作用。办公室应该是决策层“思想库”。每位办公室工作人员都应当是个研究人员。办公室工作人员要有意识地掌握工怍动态、了解信息，深入地进行调查研究。没有调查研究，就谈不上参谋助手，给领导提供决策便没有依据。办公室应该是决策层的“问题词典”。办公室要成为一个单位的“管闲事部门”，工作人员要成为一个单位的“有心人”。如何当一个“有心人”，问“闲事”、管“闲事”，关注单位各个层面的工作以及员工动态等情况，做到见微知著，迅速汇报，立即解决，而不能放之任之。要给领导层当好助手，凡是工作中能够涉及到的问题，都要做到心中有数，及时向领导汇报，这样才能减少管理环节中的疏漏。  

(三)办公室是服务平台  

服务是办公室重要工作之一。办公室的整体工作水平如何，体现在其服务水平上。服务工作又是很繁杂很难做的一项工作，因此，做好服务工作，要求办公室工作人员有服务观念和服务能力。第一，要有服务意识。工作人员要牢固树立服务意识，时刻牢记自己是服务部门中的一员。要认识到只有靠自己的服务到位，才能提高本部门的工作质量。要彻底扭转身居中枢部门唯我独尊的不正确意识。办公室服务是多层次的，既要服务于上级；也要服务于下级，既要服务于本单位各部门也要服务于其它关系单位。第二要有服务标准。服务需要量化也需要标准。要确定服务事项、研究服务内容、制定服务标准。服务要到位，但不能过度。服务不到位会达不到效果，服务过度会事与愿违。第三要有实际行动。有了服务意识和服务标准，没有实际行动，等于不作为。所以，关键在于行动。要做到及时、勤快、不误事，才能不断提高服务质量和服务水平。同时要在细节上下功夫，确保不出偏差，不出问题，不断提升参谋水平和智能服务质量。  

(四)办公室是协调机构  

综合协调和后勤保障，都是办公室正常的工作内容。综合协调是保证决策执行的主要方法和手段，要搞好协调，成为一个单位有力的协调机构，工作人员就要有创造性的工作，既要当好参谋助手；又要当好勤务员。掌握原则，正确处理好上级与下级、各部门之间的关系是关键。  

(五)办公室是督办单位  

督办检查是保证工作落实的前提。按照一年工作的整体目标和任务分解，办公部门要负责各项工作进展情况的检查，要适时把工作进程向上级汇报，对每个阶段的工作要做到心中有数。把各个工作环节发生的问题或将要发生的问题及时提出，做到防患于未然。  

二、做好办公室工作的要素  

(一)把握政治方向  

办公室工作人员必须认清新形势，才能看准方向。要始终在立足全局、服从和服务于全局的基础上，吃透上情、掌握下情、找准结合点，创造性地开展好工作。第一，要适应政治形势，不断提出新的要求。当前落实科学发展观、加强执政能力建设、大力推进依法行政、科学行政、论文范文行政、着力构建和谐社会的新形势，对各级办公部门提出了新的要求，这就需要办公部门工作人员跟上新形势，跟上时代的发展和要求，紧紧围绕新形势下的办公室工作做好自己的工作。办公室工作人员要有尽快适应新形势的能力，坚持以人为本，坚持创新发展，要以更加开阔的视野，更超前的眼光，立足更高的层面，通过自身的努力，让整体工作锦上添花。第二，要适应本单位工作提出的新要求。由于办公室本身层次不同，功能不同，办公内容也就不同。每个单位的办公室都有自己独特的工作内容和要求。因此，办公室工作人员要研究所在部门的办公室工作特点，掌握其运行规律，发挥自身特长，创造性地开展工作。第三，要适应办公室自身发展提出了新要求。随着经济的发展和客观形势的变化，办公室工作的内容和性质也发生了很大的变化。承担的任务越来越多，也越来越重。办公室的工作内容更加丰富、责任更加重大，工作知识化、专业化程度越来越高，参与处理的突发性、紧急性事情越来越多，工作量大，工作领域越来越宽。这些都对办公室工作提出了新的更高的要求。结合自身实际，实现全方位的工作转变，是摆在办公室工作人员面前的一个课题。如何适应新办公室整体工作的改变，以良好的状态投入到工作当中去，是对每个办公室工作人员的考验。  

(二)提高自身素质  

办公室工作人员应该是个“全才”，或者尽力做到“全才”。知识越丰富，水平越高，工作质量就越高。首先要丰富基础知识，加强学习。除围绕工作学习一些基础知识以外，还要随时学习党和政府的有关政策法规，只有这样才能适应工作需要。另外，办公室工作人员还要掌握公文写作知识，要有一定的文学等方面的知识。其次要提高写作能力。文字能力是办公室工作人员必不可少的工作能力之一。每个办公室工作人员都要熟练掌握公文写作知识与技巧，要做到能起草通知、报告、总结等一般性文件，了解公文的用途，掌握公文结构，自由运用公文形式开展工作。此外还要加强自身修养，知道什么样的事该做，什么样的事不该做，适度做事，关注来自各方面的评价。  

(三)树立服务意识  

办公室的服务对象一般分三个层次，即领导层、机关和基层。办公室要超前运筹，站得高、想在前，为领导决策提供准确、全面、详实的情况和富有针对性、可行性的决策建议。要及时准确掌握丰富信息，对信息进行必要的筛选，然后提供给决策层。同时要深入调查研究，为领导提供有分析、有建议、有重要价值的参考依据，提出抓得准、用得上、适用性强的措施，真正调研到关键处、参谋到点子上、服务到决策中。  

(四)当好参谋助手  

当好参谋助手，要有一定的素质和工作经验。具体来讲要当好三个参谋：一是“顺向”参谋，即紧随领导层决策的方向进行“辅助性参谋”。二是“逆向”参谋，即领导层的决策意图不符合实际情况时要进行“劝阻性参谋”。三是“侧向”参谋，即领导层在集中主要精力考虑某一方面工作时，要为避免领导顾此失彼而进行“提示性参谋”。此外，要坚持认真负责的态度，要兢兢业业，一丝不苟，努力提高政务工作的质量。  

(五)加强协调能力  

要增强主动性。上级决策一旦作出，办公室既要主动当好“吹鼓手”，组织动员，加油鼓劲，主动协调，充分调动各级各部门的积极性和创造性；又要当好“勤务员”，为各级各部门执行决策铺路搭桥、排忧解难。要善于根据领导的授权和意图，按职责分工分解任务，也要机动灵活地处理分工不明确的问题。要进一步加强上下级之间、部门与部门之间的协调，理顺方方面面的关系，为有力执行上级决策创造良好外部环境。