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做好办公室工作浅析
时间:2019-09-05 11:14    阅读量:

做好办公室工作浅析  

慧(大连交通大学辽宁大连116028  

一、办公室工作的特点  

(一)办公室是枢纽部门  

办公室工作是承上启下的工作要搞好上下级之间各部门之间的平衡和沟通在一个单位里领导与员工之间的交流渠道是否通畅工作关系和人际关系是否和谐很大程度上在于办公室这个“枢纽”是否通达通畅办公室一般承担着多个层次、多个部门以及对外的工作联系与沟通工作所以“枢纽”作用的好坏关系一个单位工作的质量与成绩办公室主要的沟通工作有与领导沟通以准确领会领导工作意图把工作做到位;与上级部门沟通以确保政策的上传下达;与各部门沟通以保证及时有序地完成工作任务;与具体服务部门沟通以保障工作部门顺畅地落实工作任务;与有关单位沟通以借助外力强化自身工作办公室工作人员只有把这些关系处理好、沟通好真正使办公部门成为中心枢纽部门才能在全局工作中起到重要作用  

(二)办公室是参谋助手  

办公室是一个参谋部门其工作人员应该是领导层的助手如果把办公室单纯地理解为后勤服务部门而忽视参谋助手作用办公室就会变成一个“勤杂部门”工作人员则会陷进纷繁零碎的琐事当中做一些无效工作降低工作效率办公室应该是决策层的外脑领导工作既重要又繁忙有些工作需要办公部门想在前面做到前面按照本单位的工作性质与工作任务办公室应该站在领导层的高度想到位准备好服务好要尽最大的努力把工作想到领导之前做到及时提示领导围绕工作进程做好准备工作起到领导外脑的作用办公室应该是决策层“思想库”每位办公室工作人员都应当是个研究人员办公室工作人员要有意识地掌握工怍动态了解信息深入地进行调查研究没有调查研究就谈不上参谋助手给领导提供决策便没有依据办公室应该是决策层的“问题词典”办公室要成为一个单位的“管闲事部门”工作人员要成为一个单位的“有心人”如何当一个“有心人”“闲事”、管“闲事”关注单位各个层面的工作以及员工动态等情况做到见微知著迅速汇报立即解决而不能放之任之要给领导层当好助手凡是工作中能够涉及到的问题都要做到心中有数及时向领导汇报这样才能减少管理环节中的疏漏  

(三)办公室是服务平台  

服务是办公室重要工作之一办公室的整体工作水平如何体现在其服务水平上服务工作又是很繁杂很难做的一项工作因此做好服务工作要求办公室工作人员有服务观念和服务能力第一要有服务意识工作人员要牢固树立服务意识时刻牢记自己是服务部门中的一员要认识到只有靠自己的服务到位才能提高本部门的工作质量要彻底扭转身居中枢部门唯我独尊的不正确意识办公室服务是多层次的既要服务于上级;也要服务于下级既要服务于本单位各部门也要服务于其它关系单位第二要有服务标准服务需要量化也需要标准要确定服务事项、研究服务内容、制定服务标准服务要到位但不能过度服务不到位会达不到效果服务过度会事与愿违第三要有实际行动有了服务意识和服务标准没有实际行动等于不作为所以关键在于行动要做到及时勤快、不误事才能不断提高服务质量和服务水平同时要在细节上下功夫确保不出偏差不出问题不断提升参谋水平和智能服务质量  

(四)办公室是协调机构  

综合协调和后勤保障都是办公室正常的工作内容综合协调是保证决策执行的主要方法和手段要搞好协调成为一个单位有力的协调机构工作人员就要有创造性的工作既要当好参谋助手;又要当好勤务员掌握原则正确处理好上级与下级、各部门之间的关系是关键  

(五)办公室是督办单位  

督办检查是保证工作落实的前提按照一年工作的整体目标和任务分解办公部门要负责各项工作进展情况的检查要适时把工作进程向上级汇报对每个阶段的工作要做到心中有数把各个工作环节发生的问题或将要发生的问题及时提出做到防患于未然  

二、做好办公室工作的要素  

(一)把握政治方向  

办公室工作人员必须认清新形势才能看准方向要始终在立足全局、服从和服务于全局的基础上吃透上情、掌握下情、找准结合点创造性地开展好工作第一要适应政治形势不断提出新的要求当前落实科学发展观、加强执政能力建设、大力推进依法行政、科学行政、论文范文行政、着力构建和谐社会的新形势对各级办公部门提出了新的要求这就需要办公部门工作人员跟上新形势跟上时代的发展和要求紧紧围绕新形势下的办公室工作做好自己的工作办公室工作人员要有尽快适应新形势的能力坚持以人为本坚持创新发展要以更加开阔的视野更超前的眼光立足更高的层面通过自身的努力让整体工作锦上添花第二要适应本单位工作提出的新要求由于办公室本身层次不同功能不同办公内容也就不同每个单位的办公室都有自己独特的工作内容和要求因此办公室工作人员要研究所在部门的办公室工作特点掌握其运行规律发挥自身特长创造性地开展工作第三要适应办公室自身发展提出了新要求随着经济的发展和客观形势的变化办公室工作的内容和性质也发生了很大的变化承担的任务越来越多也越来越重办公室的工作内容更加丰富、责任更加重大工作知识化、专业化程度越来越高参与处理的突发性、紧急性事情越来越多工作量大工作领域越来越宽这些都对办公室工作提出了新的更高的要求结合自身实际实现全方位的工作转变是摆在办公室工作人员面前的一个课题如何适应新办公室整体工作的改变以良好的状态投入到工作当中去是对每个办公室工作人员的考验  

(二)提高自身素质  

办公室工作人员应该是个“全才”或者尽力做到“全才”知识越丰富水平越高工作质量就越高首先要丰富基础知识加强学习除围绕工作学习一些基础知识以外还要随时学习党和政府的有关政策法规只有这样才能适应工作需要另外办公室工作人员还要掌握公文写作知识要有一定的文学等方面的知识其次要提高写作能力文字能力是办公室工作人员必不可少的工作能力之一每个办公室工作人员都要熟练掌握公文写作知识与技巧要做到能起草通知、报告、总结等一般性文件了解公文的用途掌握公文结构自由运用公文形式开展工作此外还要加强自身修养知道什么样的事该做什么样的事不该做适度做事关注来自各方面的评价  

(三)树立服务意识  

办公室的服务对象一般分三个层次即领导层、机关和基层办公室要超前运筹站得高、想在前为领导决策提供准确、全面、详实的情况和富有针对性、可行性的决策建议要及时准确掌握丰富信息对信息进行必要的筛选然后提供给决策层同时要深入调查研究为领导提供有分析、有建议、有重要价值的参考依据提出抓得准、用得上、适用性强的措施真正调研到关键处、参谋到点子上、服务到决策中  

(四)当好参谋助手  

当好参谋助手要有一定的素质和工作经验具体来讲要当好三个参谋:一是“顺向”参谋即紧随领导层决策的方向进行“辅助性参谋”二是“逆向”参谋即领导层的决策意图不符合实际情况时要进行“劝阻性参谋”三是“侧向”参谋即领导层在集中主要精力考虑某一方面工作时要为避免领导顾此失彼而进行“提示性参谋”此外要坚持认真负责的态度要兢兢业业一丝不苟努力提高政务工作的质量  

(五)加强协调能力  

要增强主动性上级决策一旦作出办公室既要主动当好“吹鼓手”组织动员加油鼓劲主动协调充分调动各级各部门的积极性和创造性;又要当好“勤务员”为各级各部门执行决策铺路搭桥、排忧解难要善于根据领导的授权和意图按职责分工分解任务也要机动灵活地处理分工不明确的问题要进一步加强上下级之间、部门与部门之间的协调理顺方方面面的关系为有力执行上级决策创造良好外部环境  

 

 

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