做好办公室工作浅析
蒋慧(大连交通大学辽宁大连116028)
一、办公室工作的特点
(一)办公室是枢纽部门
办公室工作是承上启下的工作,要搞好上下级之间、各部门之间的平衡和沟通。在一个单位里,领导与员工之间的交流渠道是否通畅,工作关系和人际关系是否和谐,很大程度上在于办公室这个“枢纽”是否通达通畅。办公室一般承担着多个层次、多个部门以及对外的工作联系与沟通工作,所以“枢纽”作用的好坏,关系一个单位工作的质量与成绩,办公室主要的沟通工作有:与领导沟通,以准确领会领导工作意图,把工作做到位;与上级部门沟通,以确保政策的上传下达;与各部门沟通,以保证及时有序地完成工作任务;与具体服务部门沟通,以保障工作部门顺畅地落实工作任务;与有关单位沟通,以借助外力强化自身工作。办公室工作人员只有把这些关系处理好、沟通好,真正使办公部门成为中心枢纽部门,才能在全局工作中起到重要作用。
(二)办公室是参谋助手
办公室是一个参谋部门,其工作人员应该是领导层的助手。如果把办公室单纯地理解为后勤服务部门,而忽视参谋助手作用,办公室就会变成一个“勤杂部门”,工作人员则会陷进纷繁零碎的琐事当中,做一些无效工作,降低工作效率。办公室应该是决策层的“外脑”。领导工作既重要又繁忙,有些工作需要办公部门想在前面,做到前面。按照本单位的工作性质与工作任务,办公室应该站在领导层的高度,想到位,准备好,服务好。要尽最大的努力,把工作想到领导之前,做到及时提示领导,围绕工作进程做好准备工作,起到领导“外脑”的作用。办公室应该是决策层“思想库”。每位办公室工作人员都应当是个研究人员。办公室工作人员要有意识地掌握工怍动态、了解信息,深入地进行调查研究。没有调查研究,就谈不上参谋助手,给领导提供决策便没有依据。办公室应该是决策层的“问题词典”。办公室要成为一个单位的“管闲事部门”,工作人员要成为一个单位的“有心人”。如何当一个“有心人”,问“闲事”、管“闲事”,关注单位各个层面的工作以及员工动态等情况,做到见微知著,迅速汇报,立即解决,而不能放之任之。要给领导层当好助手,凡是工作中能够涉及到的问题,都要做到心中有数,及时向领导汇报,这样才能减少管理环节中的疏漏。
(三)办公室是服务平台
服务是办公室重要工作之一。办公室的整体工作水平如何,体现在其服务水平上。服务工作又是很繁杂很难做的一项工作,因此,做好服务工作,要求办公室工作人员有服务观念和服务能力。第一,要有服务意识。工作人员要牢固树立服务意识,时刻牢记自己是服务部门中的一员。要认识到只有靠自己的服务到位,才能提高本部门的工作质量。要彻底扭转身居中枢部门唯我独尊的不正确意识。办公室服务是多层次的,既要服务于上级;也要服务于下级,既要服务于本单位各部门也要服务于其它关系单位。第二要有服务标准。服务需要量化也需要标准。要确定服务事项、研究服务内容、制定服务标准。服务要到位,但不能过度。服务不到位会达不到效果,服务过度会事与愿违。第三要有实际行动。有了服务意识和服务标准,没有实际行动,等于不作为。所以,关键在于行动。要做到及时、勤快、不误事,才能不断提高服务质量和服务水平。同时要在细节上下功夫,确保不出偏差,不出问题,不断提升参谋水平和智能服务质量。
(四)办公室是协调机构
综合协调和后勤保障,都是办公室正常的工作内容。综合协调是保证决策执行的主要方法和手段,要搞好协调,成为一个单位有力的协调机构,工作人员就要有创造性的工作,既要当好参谋助手;又要当好勤务员。掌握原则,正确处理好上级与下级、各部门之间的关系是关键。
(五)办公室是督办单位
督办检查是保证工作落实的前提。按照一年工作的整体目标和任务分解,办公部门要负责各项工作进展情况的检查,要适时把工作进程向上级汇报,对每个阶段的工作要做到心中有数。把各个工作环节发生的问题或将要发生的问题及时提出,做到防患于未然。
二、做好办公室工作的要素
(一)把握政治方向
办公室工作人员必须认清新形势,才能看准方向。要始终在立足全局、服从和服务于全局的基础上,吃透上情、掌握下情、找准结合点,创造性地开展好工作。第一,要适应政治形势,不断提出新的要求。当前落实科学发展观、加强执政能力建设、大力推进依法行政、科学行政、论文范文行政、着力构建和谐社会的新形势,对各级办公部门提出了新的要求,这就需要办公部门工作人员跟上新形势,跟上时代的发展和要求,紧紧围绕新形势下的办公室工作做好自己的工作。办公室工作人员要有尽快适应新形势的能力,坚持以人为本,坚持创新发展,要以更加开阔的视野,更超前的眼光,立足更高的层面,通过自身的努力,让整体工作锦上添花。第二,要适应本单位工作提出的新要求。由于办公室本身层次不同,功能不同,办公内容也就不同。每个单位的办公室都有自己独特的工作内容和要求。因此,办公室工作人员要研究所在部门的办公室工作特点,掌握其运行规律,发挥自身特长,创造性地开展工作。第三,要适应办公室自身发展提出了新要求。随着经济的发展和客观形势的变化,办公室工作的内容和性质也发生了很大的变化。承担的任务越来越多,也越来越重。办公室的工作内容更加丰富、责任更加重大,工作知识化、专业化程度越来越高,参与处理的突发性、紧急性事情越来越多,工作量大,工作领域越来越宽。这些都对办公室工作提出了新的更高的要求。结合自身实际,实现全方位的工作转变,是摆在办公室工作人员面前的一个课题。如何适应新办公室整体工作的改变,以良好的状态投入到工作当中去,是对每个办公室工作人员的考验。
(二)提高自身素质
办公室工作人员应该是个“全才”,或者尽力做到“全才”。知识越丰富,水平越高,工作质量就越高。首先要丰富基础知识,加强学习。除围绕工作学习一些基础知识以外,还要随时学习党和政府的有关政策法规,只有这样才能适应工作需要。另外,办公室工作人员还要掌握公文写作知识,要有一定的文学等方面的知识。其次要提高写作能力。文字能力是办公室工作人员必不可少的工作能力之一。每个办公室工作人员都要熟练掌握公文写作知识与技巧,要做到能起草通知、报告、总结等一般性文件,了解公文的用途,掌握公文结构,自由运用公文形式开展工作。此外还要加强自身修养,知道什么样的事该做,什么样的事不该做,适度做事,关注来自各方面的评价。
(三)树立服务意识
办公室的服务对象一般分三个层次,即领导层、机关和基层。办公室要超前运筹,站得高、想在前,为领导决策提供准确、全面、详实的情况和富有针对性、可行性的决策建议。要及时准确掌握丰富信息,对信息进行必要的筛选,然后提供给决策层。同时要深入调查研究,为领导提供有分析、有建议、有重要价值的参考依据,提出抓得准、用得上、适用性强的措施,真正调研到关键处、参谋到点子上、服务到决策中。
(四)当好参谋助手
当好参谋助手,要有一定的素质和工作经验。具体来讲要当好三个参谋:一是“顺向”参谋,即紧随领导层决策的方向进行“辅助性参谋”。二是“逆向”参谋,即领导层的决策意图不符合实际情况时要进行“劝阻性参谋”。三是“侧向”参谋,即领导层在集中主要精力考虑某一方面工作时,要为避免领导顾此失彼而进行“提示性参谋”。此外,要坚持认真负责的态度,要兢兢业业,一丝不苟,努力提高政务工作的质量。
(五)加强协调能力
要增强主动性。上级决策一旦作出,办公室既要主动当好“吹鼓手”,组织动员,加油鼓劲,主动协调,充分调动各级各部门的积极性和创造性;又要当好“勤务员”,为各级各部门执行决策铺路搭桥、排忧解难。要善于根据领导的授权和意图,按职责分工分解任务,也要机动灵活地处理分工不明确的问题。要进一步加强上下级之间、部门与部门之间的协调,理顺方方面面的关系,为有力执行上级决策创造良好外部环境。