改进机关会风 普及视频会议

金真（上海移动网络部互联互通部）

文风会风体现一个单位的文化内涵及管理效率，务实高效的文风会风是一个单位战斗力的保证。改进文风会风已提了多年，但是不少机关、企业依然存在着文山会海的弊病，一定程度上影响着工作效率。近来笔者参与了提升企业会风的工作实践，有一些个人体会与大家分享。

会议大多数是由机关部门发起，基层单位参与。提升会风，就要进一步突出以人为本的服务文化，以服务基层为指导思想，首先抓住重点问题进行突破和改进，致力打造低成本、高效率的管理体系，提升人员的凝聚力和战斗力，促进运营能力的提高。

在向基层单位员工就会风问题进行调研后得出一个初步结论，就是应优先改善“基层忙于应付各类会议”这一最为显性并且涉及广大基层员工切身利益的问题。改善这一问题有助于实现两个目标，一是减少员工参会成本，减轻员工“身体负担”，体现真心真意关爱员工的理念，这是直接目标；二是降低企业管理成本，提升生产运营效率，这是间接目标。

随着地级单位职能范围的不断扩大，属地与机关各部室的联系更加紧密和频繁。在机关部室主办的会议中，有相当一部分需要属地单位参加，如财务、建设、计划等条线的例会。属地各条线的领导及员工时常天南地北频繁奔波，不是在去开会的路上，就是在开会回去的路上，甚至时常需要“串会”。

属地员工参加机关主办的会议会导致两方面成本的增加：

（一）员工个人成本增加。通过访谈了解到，会多是普遍现象，是企业不断成长、属地职能不断扩大的直接产物。但是会多还不是员工自身感受的最大问题，最大问题是个人的参会成本大。从属地单位至总部参会的交通成本及可能发生的餐费成本需参会者自行承担，大大增加了员工个人的生活支出，引起员工对“文山会海”和“机关低效作风”的抱怨。

在目前物价成本不断攀升的现实环境下，频繁赴市区参会自然使一些员工形成了“帮单位干活还要自己倒贴”的概念。以上海南部郊区的属地公司为例，通过地面公交 + 轨道交通的方式到市区总部开一次会，来回的交通成本约在 30 元，午饭自理约 15 元，开一次会的成本在 45 元左右，如果一周参加两次会议，成本就要90元左右，这对普通员工来说是一笔不小的开支。此外，如果会议安排在早上 9 点，许多郊区员工可能 6 点多就得出门；如果会议开一天，回到家可能已经过了正常的晚饭时间，身体上的“隐形成本”也不容小觑。

（二）企业生产成本增加。根据日本太阳公司分析的现场会议成本计算公式：现场会议成本 = 每小时平均工资的 3 倍×2×开会人数×会议时间（小时）。平均工资的3倍是指劳动产值，乘以 2 是因为参加会议要中断工作，所以损耗应以 2 倍计算。每次会议都会导致大量企业成本的支出，而这些会议成本最后未必能转换成有效的生产力和经济效益。

中央经常提到要关注民生，要努力解决群众最关心、最现实、最直接的问题。着眼和聚焦会风改进问题，就要注意基层员工最为关切的参会成本这一现实、直接的问题。

针对基层参会多, 员工和企业成本增加这一问题，个人分析认为，最有效、最有力也能普遍适用的改进方法就是全面推广电视电话会议 。将大量日常性的会议放到电视电话会议 上 ，提高电视电话议的占比，这样，既能降低成本 ，又能提升会议效率，更能加强机关与 基层之间的交流与沟通 ，最终提升企业的工作成效。

当然，视频会议系统需要合格的软硬件设施 。只要全面改进、完善电视电话会议系统 ，使用起来方便又快捷，大家自然会逐步改变现有的会议模式和习惯。