论高校人事档案管理面临的新问题

与改革路径

武 志 芳

档案管理是一项非常重要的工作，高校人事档案工作是高校管理工作的重要组成部分。随着我国政治体制改革和高等人事制度改革的不断深入，对高校的人事档案管理提出了新的要求，同时由于信息化发展，人事档案管理也将面临许多新情况、新问题，如何加强高校人事档案工作的改革和创新，实现高校跨越式发展，是衡量高校管理现代化程度和综合实力的重要标志。从目前高校改革进程来看，高校人事档案管理包括高等院校的人才队伍建设、教学资源建设、信息管理与制度建设等方面，与其它的档案管理相比，高校人事档案管理呈现出专业性和复杂性的特点，具有一定特殊性。随着高校改革的不断深化以及人事制度改革的逐步完善，高校人才流动频繁，这给高校的人事档案管理带来了新的要求与挑战。

一、高校人事档案管理面临的新问题与存在的困境

（一）人才竞争日趋激烈，“人档分离”比较普遍

高校人事档案中的“人档分离”现象，就自身涵义来说，原本指人与档案应相互对应、相互依存的现象不复存在，即在干部人事档案管理工作中出现的 “有人无档”或 “有档无人”现象。改革开放以来，随着市场经济体制的不断深化，人才竞争的日趋激烈和高校人事制度的改革以及办学规模的不断扩张，人才流动现象变得越来越频繁，高校之间以及与科研机构之间的人才竞争越来越激烈。尤其是一些高学历、高职称的人才的流动更为普遍，一些高校为了提高办学层次，加快学科发展，不惜重金引进高层次、高学历、高职称的人才，甚至还将出台一些特殊政策，即不调个人档案与人事关系的情况下，可以特批的形式，按照 “土政策”来重新建立个人档案与人事关系，这就形成了一部分人不按以前组织人事档案办理的程序，既不办理离职手续，也不调转人事关系而擅自离岗，于是增加了许多 “无头”或 “断头”档案，即所谓的 “弃族”，就造成了原单位有档无人，现单位有人无档的 “人档分离”现象。“人档分离”本是人档案管理中的大忌，但随着这一现象的逐渐增多，势必将会严重影响高校干部人事档案管理工作的正常管理。

（二）归档材料不完整，档案管理不够规范

随着近年来人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注、引进成为高校生存与发展的重心。于是，高校纷纷出招吸纳一些高学历、高职称的人才，引进的这些高层次人才大多数档案材料漏缺，不仅缺少学历学位材料，年度考核材料，还有专业职称变动材料、工资变动材料等都有缺漏，甚至有的单位由于档案管理人员变动频繁，对多年收集的材料不及时整理，有的档案材料多年未归档，造成档案材料残缺漏损，人事档案中材料短缺严重。传统的档案管理是以被动的方式进行收集，即相关部门通过 邮寄的方式将人事档 案寄送至档案室，如果制度不完善或移送不到位，执行不严格，就会成档案材料收集的不完整，还有诸如外出学习人员、停薪留职人员档案材料难以收集，影响高校档案内容的完整性。

（三）材料标准不统一，立卷归档多不便

根据 《干部档案工作条例》的规定，干部档案材料需统一使用１６开办公用纸。但随着办公自动化及信息化的广泛应用，高校用纸已被国际标准的Ａ４型纸张所取代新的档案材料都用Ａ４纸，但原有的档案材料基本是１６开纸张，如果按照《条例》要求的档案材料仍用１６开纸，必须将现有的 Ａ４纸作相应的裁剪，这样便会损坏档案的内容，要么缩印处理Ａ４纸档案，但会影响到保存档案的原始性，同时这样也会浪费纸张、浪费人力。如不做处理，将大小不同的档案材料进行装订，可能会使有的档案内容超出装订线，这样又给立卷及归档工作带来了不便也增加了档案管理人员的工作量。为了加强规范，增强档案管理的统一性，只有将原来的１６开纸进行“放大”，增加 “边框”，使用胶水粘接容易变形，只有使用缝纫机来 “缝补”增大，按照规定进行整理。

（四）管理手段待提高，信息资源难整合

高校人事档案管理服务本应建立起一套完善的人事档案信息数据库，更好地利用计算机网络技术和信息技术，通过数据网络，实现对人事档案信息管理与数据共享。但据笔者的调查发现，目前大多高校人事档案管理仍处在手工操作阶段，采用传统手工人事档案管理依然是许多高校档案管理的主要方式，大约有５２％左右的高校还没有建起馆内的局域网和档案馆网站或主页，大量的人事档案的管理依然处于纸质档案的管理层面和保存方式。

一方面，管理还侧重于实体的形式，未实现档案的全文录入和扫描，没有建立档案的信息数据库。对信息的查询依旧是翻越档案实体，落后的管理方式使得档案材料归档过程中很容易出错。寻找信息如同大海捞针，如果材料缺失，就更徒劳无功了。近年来随着高校改革进程的加快，人才引进大幅增加，人事制度改革也在迅速深化，人才流动也在逐渐加快，档案管理工作量也在大幅上升。随着信息化的发展与更新，不断要求人事档案管理电子化。传统档案管理 “你送我装”、 “你借我调”的方式，只注重收集，不注重信息开发和利用管理模式，已经明显体现出不能适应高校信息化建设和档案电子化管理的需要。

另一方面，目前高校的信息化建设已具相当规模，但从信息资源的整合方面来看，各个部门依据自己的业务及信息资源特点有其自身的专业性，普遍存在各自为政、缺乏信息资源的系统整合，多个机构的数据类型与开发技术存在差异，形成自己的信息传递方式，造成部门之间信息难以整合，信息交换形成壁垒。尽管各个部门的信息化建设速度很快，但由于各自开发的信息系统，部门之间不能有效沟通和整合，这样的结果必然是部门实现内部所涉及务的高效化、信息化与信息开发的高成本、高浪费现象并存。面对每个部门、学 院、教师、学生等众多用户来说，他们也要面对不同的系统来完成自己的工作任务，这也给档案信息系统传输和信息资源的整合带来了一定的难度。

二、构建高校人事档案服务的有效路径

构建高校人事档案服务的有效路径，是为适应高校人事制度改革发展，顺应人事管理改革的需要，提高人事档案信息资源的利用率。笔者认为，针对上述面临的阙如与存在的困境，应注重以下路径的构建。

（一）科学分类，编排有序

我国各行业、各部门人事档案管理所采用的方法、手段与措施基本是一致的。改革开放以前，我国人事档案主要有干部档案、工人档案、学生档案等三大类构成。这种分类方法在过去一直占主导地位，高校人事档案也按此进行分类，其中借鉴干部档案为主体，其他档案参考干部档案管理方式。改革开放以后，随着高校体制改革与人事制度的变化，高校档案管理由原来的干部、工人两大类管理逐步转变为管理人员、专业技术人员和工勤人员等三类形式。这使高校人事档案管理发生了新的变化。因此，传统的人事档案管理已不能适应新时期高校人事档案分类的要求，必须建立新的分类体系，按照中组部 《干部档案工作细则》和高校人事档案新的特点实行分类管 理，做到分类准确、编 排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。建立校内各部门、各单位专人负责的收 集制度，增强组织和个人的档案意识，提高高校人事档案工作的自觉性，并在校内各部门、各单位建立兼职档案员制度，派备专人为兼职档案员，做到定期 收 集、定向收集、随时收集、追踪收集，确保档案材料事实准确、内容完整、手续完备的要求，对不同类型档案材料进行统一甄别和审核，进行科学分类，装订整理。

（二）加快档案信息化进程中人才队伍建设

目前，档案信息化建设所亟需具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。领导重视是高校档案人员合理配置的重要前提，也是档案人才队伍的有利保证。同时，高校领导要把档案人才建设列入学校整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理与以往的你查我找，看家守摊的传统管理完全不同，因此，要建立科学合理的档案人才培养体系，根据高校改革发展的紧迫现实以及服务人才需要制定可持续的人才发展战略，建立科学合理的档案人才培养体系，建立系统的人力资源培养和储备机制，以健全的机制和多元渠道培养、引进专业管理人才，既包括培养高层次人才带动、引领人才队伍建设和全力提升档案人才队伍的知识水平，改善知识结构，又要注重加强档案人才的实践培养和锻炼，通过举办各类活泼的培训方式，组织档案专业人员参加互动式学习研讨，提高管理业务工作能力和拓宽服务视野。

（三）整合共享信息资源，确保档案信息真实完整

高校档案信息化建设与管理是一项长期、系统的工作，需要高校各部门、各单位调整数字资源，进行信息资源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系统。本着从全局的战略角度出发，改变以往各自为政、信息难以共享的现象，通过校园网、校园一卡通等集成，形成人力资源信息共享与交换系统，人员进校、离校的服务系统，人才的招聘、录用、考核、评价系统，人 才 的待遇信息系统，财务系统综合信息系统等，提高数据和系统的质量。

现代社会，信息是一种无形资产，信息为加速高校的改革与人才竞争提供了可能，信息最终成为竞争中的战略资源。在当今高校改革和人才流动频繁的信息时代，高校人事档案服务要为发掘人才、鉴别人才、使用人才提供真实可靠的材料和信息。因此，要注重收集能够反映教职工个人素质和工作实绩发展的各种培训、出国进修、访学与留学、访问研究以及提高学历学位的有关证明材料，全面客观地反映人才的全貌。同时，要提高广大教职工的档案意识，确保材料的真实可靠、及时归档。真实性是档案的生命。任何虚假或不真实的档案都会损坏档案的社会价值和公共社会利益。然而，由于档案当事人的个人利益及个人价值观的因素，在一些制度不够健全，监管不够到位地方，近年来发生的 “不真实档案”事件比比皆是，造成的社会影响和带来的社会危害是严重的，如典型的 “三龄一历”的造假现象，即有一些人在个人档案中，年龄越填越小，参加工作时间和入党时间等越填越早，学位越填越高。这种事件带来的社会反思是沉重的。因此，档案部门要强化制度建设，确保信息公开透明，增强档案工作的事业心和责任感，积极主动地去收集档案信息，在收集整理档案材料时，避免虚假材料和不真实信息入档。适时把握档案工作的创新与发展机遇，坚持工作的原则性和责任性，把握历史固化的档案实体的真实性，避免人为 添加任何虚假的成分，坚持经常性有计划地收集与补充人 事档案材料。另外，还必须加大宣传力度，强化源头监管，严格档案形成环节的把关，强化责任，公开透明，确保档案信息的真实与完整。

（四）实行相对开放管理,适应信息技术要求

长期以来，高校人事档案管理实行封闭的管理方式，有着不同的严格保密制度，谈到人事档案只有组织或者少数人才可以查看，一般人员是不能查看的。随着人事制度改革的不断深化，档案管理的神秘化色彩逐步淡化。用时由于信息技术的广泛应用，人本理念与服务意识的增强，人事档案管理向社会敞开了大门，为社会公众为高校师生提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务产品。让档案从静态的存储走向动态的服务，从被动的收集转向主动的采集，把档案管理真正从人事档案库房中解放出来，融入社会公众、融入广大师生的生活学习中。尤其是在现代信息网络技术比较发达、人事档案管理方式与手段走向数字化的今天，要不断加大高科技与现代信息技术装备的投入，确保满足高校人事制度改革对人员信息的高效利用的需求，严格规范人事档案网上发布的法 规、政 策、手 段、方 式，健全民主法制观念，既要充分发挥档案的宣传展示功能，展现优秀人才的相关信息，又要切实保护好个人的隐私，注重档案材料的连续性，来源的广泛性，相互的联系性等，不仅要注重收集静态的文字、证书、文件资料等，更要重视采集各类网络数据信息、电子信息，对一些网页、视频、图片信息等有价值的电子档案也要随之归档，使档案材料既具有真实性，也显现时代性的特征。

（五）构建信息平台，实现人事档案信息化管理

信息资源建设与信息化平台是档案信息化建设的核心。没有信息资源平台建设，人事档案的服务与利用将会成为一句空话。实现高校人事档案信息化建设也会成为无源之水、无本之木。因此，建立人事档案的信息化管理，积极开发和利用人事档案信息资源，要通过人事档案信息对人才结构、人才素质等进行准确分析、定位，分类储备，并根据高校对人才的需求，进行信息加工整理，为人才的需求预测提供各种数据，为制定相应的人才使用政策提供科学的依据。高校人事档案信息化建设与服务，其核心是建立人事档案数据库，通过数据分析，将个人的德能勤绩、工作业绩、能力评价等实现量化考核，利用计算机对人事档案进行立体、动态的管理，既满足人事信息资源的共享，又能极大地提高档案管理工作的效率。同时要把有关的电子档案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用有的网络平台做好电子档案的接收和管理。与高校各部门建立信息对接的系统，通过信息系统运行平台，最大限度地实现档案的收、管、用，实现档案信息数字化系统的兼容，档案管理系统与高校信息化建设的其他系统之间能实现信息的融合，各子系统之间能实现信息直接导入和提取。通过网站展示档案资源，开展档案信息在线查询服务，向利用者公布开放档案信息内容。还可通过设立在线服务窗口，开展档案信息在线利用和咨询服务等。

   （六）建立档案信息集成管理模式，提升档案的使用价值

   档案信息集成管理模式结构是对各类档案信息资源进行有效整合，对档案管理过程与信息进行重组，实现对档案信息服务结构的优化，最终实现服务用户满意，管理过程高效的目的。档案管理的这一过程是与校园数字环境建设相融合的，通过现代网络通信技术，实现信息传递的网络化，建立高校人事档案信息网络系统能够进行人员的信息检索、查询、分析、统计、提取、录入等，按照相应的要求能形成各种表、名册等，可以直接提高档案工作的效益。但组织人事 部门考查、选拔、使用干部时，经常会查阅其个人的简历、组织鉴定、考核情况等，这些人事档案的信息是网络系统和数据库无法提供的。因此，为提高人事档案的利用效率，深化人事档案信息资源的开发利用，满足使用者的需求，必须保护好实体档案资料，建设全文数据库显得十分重要。通过建立全文数据库，使用或调阅时，通过屏幕既可以方便的查阅，又可以按照要求摘录和打印。

  总之，为适应现代信息技术和档案信息化建设的发展，必须利用现代化开放形式对馆藏人事档案信息资源进行数字化处理，并对信息资源进行整合，提高信息资源开发利用的深度与广度。通过运用数字档案信息资源，建立各类档案信息资源数据库，实现功能多样、个性化服务的数字档案信息系统，实现档案信息开放与服务的人性化、高效化、远程化，使档案信息资源突破时空的限制，发挥档案信息资源应有的功能。