浅谈高校档案管理信息化建设

(王艳玲 黄淮学院)

高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源,提高档案管理效率与效益,发掘、摘取档案资源,向社会提供更多有价值的档案信息,实现资源共享。它以档案信息资源建设为核心,以加强电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,努力适应高校信息化建设和档案事业发展的要求,逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化,为教学、科研、管理服务,为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。采取什么样的推进策略,进而有效地提高档案管理水平,促使档案信息化,最终达到更好地为高校提供服务,这已成为高校档案工作者当前思考的重要问题。

1.　高校档案信息化管理的必要性和紧迫性

计算机和网络的产生使我们进入了网络时代,信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的高校档案工作,信息化建设已经成为自身发展建设的必然。高等学校要顺应时代的发展需要,加快档案信息化管理步伐。

1.1　高校档案业务工作发展的需要

作为传播文化、传承文明的文化事业机构,高等学校的文化积淀和文化理念是学校办学和发展的重要内涵和支撑。高校档案部门作为收集、保管和研究校史的部门,在学校文化底蕴与文化积累的形成与挖掘中,有着举足轻重的作用。随着高校体制改革的进一步深入,对外交往活动急剧增加,档案门类不断增多,如新出现的个人业绩档案、信用档案、职称档案等,内容复杂多样,数量急剧增长;另一方面,电子政务的实施使办公自动化程度得到提高和普及,档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案,载体信息容量加大,不稳定因素增加。

1.2　档案工作人员提高自身素质的需要

随着社会的发展,高校及社会对档案信息的需求日益增长,从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时,由于办公自动化加快了档案工作现代化的进程,电子文件等新型载体的不断出现,传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求,也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。

1.3　档案信息资源的开发利用的需要

随着社会信息化程度的深入,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,而且更需要提供一些加工过的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。一个虚拟的世界将极大地改变人类生活生存环境,对人类文明产生深刻的影响。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”,“凤凰涅”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。信息化建设,对档案部门既是发展机遇也是挑战,既是希望也是考验。如果能够抓住机遇,乘势而上,迅速推进,就能抢占制高点,争取工作主动权,开创工作新局面。反之,如果消极被动,不思进取,势必落后于时代潮流,使工作陷于被动。

2.推进高校档案信息化建设遇到的困难

实现档案信息化,对于经济欠发达地区的高校档案部门,面临的困难是前所未有的。

2.1　资金投入规模大,筹集资金难

加快档案信息化建设,制约的瓶颈是资金。要搞信息化,就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等设备,开通内部局域网,连接外部因特网,进行信息安全防护等,这些都需要较大的经费投入。同时,由于电子产品更新换代速度快,生命周期短,不可能一次投入定终身,其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。

2.2　建设任务繁重,工作见效难

在档案信息化进程中,一是要对现存档案资源进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。三是要对客户提供网上利用平台,搞好远程服务。四是要采取内外网物理隔离、数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改,防止信息丢失失密,确保档案信息安全。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步,对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态,防止因技术升级而失去效用,造成资源损毁。六是要双管齐下,在档案信息化完成之前,实行的是纸质档案与电子文档并存,既要按老方法管理纸质档案,又要按信息化要求数据化电子文档,工作量是双倍甚至是多倍的。这样,要实现全部意义的档案信息化,建成数字档案工作运行体制,在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下,也许需要数年或者更长的时间。

2.3　队伍建设要求高,求人才难

档案信息化对档案人员人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有熟练的计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、精通的档案业务知识,是既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才。但受传统用人体制的制约,档案工作人才竞争难以顺利展开,加上档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化,致使档案部门人员老面孔,工作老方法,进步不快,活力不强。

2.4　应对环境变化,服务方式转变难

档案部门向来处在一种封闭的环境下运作,至今仍存在思想观念陈旧,墨守陈规,饱食终日,不思进取,无所作为,应变能力不强,竞争力不高等现象。而档案信息化面对的是看不见的顾客,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

3. 当前高校档案信息化建设应采取的对策

高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。

3.1　档案信息化基础设施建设

要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆(室)和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆(室)的各项功能和作用。加强内部局域网建设,实现档案网络与办公网络的接口,并在校园网上使用档案网络管理系统,完成各单位向校档案馆(室)的远程归档,实现档案工作数字化。

3.2　档案信息资源建设

充分利用信息化档案管理软件,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。该项工作可以通过以下两个途径实现:一是由学校各个基层单位将本年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中,这样可以减轻档案部门日常归档的工作压力,又使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库,方便本单位的有关人员了解工作情况,同时加快档案信息资源网上共享的发展进程。二是档案部门组织大量人力,通过人工输入的方式,将现存档案案卷目录转化为机检数据。根据电子档案接收、保管、利用的技术方法,加强对学校各单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导,保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则,实行电子文件和纸质文件归档双轨制,有计划、有步骤地对本单位的档案资料进行数字化技术处理。

3.3　档案管理应用系统建设

要遵循“规范、先进、实用”的原则,既要满足当前工作需要,又要兼顾信息技术发展的趋势。进一步加大档案管理软件推广工作力度,提高档案管理技术和应用水平,为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。加强档案信息建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,纳入学校网络办公的总体格局中,逐步构建全校档案文献数据库。充分利用和发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。在校园网信息平台上,建立档案网站,有计划地上载开放档案目录和现行文件目录,并积极创造条件上载已公开的档案全文信息,提供网上查询和使用服务。

3.4　档案信息化建设的保障措施

3.4.1　加强组织领导

目前,在绝大多数高校中,信息工作呈现明显的分离状态,不仅传统的信息工作部门,如档案、信息部门分离,新的与信息化建设密切相关的工作部门,如公关、外联部门等更是与信息工作保持一段距离。这种分离状态已成为科学管理的严重障碍。因此,必须建立统一的信息化工作体制,整合单位中各信息部门或与信息工作相关的部门的工作,使与学校发展有关的信息能做到集中处理。具体说来,档案信息化工作体制的建立应做到:组成以分管校长为领导、相关处室负责人为成员的学校档案信息化建设领导小组,负责全校档案信息化建设的组织协调工作。确定专职的档案信息工作部门负责档案信息化建设的组织与协调工作,单位其他部门则从自身工作职责出发,遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标,按照信息化建设的整体要求,做好自身的信息生成、传播与利用工作。对于馆藏档案和新制档案的数据处理,要区别轻重缓急予以对待。对于新旧档案的数据处理,可按照先新后老的原则,对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据处理,老档案放到第二步。对于馆藏档案,可按照先重点后一般的原则,在对现有档案进行分析的基础上,对重要价值的档案先进行数字化处理,对已经失去档案价值的档案资料予以按程序批准销毁,以减少不必要的重复劳动。

3.4.2　加大投入力度

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作,要加大档案信息化建设资金的投入力度,以缓解档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。实现档案信息化,最基本的投入渠道只能是财政,档案部门不创造物质财富,也无创收渠道,经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持,将其列入信息化工程,解决预算经费,一次难以到位的可确定基数,分年兑现。同时,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,注意发挥自身的主观能动性,广开筹资渠道,争取多方面支持,多渠道解决。

3.4.3　加强档案信息化标准和规范建设

要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定精神,制定出符合实际的具体办法和措施,规范和指导全校档案信息化建设、运行、管理和维护工作,使全校档案信息化建设有章可循,有规可守,保障学校档案信息化建设朝着规范化、标准化和制度化的方向发展。

3.4.4　加强档案信息安全保障体系建设

逐步完善档案信息安全管理体制,在严格遵守相关法律法规的同时,加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全。加强对电子文件归档工作的管理、监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整、有效。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中,要增强安全意识,防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上网,在因特网上提供已公开的档案目录查询服务,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息系统的安全运转。

3.4.5　提高队伍素质

在人力资源的开发上,坚持注重引进与加强培训相结合,注重引进既具有计算机操作又会档案管理的复合型人才,改善人才结构。同时注意选送骨干培训,努力营照学习高新技术知识的良好环境氛围,鼓励岗位练兵和自学成才,边用边学,以用促学,提高业务素质和综合素质。积极引进信息化建设人才,培养和造就一批既懂信息技术、又熟悉档案业务的复合型人才。要加强对档案信息化建设工作的指导、检查、监督工作,在每年布置、检查各立档单位的纸质档案归档同时,要同时布置、检查相应的电子文件归档工作,并将各单位归档的纸质文件及电子文件目录信息上网公布,以便教职工及时了解本单位形成的纸质文件和电子文件归档齐全、完整情况,从而更好地为教职工服务。