高校档案机构育人职能的再延伸

文/袁萍萍

一、高校档案机构育人职能的内涵分析

1.高校档案机构的客体因素

高校档案机构第一身份是高校内部职能部门，作为高校内部机构，它的客体身份就已经决定了它要围绕高校“育人”这一中心，服务高校“树人”这一大局。另外从人这一方面来说，档案馆职工也是高校教职工的一份子，与专业授课教师相比只是“育人”岗位不同，但目标一致，殊途同归，每个人都是学校发展学生进步，争创“双一流”过程中不可或缺的砖石。从国家教育部 27 号令《高等学校档案管理办法》中也明确提出，高校档案机构要“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”，并进一步强调“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”。由此可见，高校档案机构的育人职能也是我国法律法规赋予的基本义务和职责。

2.高校档案的主体因素

（1）德育功能

名人档案是对学生进行德育教育的最生动、最直观的教材。现在许多高校都加强了对建校以来本校著名的、在各个行业做出突出贡献的教师及毕业生档案的收集工作，以在校史馆或者档案馆展出。名人档案涵盖了名人们从学生时代开始以来的成绩单、各类证书，以及工作期间的教学、科研论文、课题、讲稿、笔记，信件、照片、书法、录音、视频、实物等等，这些丰富的材料可以成为思政课的重要教学工具，能够开辟思政教学的多种教学方式，思政课老师完全可以和档案馆员协同合作，制定出更多、更有趣、更让学生接受的新的教学方式。因为这些名人不仅仅是专业领域的翘首，在爱国爱民、爱岗敬业、治学态度上亦为人先，是当代学子学习之楷模。而对学生来说，这些名人都是曾经在本校学习或者工作过的老师、师长，与自己有着许多共同或相似的地方，并非高高在上、遥不可及，因此他们的经历对学生们的感召力、激发力更为强烈。充分发挥名人档案的德育功能，比在课堂上讲一节德育理论课带给学生的冲击效果要好很多。

（2）创新功能

科研档案是高校教师科研成果的真实记录，是高校科研能力和科研水平的有效凭证。高校科研档案是这个学校成立以来所有高水平高科技研究成果精华的浓缩，不管是国家级、省市级还是院校级，不管是人文的还是社科的还是教学改革的，所有的科研项目从立项到中期审核再到结题，所有材料全部真实齐全地归在科研档案案卷中。而学习、研读这些科研档案，不仅有助于引导学生一步步走向科研之路，了解怎样去做一个科研项目，熟悉立项的要求、流程、标书的书写规范等内容，更能通过阅读大量的科研档案材料，汲取前辈们、老师们的创新成果，进而激发学生创新灵感。同样教学档案中的精品课程、大学生创新创业课题等是师生们智慧的结晶，它们都蕴藏着丰富的知识内涵，而高校档案机构要做的就是把这些静态的隐性的知识变成动态的显性的档案产品主动推送出去，真正地用在学生身上，培养他们自主科研创新能力。

二、高校档案机构育人的困难点

1.档案机构的边缘性

一是目前很多高校档案机构只是一个科级单位，设置在党委办公室或校长办公室门下，以天津为例，天津市高等院校（本科和高职）共有56所，档案机构属于处级单位的只有7所，其中6所建档案馆，1所成立档案中心，只占天津市高校总数的八分之一，另外的49所只是校办或党办下的一个科室，这种机构设置模式非常不利于高校档案工作的开展。二是即使建立了档案馆，很多高校也将档案馆归于教辅部门，不属于机关行政管理单位，也就难以参与学校管理研讨、决策。

2.档案资源的分散性

高校档案大多分散在各个部门，未实现大档案管理。以天津中医药大学为例，学生个人档案归于各个学院，由学院辅导员管理；教职工档案归人事处，由人事处下设人事档案科管理，其他综合类档案归校档案馆。与社会其他综合性档案馆相比，高校档案机构馆藏种类原本就较为单一，地方特色不足，社会认同感较低，服务群体绝大部分为本校师生或本校毕业生，校际之间以及社会利用、参与较少，而在现有这种管理模式下档案资源则更分散，特别是与在读学生直接相关的材料较少，在校生毕业之后的教学档案才移交到档案馆，这样就很难在对学生的管理上有话语权，参与度很低，很多时候屈从于被动服务。

3.档案机构专业人员的紧缺性

要想发挥档案的教育职能，人是关键因素。这就不仅要求档案人员具有深刻的档案理论知识，还要兼顾管理学、计算机学、教育学等相关学科知识积累，更要具备身为人师的普通话标准、表达能力强、形象端庄大方等综合素养，只有满足这些复合型的档案人员，才能更好地发挥高校档案馆育人的职能。然而事实是，符合这类条件的档案管理员非常少，更何况如前所述，现在很多高校还未成立档案馆，人员配制并不健全，有限的人员除了开展全校的档案工作，还兼顾校办（党办）工作，本就疲于日常事务，更难腾出手来全面开展档案教育职能的开发研究，限制了档案馆职能的延伸。

4、资金配备的不足性

档案馆要实现树人、育人这一职能，必要的前提就是要对库藏档案进行深入开发利用，只有档案开发充分、种类多样、宣传到位，才能够在此基础之上有效开展育人工作。以名人档案为例，要想使名人档案切实地为师生服务，走进课堂，实现育人功能，首先第一步要实现数字化，对所有的纸质档案材料全部数字化扫描、著录、上传到档案管理系统，对很多档案馆来说，进行馆藏档案的数字化是一项很大的工程，资金比较庞大，以我校为例，前后共投入了将近一百多万，还未完工，而且每年都有增量；第二，要对时间久、纸张破旧的档案进行修复，据调研，现在市场价，修复仿制一张纸质档案为400元，那么100张就是4万元；第三，成立装修名人档案展馆；第四，开发适用于教学的相关的系统，最后两项的资金不好估算，与规模与开发程度相关，但绝对资金不会少。与此相对应的是，每年高校对档案馆的投入却是有限的，极少有校档案馆有独立资金使用权。

三、高校档案机构育人职能延伸的途径

虽然高校档案机构在开展育人职能的途中存在这样或那样的难点、瓶颈，但是事在人为，我们只有先认识到自己的不足之处，才能更好地改进。档案事业要发展进步，就需要突破常规，勇于立新，我们档案人员需要找到适合本校的发展点，制定合适的方略，推动档案育人功能的发挥。

1.开设选修课，走进课堂

中华人民共和国教育部27号令（《高等学校档案管理办法》）第四章第三十五条明确提出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。根据2012年美国图情教育协会的统计报告，截2011年秋季，全美图情档院校中有专职教师951名，业余或兼职教师1020名。由此可见，业余或兼职教师已然成为高校教学中的主力军，他们在档案或相关专业的教学中发挥了重要作用。而作为高校档案机构，输出档案专业兼职教师最为得天独厚，一是现在高校教职工基本上都是硕博学历，他们有着丰富的档案学专业理论基础；二是相较学院派，他们有着多年的档案工作经验，能够理论与实践相结合，信手拈来很多生动事例，学生更感兴趣，教学效果更好。我们不仅可以在图情档专业开设选修课，亦可在文秘、公共管理等相关专业增设选修课，提高学生在文件处理等方面的实际应用技能。通过课堂面对面地讲授、传播，用档案知识直接地启迪、渗透学生，起到档案育人的目的。

2.设立实习基地，走进库房

在很多学生心里档案馆是一个比较神秘的部门，与自己相隔较远，轻易不会涉足。而我们要想发挥档案的育人功能，就必须拉近与学生的距离，使档案馆成为档苑论坛职业拓展

学生学习和休闲的日常打卡地。为达到这一功能，在档案馆设立实习基地，通过招聘面试引入大量的学生志愿者，比如在校史馆招聘学生讲解员，为参观者免费讲解高校历史；在名人档案室招聘志愿服务者，整理名人档案；在档案数字化室，招聘学生对档案进行扫描、著录等工作。学生通过在档案馆（室）实习，接触丰富的史料，不仅增强了对母校的自豪感，又能通过整理、讲解这些史料增加了知识储备，提高了自身修养，锻炼了临场表达和社交能力，更重要的是通过一批又一批学生志愿者的带动，档案馆(室）能更贴近学生的学习和生活了，让更多的学生愿意走进档案馆，并以在档案馆工作为荣。

3.跨部门合作，扩大宣传

进行档案宣传，我们不应仅局限于档案馆（室），众人拾柴火焰高，我们可以抓住机会和很多部门开展合作。比如刚开学时，我们可以和学工部联系，在新生开学教育第一堂课时，进行简单的校档案馆（室）简介、档案知识培训等，让新生从一入学就初步了解档案，为今后利用档案打下基础；可以和宣传部合作，拍摄学校宣传片、名人纪录片等，像《有个学校叫南开》就是由南开大学档案馆和中共天津市委宣传部等多个部门联合拍摄而成，在中央电视台播放，反响强烈，在民众中影响深远，里面就利用了档案馆所存的大量史料。通过和多部门合作，形式多样地将档案所蕴涵的文化、内容推送给学生、社会大众，将档案的文化育人功能深入到社会各个角落。

4.建立档案大数据，独享走向共享

每个高校都有很多管理系统，OA系统、招生系统、教务系统、财务系统、学生管理系统、科研系统，档案馆（室）也有自己的档案管理系统，系统虽多，但都互不相连，各自为政。这种分散式的管理模式，造成了很多工作的重复操作，不仅是对人财物各方面的巨大浪费，也人为地形成“信息孤岛”，系统信息只能部门独享。而随着办公数字化程度越来越高，数据独享走向共享已是大势所趋。由校领导牵头，各部门联合建立全校档案大数据，每个学生从招生、报到、个人档案、教学(本、硕、博）、实习、就业等是一个完整的系统，所有数据随时记录，一个部门录入，其他部门共享，为避免泄露篡改，可根据需要设置相应的权限。学生也可能通过这个档案大系统，随时随地查询自己在校的相关档案，使档案系统更亲民、利用更方便快捷高效。

5.丰富档案馆网站，与时俱进

档案馆网站是进行档案育人功能的最有效的一个窗口，可惜的是，现在很多高校的档案馆网站沦落为“通知、告示”栏，其它内容基本为无，众多栏目形同虚设。要发挥好档案网站育人功能，一是对馆藏资源进行深入开发，编研、提炼出专题模块，既有本馆特色，又与学校发展、大事相结合，实时更新，比如校庆期间，我们可以在网上举办校史展，图片文字音频相结合，国内外的校友都可随时浏览，不受地域限制；新学年伊始，我们可以举办网上本校名人故事展，利用名人档案资料，激励更多的学子向善向学等等；二是网上要吸引人、留住人，网站不应仅仅只是内容展示，而是让更多的学生参与进来，要有话题度、互动性，挖掘与学生兴趣点或者所学知识点有契合的地方，这样才能使网站活起来、档案活起来。

6.开发多种教学形式，满足不同需求

档案本身就具有文化属性，我们可以开发多种多样的教学工具，一是利用学校档案馆网站，我们可以专门开辟一个“学习”网页，上传我们教学档案中的优质课堂、精品课程视频，供学生随时随地学习浏览；也可以开发一些与学生相关的感兴趣的，特别是本科毕业生和硕博生他们这方面研究需求的科研项目档案，供学生科研参考；亦可开发编研一些类似“名人轶事”类的栏目，供学生日常阅读。二是进行跨界合作，举办名人档案专题讲座，邀请一些著名的专家、学者，从文学、社会学、医学、历史学等多维角度对名人档案进行讲解，向全校师生、校友以及社会各界人士推送优质的档案文化精品，扩大档案影响力。三是开发在线档案课堂，由档案馆工作人员在线给师生普及档案常识，特别是与学生自己相关的，比如自己成长档案的建立、家庭档案的建立，在校期间教学档案有哪些，个人人事档案会存哪些材料，毕业后个人人事档案的去向等，以及我们需要注意哪些问题，这些都是学生最关心的盲区，现在工作中还经常会接到已毕业多年的学生咨询自己的人事档案流向，可见普及这些知识的迫切性。四是举办现场研讨会、专题研讨会，比如主题教育档案研讨会，既可以有资深的教师讲解，也可以有学生现场歌唱、表演、话剧等形式演绎，方式多样，充分调动学生的参与性、积极性。