高校应对新冠肺炎疫情档案的收集

与管理策略研究

卫  恒

1. 高校疫情防控档案收集管理的困难

突发公共卫生事件是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。2019年底突发的新冠肺炎疫情以其传播快、范围广、防控难成为我国乃至世界范围内的突发公共卫生事件。疫情发生后，高校各级领导及师生倾力应对，时间紧、任务重，在这场到目前还未结束的抗疫战斗中，产生了大量的疫情防控档案，真实地记录着党和政府带领人民抗击疫情的情况。及时收集管理好此类档案，将有助于今后应对突发公共卫生事件中发挥档案工作的参谋助手作用。

高校由于人员密集、行动活跃，导致在面对突发的公共卫生事件时存在发生时间、地点、规模、形态、破坏程度难以预测，传播演变速度快，对师生财产、生命威胁高，破坏正常教学秩序，易被政府、媒体和社会公众所关注等特点。此次疫情就充分暴露了上述特点。疫情暴发之突然，传播速度之快，影响之大，前所罕见。尤其发生在寒假期间，学校职工散居各地，无法正常返校，导致人手紧张，档案工作难以正常实施，突发工作接踵而至，抗疫文件骤然增加，文件产生途径多种多样，收集管理难比以往，档案利用近乎中断。

2. 抗击新冠肺炎疫情档案收集管理工作举措

2.1 认真谋划，及时布局

高校档案管理部门应根据防控疫情有关文件精神“全力做好疫情防控档案的收集”，根据高校实际情况制发疫情防控工作文件材料收集归档通知，明确相关工作责任人，抗疫文件归档范围、归档流程等事项，要求学校应急处置等部门在工作中及时收集相关文件材料。考虑到防控工作的复杂性、长期性，文件材料可分阶段归档，以防业务人员保存时间太久出现档案损毁丢失等问题。

2.2 健全组织，责任到人

在疫情防控工作中，高校成立的疫情防控工作组中可抽调档案工作人员，负责协调相关工作文件的收集、传递、发布、归档，参与防控工作的全过程，确保疫情防控工作延伸到哪里，档案工作跟随到哪里。全面掌握文件归档情况，对归档工作中出现的问题进行指导，确保文件全程受控，工作落实到位。

2.3 因地制宜，灵活应对

此次疫情暴发以来，相关应对措施紧凑发布，从发现病例、确定为冠状病毒、公布其传染性、武汉“封城”、取消公共交通、全国范围内控制人员流动，一系列措施在极短时间内出台，给整个社会的生产生活带来了巨大影响和改变，高校亦是如此，做好疫情防控，对维护师生员工生命健康安全、平稳恢复教学等工作，维护社会秩序，意义重大。高校因延期开学，开展网上授课、网上办公，工作和教学方式的改变导致很多文件存储在电子邮箱、个人终端设备中，还有些事项直接电话传达，没留下相关文件材料。这些举措对传统的归档工作带来了一定挑战，且这些文件记录了高校疫情监测、预警、防控启动、应对处置、复工复产等过程，是高校档案的宝贵财富，如不及时收集，后续将难以确保归档文件的齐全、完整。因此，确定归档范围，加强对纸质文件、照片、音视频、电子文件及实物等的收集力度十分重要。基于此，高校档案管理部门可结合实际，确定以下收集范围：一是反映领导工作的文件材料。上级领导对高校防疫工作的指示批示、重要讲话，题词、照片、音视频等。二是疫情防控工作文件材料。主要有省、市政府、卫生厅及疾控中心的文件，本校制订的疫情防控方案，疫情防控工作情况汇报，指导解决校内各部门抗疫的方案以及情况调研文件。三是疫情管理方面的文件。主要有疫情统计信息，校内师生的身体状况信息及疑似病例的诊断、测信息。四是疫情防治宣传教育材料。主要有省市下发的以及本校编制的宣传资料、科普文件等。特别是领导、一线员工参与抗疫的情况，疫情报告及监测情况，后勤保障情况，学生工作情况等方面的材料要重点收集，对没有留存纸质载体的文件及电子版的批示、指示，要求相关办理人员及时补充、完善。

2.4 改进服务方式，防疫与利用工作两不误

由于此次疫情具有较强的传染性，居家隔离，减少人与人之间的近距离接触是防范疫情蔓延的有效手段，但却与当前人工协作查档，面对面交接档案等档案提供利用模式产生了冲突。高校档案管理部门可及时转变工作方法，由到校咨询、面对面提供利用改为电话咨询、利用预约、档案定点放置、来人自取等方式提供利用。对于非敏感、普发的、政策性文件，在确保安全性的同时通过网络远程提供利用。这些举措不但可以提高利用效率，也为今后改善档案服务工作提供思路，做到工作、防疫两不误。

3. 应对突发事件经验

3.1 提高站位，积极为学校决策提供档案服务

高校疫情防控档案的管理已进入平稳运行阶段，收齐、管好这些档案，对当前及今后都具有十分重要的意义。对高校档案部门来说，既是一次考验，又是一次彰显岗位价值的机遇。如此突然而重大的突发性公共危机事件并不常见，能够将此类突发事件中展现应对措施的档案信息进行汇总、分析、总结、研究，对提高高校应对公共卫生及其他类型的突发危机事件能力具有较强的借鉴意义。因此，高校档案管理部门要有大局意识、服务意识、协作意识、创新意识，突出档案利用价值，为学校决策建言献策。高校档案管理部门在建立档案工作网络，明确档案归档范围及整理要求的同时，应对档案的开发利用也提前进行谋划，一方面梳理其中涉及抗疫工作的政策、办法、决策、具体事件处理等方面的文件，构建危机事件处理案例库，对相关数据进行汇总、分析，全景展示疫情应对工作的策略；另一方面，编制反映抗疫工作的展览脚本，对体现学校领导、师生抗疫风貌，展现抗疫工作成果的文字、图片、音频、视频等适合作为展览素材的档案专门加以标注，为档案宣传工作打下基础。

3.2及时决策，化解突发事件认定的滞后性与档案收集提前介入的矛盾

此次疫情暴发的突然性表现出突发危机事件具有发生时间、影响范围的不确定性，事件危害等级认定的动态性等特点。使人们短期内难以准确判断其影响的范围、规模、传播速度以及对政治、经济、生活带来的危害。对档案人员而言，也难以事先介入，且无法完全按照正常的工作程序以及预定的应急管理措施开展工作。因疫情导致的居家办公、网上授课，使高校行政管理、教务等职能活动产生的文件形式、载体类型与以往的纸质档案有明显不同，文件产生来源广、文件格式复杂，文件内容的多媒体性给归档工作带来了不小的挑战，几乎打破了以往习惯的档案管理方式。因此及时转变思路，因势利导，把握突发事件档案形成的规律和特点，根据新情况、新问题，提出新方案，新办法，不固守陈规，主动出击才是有效化解工作难题的最佳手段。例如在收集方式上，可不拘泥于以往定期向各部门、各院系收集文件的做法，而是根据防疫工作的特点，以防疫工作组为对象有针对性地开展收集工作。

3.3 建立并不断改进档案应急服务机制

制定并执行应急管理预案，将有助于档案人员在突发事件发生时有条不紊地开展工作。但突发事件情况多变，制定的应急预案不一定能够完全适应突发事件的处理需要，因此，高校档案管理部门可以制订相应的应急预案，并根据学校应对突发事件的工作预案及突发事件的特点及时修订应急预案。应急预案主要包括背景，应急服务的适用范围，档案应急服务的组织架构、人员安排，工作分工，应急服务的启动条件及启动工作流程、应急服务实施步骤、内容，应急服务终止条件，实施效果总结、评估，日常应急服务培训和预演，经费保障等内容。以应急预案为依据有重点、程序化地开展工作，提高学校应急工作的效率，最大程度减少学校的损失。