校长办公会是由校长主持的行政议事决策机构，主要研究提出拟由党委常委会讨论决定的重要事项方案，具体部署落实党委常委会决议的有关措施，研究决定教学、科研、行政管理等工作。校长办公会成员一般为校行政领导班子成员，校党委书记、副书记、纪委书记可视议题情况参会。办好中国特色社会主义大学，要坚持和完善党委领导下的校长负责制，校长办公会是贯彻落实党委领导下校长负责制，组织实施学校党委有关决议，行使高等教育法等规定的各项职权、全面负责学校各项行政管理工作的重要方式和有效手段。组织开好校长办公会是高校完善治理体系、提高治理能力和决策水平的重要途径，对推进高校依法办学治校尤为关键。高校要从建章立制、会务保障、决策督查三个方面推动校长办公会提升质量和效率，促使行政决策科学化、民主化、规范化。
一、建章立制是根本
2014年中共中央办公厅印发《关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见》（以下简称《实施意见》），要求高校结合实际，制定校长办公会议（校务会议）的会议制度和议事规则。《实施意见》对校长办公会的定位、与会人员组成、议事决策程序等作了原则性表述，但在议事规则的章节布局、条款内容等具体细节方面未提供详细指引。2019年中共中央组织部、教育部党组发布《关于印发普通高等学校党委常务委员会会议和校长办公会议（校务会议）议事规则示范文本的通知》（以下简称《示范文本》），明确校长办公会议事规则的组成部分及内容，对高校制定完善议事规则提供标准化依据，是新形势下进一步坚持和完善党委领导下校长负责制的重要抓手。高校应在充分领会《示范文本》精神的基础上，组织专门力量，采取有力措施，结合学校实际，制定与《示范文本》相适应的校长办公会议事规则文件。
（一）高校在制定议事规则时，应统筹兼顾总则、议事决策范围、议事决策原则和程序、议定事项执行与监督、附则等五个章节。总则应涵盖议事规则的制定依据、坚持党委领导下的校长负责制，以及校长办公会议的职责定位；议事决策范围应涵盖由校长办公会议提交党委常委会讨论决定的事项和校长办公会议研究决定的事项等内容；议事决策原则和程序应涵盖会议召开的时间、会议召集人和参加列席会议人员、会议议题确定、议事决策原则、会议决定公布方式，以及请假制度、回避制度、保密制度等内容；议定事项执行与监督部分应涵盖对校长办公会议讨论决定事项的执行、监督、问责追责以及执行情况报告等的规定；附则应涵盖对校长办公会议的会务组织、议事规则的解释权、执行日期等规定。
（二）高校在制定议事规则时，可配套出台相关管理规章制度。例如苏州大学出台《校长办公会议议题申报管理办法》，云南大学出台《校长办公会议组织办法》，安徽师范大学出台《校长办公会议题征集办法》，新乡医学院出台《校长办公会议议题管理办法》等。配套出台相关文件可进一步细化完善校长办公会议议题征集、申报管理等工作，为科学、规范、高效办会保驾护航。
二、会务组织是保障
学校办公室（党政办公室、校长办公室）作为高校行政运转的重要枢纽，围绕学校中心工作，服务大局，是校长办公会的组织协调及服务保障部门。校长办公会开得效果好不好，从某种程度上讲取决于学校办公室是否发挥关键保障作用。学校办公室要利用自身承上启下、协调左右、沟通内外的职能优势，组织开好校长办公会，为校领导依法依规决策提供有力支撑。从时间发展顺序来看，校长办公会的会务工作主要有会前（议题征集审核、议程汇编发布、会场布置准备、参会通知提醒等）、会中（会议记录、候场准备、秩序维护等）、会后（纪要撰写发布、决议督促检查、文件立卷归档等）三大环节，环环相扣，缺一不可。学校办公室应重点从以下方面加强保障：
（一）在议题把关上下功夫。校长办公会议题由学校领导班子成员提出，具体操作层面一般由提案单位准备议题材料，经分管提案工作的校领导审批后报学校办公室。学校办公室在收集议题时要擦亮“火眼金睛”，强化“三观”：一观形式。各高校对议题材料形式规定不一，但概括起来一般有议题申请（审批）单、请示正文及附件。学校可制定示范模板供提案单位遵照填写，材料形式及文字格式务必统一标准。二观程序。上会议题应经前期充分酝酿研究，该履行的程序不能省略，比如：规章制度、合同协议等议题应进行合法合规性审查和风险评估；专业性、技术性较强的议题应经过专家评估及技术、政策、法律咨询；涉及学术事务的议题应充分听取学术委员会等学术组织意见；事关师生员工切身利益的议题应通过教职工代表大会或其他方式广泛听取师生员工的意见；其他需要征求相关部门意见的议题应充分征求意见。三观内容。议题谋篇布局上确保详略得当，文字表述上力求精练扼要，切忌出现病句、错别字、空话套话。学校办公室应与提案单位充分沟通，确保准确无误。
（二）在议程编排上出实招。校长办公会议程一般包含时间、地点、出席（列席）人员、议题材料等内容，校长根据议题顺序主持会议。学校办公室在编排议程时要明亮“智慧之眼”，助力“四察”：一察议题多少。议题数量直接影响会议时长，应根据先急后缓的原则合理分配当次会议议题数量，不急的议题可排到下次讨论。二察事项难易。事先充分估计议题难易程度，按照先易后难、先重后轻原则安排议题顺序，确保会议节奏顺畅。三察类型同异。同一提案单位的议题（或相同类型的议题）可排在一起，以便节省列席人员的候会时间。四察列席多少。校长办公会是决策会不是座谈会，一方面学校办公室应严控列席人员，每个议题原则上安排提案单位主要负责人列席汇报，避免出现“陪会”、“里面大会外面小会”现象；另一方面涉及师生员工切身利益的重要议题，适当邀请学生参事、师生代表列席，确保议事民主科学。
（三）在技术辅助上求突破。互联网+大数据时代，利用信息技术辅助开好校长办公会势在必行。学校办公室在技术辅助上要点亮“思维火花”，开启“五设”：一设议题申报（征集）程序。将议题发起、意见征集、部门会签、法务审核、校领导审批等环节集成在OA系统，线上规范进行，过程痕迹一目了然。利用系统设置议题申报“时间关卡”，时间截止后议题提交受限，流入下次会议“议题蓄水池”，倒逼提案单位提前布局，减少临阵沟通成本。二设无纸化会议程序。将议程展示、在线编辑、在线表决、在线投屏等功能融为一体，与会人员可通过登录移动端（比如平板电脑）进行访问，避免印制大量纸质材料，造成资源浪费。三设候会提醒程序。可设置议题进展情况小程序，候会人员扫码查询进度；进度可在线同步更新、实时提醒。四设视频会议程序。特殊情况下（疫情防控期间）可利用Welink、腾讯会议等视频会议软件开会，降低会议组织成本。可将VR等技术应用于展现场景效果的议题，打破PPT等演示手段的局限性和单调性。五设统计分析程序。对议题的提案单位、列席单位、议题类型、会议纪要、落实情况等统计分析，可判断提案次数、研究频率、结果分布、执行效率等情况，对整体把握校长办公会议事效能具有重要意义。总之，需要注意的是，既要充分利用信息技术及大数据给会务工作带来便利，又要统筹考虑程序间的互联互通，确保整体性设计、系统性接入、一体化运行，避免产生“信息孤岛”。
三、决议督查是关键
习近平总书记指出，没有督查就没有落实。校长办公会做决策、指方向，关键还得落实。校长办公会应建立督查机制，及时掌握进展，加强综合协调，确保决策有效落实。
（一）明确主体。提案单位及相关责任单位根据会议决议（纪要）推进落实，分管校领导负责工作指导及监督执行，学校办公室协助督促检查，设立督查办公室的高校可由督查办公室履行督促检查职责。
（二）掌握方式。灵活运用电话、邮件、OA系统等问询进展，办理时限较长或较为复杂的重难点事项可通过实地调研、座谈会等方式掌握进展情况，也可建立督查督办系统进行任务分解、全程督查，做到紧盯不放、一督到底。
（三）结果应用。及时对落实情况汇总整理并撰写督查报告，定期反馈给校领导参阅，亦可定期提交校长办公会进行结果通报。好的经验做法要认真总结并宣传报道，落实不力的要严肃整改问责。学校办公室要与学校组织部门、考核部门形成工作合力，将落实情况纳入学校考核评价范围，作为干部任免、民主评议、集体推优的重要依据，通过考核评价的“指挥棒”来确保会议决定事项及时、全面、准确地贯彻落实。
（本文原载《秘书之友》2022年第3期）