校长办公会由校长主持, 学校行政领导班子成员出席。校长办公会是学校领导决策、协调全校重要行政工作, 研究、解决与行政管理有关重大问题的会议制度;是学校行政工作事务的最高决策机构;是校领导班子发挥聪明才智, 集体实施科学决策、民主决策、依法决策的重要手段。原则上, 校长办公会根据议事规则定期召开, 如有重要事项需要研究和决策, 可由校长决定随时召开。高校办公室作为学校行政班子领导下的综合行政机构, 应协助校领导开好校长办公会, 认真抓好会前、会中、会后三个重要环节, 切实提高会议的质量和效率。
一、会前准备
会前准备工作尤为重要, 包含产生议题、报批议题、确定议程、通知参会、印发材料、会场准备六个步骤。在这个过程中, 容易出现的问题有:第一, 议题提交不准, 应该在会上提交并进行研究的没有提交, 不该提交的却被集体研究;第二, 议题没有充分讨论就被提交, 以致议题讨论时间过长, 难以达成一致, 降低会议效率;第三, 议题顺序、数量安排不合理, 导致会议议题衔接不顺畅, 会议时间太长, 影响决策水平。为防止上述问题出现, 应主抓以下四点。
(一) 选准议题
根据《关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见》 (中办发[2014]55号) , 校长办公会主要研究提出拟由党委讨论决定的重要事项方案, 具体部署落实党委决议的有关措施, 研究处理教学、科研、行政管理工作。学校办公室要严格把关, 依据校长办公会议事规则所规定的议事范围选择上会议题, 拒绝不在此范围内的议题, 并及时向提交部门做好解释说明, 为提高校长办公会效率打下坚实的基础。
(二) 严格申报程序
1. 充分酝酿
拟提交会上的议题要充分酝酿, 相关部门应事先沟通, 并与分管校领导达成较为统一的意见。在充分调研论证的基础上, 形成1～2套可行的解决方案或明确具体的建议, 供会议研究讨论。议题涉及多个部门工作的, 由牵头部门负责协调申报。
2. 以议题征集表为抓手
议题提交部门要提前3～5个工作日填写《校长办公会议议题征集表》 (以下简称《征集表》) , 并附上相关书面材料, 经分管校领导签批后报送学校办公室。议题涉及多位校领导分管工作的, 需经有关校领导协商、会签。学校办公室汇总《征集表》后报请校长研究审定。临时提出的议题, 确有必要上会的, 应提请增加特急议题, 上会材料经相关校领导阅签, 校长批准后, 方可加入议程。
3. 预估时长
一项议题要经过汇报议题、讨论议题、总结决定三个步骤, 少则十分钟, 多则半小时, 重大复杂的议题则需要更长时间。学校办公室应根据议题内容预估每个议题的上会时间, 作为对汇报部门的硬约束及对领导班子的软约束, 避免久议不决。
(三) 合理安排
在安排议题顺序时, 学校办公室应按照先重后轻、先易后难的顺序, 把重要的议题和容易解决的议题排在前面。同时, 尽量将列席部门相同的议题排在一起, 将列席部门有重叠或内容相关的议题, 按相邻的前后顺序排列, 这样既保证了议题之间的有机联系, 也避免列席人员候会过久。此外, 要根据预估的每个议题所需的时长, 按半天的时间合理安排议题数量。议题过多时, 提醒校长将可以暂缓上会的议题调至下一次会议。
(四) 准备会场
会议召开前, 学校办公室要提前到会场测试电脑、投影仪等会议设备, 并将会议汇报所需的PPT等相关材料提前拷贝到电脑上。虽然现在提倡无纸化办公, 但是较为复杂的会议材料难以在投影上详细展示, 纸质会议材料也需要提前准备, 会前分发给参会人员, 保证人手一份, 以便研究议题时翻阅参考。
二、会中管理
加强会中管理是进一步提高校长办公会效率和质量的重要抓手。在这个环节中, 需要避免的问题有:第一, 会议议题之间衔接不顺畅, 导致会议中断;第二, 会议记录有所缺漏, 无法如实反映会议情况;第三, 会议召开时间过长, 久议不决。针对以上问题, 应从以下三个方面进行完善。
(一) 严格会场管理
学校办公室在组织参会人员时要掌握好方法技巧, 按照议题顺序, 邀请议题汇报部门及议题相关部门人员参会。一般可在一项议题开始时, 提前通知下一个议题的相关列席人员候会。这样既不会让列席人员等候时间过长, 也能做好议题间的衔接工作, 不会导致会议中断。为避免分散与会人员注意力并维持会场的良好秩序, 除需要马上向校领导请示的紧急事项外, 与议题无关的人员均不得进入会场或递送文件进会场, 以保证会议的机密性。
(二) 做好会议记录
学校办公室要安排专人做好会议记录。会议召开前, 记录人要通览议题相关材料, 掌握议题的背景和内容。会议记录要客观、真实、准确, 如实记录与会人员的发言, 不可加入记录者的观点或断章取义。每项议题在研究过程中的发言要点、主要论据、争议点及结论性意见, 特别是主持人 (一般为校长) 提出的归纳意见和作出的决定切不可遗漏。做好会议录音, 若会议记录不完整, 会后应根据录音补充完善会议记录。
(三) 协助引导会议进程
当议题较为复杂、讨论时长远超出该议题的预估时间时, 学校办公室应提醒主持人, 敦促与会人员加快讨论进度, 尽快做出议题决议。当会议时长超出预期时, 学校办公室应及时建议主持人将可暂缓的议题调至下一次会议, 并通知相关参会人员。
三、会后落实
会后落实是保障校长办公会决策贯彻执行到位的关键环节。在这个过程中, 应引起重视的问题有:第一, 会议纪要撰写不当;第二, 会议纪要编发后没有监督落实情况, 使会议做出的决议、决定流于形式;第三, 泄露会议讨论研究的议题, 造成不良影响。为避免上述问题, 应做好以下三点。
(一) 编发会议纪要
校长办公会议纪要是记载并传达会议精神和会议议定事项的正式文件, 具有很强的指导性和约束力, 是指导学校行政工作开展和落实的重要依据。学校办公室要在会议记录及相关议题材料的基础上, 用准确精炼的文字, 逐条归纳提炼会议达成的决议, 并将要点按逻辑顺序排序, 不需要面面俱到。会议纪要应明确具体事项、工作要求、责任单位、完成时限等要素, 真实反映会议的基本情况, 不能随意删改或添加, 也不可为了概括而曲解与会者的意思。会议纪要由校长签发, 学校办公室应及时将签发的会议纪要印发给与会人员及相关部门予以贯彻落实。
(二) 落实督办
会议纪要制发后, 学校办公室应对校长办公会议决定事项的执行情况进行检查、督办。制作《校长办公会决议落实情况登记表》并发给相关责任单位, 定期落实决议执行情况, 及时向学校主要领导或校长办公会议汇报。对无法在规定时限内完成会议决议所要求工作事项的部门, 制发《校长办公会决议催办单》, 督促其限时完成。对会议决定事项执行不力的, 按学校有关效能建设、纪检监察等规定处理。
(三) 严格保密
校长办公会议的文字记录、录音和编发的会议纪要, 应根据保密档案管理规定妥善保管, 并按年度或学年度整理归档, 作为日后查阅会议情况的重要依据和凭证。校长办公会原始记录属机密材料, 不可外借, 查阅须经校长同意。
（本文原载《开封教育学院学报》2018年第11期）