近年来, 随着我国高等教育事业的发展和高等教育体制改革的不断深化, 高校校长办公室原有的职能也随着时代的变化发生了新的改变。作为高等学校的重要窗口, 校长办公室的工作质量和工作效率直接影响到学校的形象和发展。校长办公室应加快适应新时期不断变化的客观条件, 围绕学校的改革与发展, 加强校长办公室的职能和工作人员队伍建设, 充分发挥校长办公室作为学校行政职能的中枢机构作用。
一、高校校长办公室的职能建设
高等教育大众化的发展, 使得高校师生队伍不断壮大, 高校教学、科研、行政管理和服务等各方面也随之发生了较大的变化。高校校长办公室职能从原本被动单一的管理职能, 向着多元化方向转变, 形成多方位职能, 推动着高校各项工作的顺利完成。
1. 协调职能
协调职能是指正确处理组织各种对内对外关系, 为组织正常运转创造良好的条件和环境, 促进目标的实现。高校校长办公室是综合行政部门, 它不仅是学校领导的综合办事机构、信息参谋部门, 而且是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的桥梁和纽带。它的工作性质和所处的位置决定了它必须承担整个学校的综合性、整体性协调。因此, 协调工作一直以来都是高校校长办公室的基础工作, 也是高校校长办公室主要职能之一。
现代行政管理最重要的目标是追求实现整体效益, 而协调就是为实现这种理想状态的控制过程。处于中枢地位的高校校长办公室面对的工作矛盾众多, 内部有校长办公室与职能部门、职能部门相互之间、职能部门与学院之间的矛盾;外部有各个上级部门、社会部门与高校的联系与配合。由于各个部门所处的位置、层级的不同, 所以思考问题的角度也不一致, 因此很多时候会产生利益上和职责上的矛盾。这些矛盾的产生是不可避免的, 只能通过协调来解决这些问题, 找到相应的解决途径。否则, 高校的各项工作就会相互脱节、相互干扰, 甚至会频繁出现相互推诿、扯皮的混乱的局面, 严重影响学校的正常运转。因此, 妥善发挥协调职能尤显重要。学校全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅, 往往取决于校长办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。
在高校中, 众多决策需要在协调平衡中执行、完善, 才能达到效益的最大化。因此, 校长办公室应该着力加强协调职能建设, 时刻注意增强协调的广泛性。在协调过程中, 当矛盾较多, 特别是遇到个别矛盾较为突出时, 更增加了高校办公室协调工作的难度。这就要求校长办公室在做协调工作时, 必须时刻站在全局的角度, 处理好各个局部利益之间的关系, 及时把握和协调好外部关系、内部工作等方面的关系, 理顺各方面关系, 化解各方矛盾, 促进相互的理解和信任、配合与合作, 维系学校内部的和谐运转。努力做到遇事不回避, 不推脱, 主动、大胆地协调一些棘手的问题, 注意协调的公平性与正确性, 尽力为工作的顺利开展创造宽松的环境, 实现高校内部与外部之间的各种关系的和谐发展, 最终达到全局利益上的协调统一。
2. 参谋职能
新时期下, 校长办公室工作职能的转变之一着重体现在从以往局限于事务性办文办事、礼宾接待、协助保障等常规性被动办理事务转化为既办文办事又主动参与管理服务, 出谋献策、发挥参谋助手的重要作用上来。
参谋就是为领导提供决策参考。它不仅体现在日常的调查研究, 处理来信来访, 收集信息, 参与讨论起草工作计划等事务中, 而且也体现在大政方针、工作部署方面。校长办公室作为综合管理部门, 参谋职能是重要职责, 也是重要工作内容。但是, 长期以来, 校办的定位始终围绕管理与服务的功能, 忽视了参谋职能, 办公室的工作人员埋首于纷繁的事务之中, 参与出谋划策的意识不强。校长办公室要想充分发挥参谋职能, 必须从思想上实现由参与型向参谋型的转变。
发挥参谋职能应该把自己的工作目标置于学校改革和发展的高度, 紧紧围绕学校中心任务和阶段性工作重点, 树立全局观念, 发挥能动性, 增强参与谋略的主动性与实效性, 紧紧围绕学校的中心工作和重点工作, 在充分调研的基础上拟定实施的方案和意见, 为领导决策提供最准确、真实的依据。努力从繁杂的办公室事务中解放出来, 统筹兼顾, 为领导提供正确的意见和建议。
决策的基础是对相关信息的收集, 做好信息收集与文字综合处理工作, 是校长办公室发挥参谋助手作用的一个重要环节。高校校长办公室要在适应宏观决策的需要下, 紧紧围绕学校的中心工作, 在办文、办会、办事的过程中, 既要善于收集、归纳、分析信息, 还要善于领会和理解上级政策以及领导思路, 主动研究本校和国内外院校各个时期的发展动向性问题, 针对领导工作和学校发展需要, 多层次、多角度地广泛收集校内外重大信息, 及时整合后向领导提供综合性、准确性、实效性较强, 对学校领导决策有较高参考价值的信息。
置身于市场经济条件下的高等院校已经向多元化转变, 这必然向校长办公室的工作职能提出更高的要求。高校办公室作为高等学校的管理中枢和内外信息集散的重要枢纽, 在优化决策和实施决策的过程中, 要发挥综合办公的职能优势, 及时发现学校组织内部中的局部缺失现象, 有的放矢地加强信息沟通, 领会决策意图, 考虑内外环境条件的影响, 真正提高办公室工作的质量和水平。
3. 督办职能
由于校长办公室在大学内部管理机构序列中的特殊地位和功能, 校长办公室不仅要贯彻上级政策、法令、文件和重要会议精神, 执行学校领导指示, 还要做好公文处理、信息沟通、信访接待、机要保密、对外联络、重要活动组织以及相关临时性专项工作。在这些繁复的各种工作中, 综合管理、组织协调、检查督办各个环节职能相互交织, 环环相扣, 其中督查工作是高校管理工作能否如期收到实效的关键一环。
在新的历史时期, 为了更好地围绕学校中心工作, 服务和服从于学校总体目标, 现代高校校长办公室管理职能日趋扩大, 其工作对象更广、内容更宽、要求更高。因此, 不仅要强调管理的规范性, 更要强调管理的督办性。检查督办是检验决策指令执行情况的重要管理手段, 目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。它是对过往单一管理职能的拓展。督办职能重点包括检查、督促上级指示、校党政联席会议、校长办公会议决议、校领导重要决定和工作的执行情况, 对学校年、月度工作计划提出的各项任务, 校长办公会议的重要工作部署等, 对所涉及的系室部门工作的启动、进展情况进行督查, 确保每一项工作、决议、决定落到实处, 保障政令畅通。在此基础上, 加强跟踪检查, 及时反映工作进展情况, 做到督办信息反馈及时, 以避免贻误时机, 反馈信息失真或受到干扰。
高校校长办公室的督查的过程, 从一定意义上讲, 就是不断发现问题, 不断解决问题, 从而推动决策落实的过程。校长办公室必须不断增强工作人员业务素质, 提高督查水平, 创新督查方式, 做到明督与暗查相结合, 准确了解各单位部门各项工作部署和推进情况, 积极帮助督查对象改进工作, 及时汇报, 努力做到督之有据, 言之有理, 形成齐抓共管的良好局面。新时期下, 传统校办的被动管理和服务, 已不能适应现代大学管理的要求, 更不能满足发展型高校领导决策、管理工作的需要。在参与政务管理方面, 校长办公室应主动把自己跻身于学校改革和发展的前沿, 变被动为主动, 围绕学校中心工作开展督查工作, 对学校的重大决策和重要部署、教职工反映强烈的问题都要进行适时督查, 及时反馈工作进展情况, 注重实效性, 为更好地总结工作中的经验教训, 提出进一步改进工作的措施、开展工作提供服务保障, 更好地实现新形势新要求。
4. 窗口职能
校长办公室既是大学行政管理系统的综合办事机构, 又是校领导指挥全局、运筹决策的管理中枢。在学校内部层面上, 它是校级层面的对内窗口, 面向广大师生员工和各部门、各单位;对外它是和上级部门、兄弟单位、社会各界联系的窗口, 它的服务态度、工作质量和效率直接影响到学校的形象。
窗口职能不是某一项开展的具体工作, 它体现在所有校长办公室工作之中:在传达督办领导决策、会议管理、信息处理、信访、公关接待以及大量日常性工作中无不体现其窗口的职能。这些工作繁杂琐碎, 如果管理不到位, 容易造成衔接混乱、效率低下、服务质量下降等现象, 严重损害学校的形象。这就要求校长办公室分清轻重缓急, 先后有序、有条不紊地处理好行政事务, 消除拖沓作风和衙门习气等弊端;协助领导排除行政执行过程中的种种障碍, 避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生, 大大提高办事效率和服务质量, 树立学校优良的工作作风和窗口形象。
校长办公室又是学校与外界联络、交往的“窗口”, 其工作对象正是由上级部门、各种社会团体和个人组成的公众, 办公室的工作体现了学校的整体形象。校长办公室每位工作人员的一项接待洽谈甚至一项电话的受理, 都从一个侧面反映出高校管理层的思想作风和精神面貌, 反映出领导者和领导机关的工作效率。因此, 窗口职能不仅是推进校办工作标准化、规范化建设纵深发展的有效举措, 也是推进学校内部建设的重要途径。
办公室的窗口职能, 关系着学校良好形象的建立。窗口职能建设的推进要求校长办公室工作人员深刻认识窗口职能的重要性和必要性, 全面而系统地对窗口职能工作内涵和实质进行把握和理解, 树立现代化的教育观念、价值观念、效益观念和信息观念, 在工作实践中实现管理手段的创新, 真正建立牢固的窗口意识, 切实做好窗口职能整合工作, 对提高校办监管水平、提升服务质量、提升社会形象具有重要意义。
二、高校办公室队伍建设
高校校长办公室在高校中充当着重要的中枢作用, 需要执行好协调、参谋、管理和窗口这四个基本职能。在执行过程中, 人的因素占据主导位置。因此, 办公室要完成好枢纽与桥梁作用, 亟需加强内部的管理队伍建设, 提高整体人员队伍的执行力, 只有这样, 才能更好地发挥校长办公室的职能。
1. 树立终身学习的思想
学习型社会的来临对每一个人来说都是一种挑战。现代大学的校长办公室, 要积极营造学习氛围, 创建学习型团队, 培养学习意识和学习能力。
学习既包括对前人、别人的思想和经验的学习, 也包括在主体实践中的思考和学习。在知识经济社会, 校长办公室工作人员应清醒地认识到学习能够提高人的精神境界, 改变人的知识结构, 增强人的各种技能, 培养人的创新能力。因此, 校长办公室工作人员的学习既要着眼于校长办公室工作, 也要加强当前政治形势的学习, 培养大局意识, 深入学习党和国家高等教育方针政策、“三个代表”重要思想和科学发展观, 坚定自己的政治立场, 不断提高政治敏锐性和鉴别力, 才能够在紧急关头具有高度政治敏感性。
在政治理论学习的同时, 校长办公室的工作人员不能总是停留于办好职责以内的事务, 而要加强各个方面的业务学习, 才能从宏观上适应高校改革新形势的需要。不仅要了解新时期高校办公室职能的转变、管理的自动化策略, 利用现代信息渠道广泛收集学习兄弟高校经验, 而且还要知晓高校管理发展的趋势以及办公室存在的问题及对策。通过全方位学习和研究, 不断拓宽知识领域, 更新知识结构, 增强分析解决问题的能力和综合协调能力, 进一步提高校长办公室工作人员的业务素质, 进而推动工作水平的提高, 提高校长办公室工作能力和水平。
2. 加强服务意识
新时期高校校长办公室要想大力提高办公室工作水平, 攀登上一个新台阶, 必须强化办公室工作人员服务意识的建设。
办公室人员的服务工作是全方位的。事多人少的工作局面必然会出现, 这就需要每个人都能够独立处理问题, 上下左右、纵向横向都要顾及到, 不能顾此失彼, 必须具有协调沟通能力, 保证行政工作的正常高效运转。同时, 办公室工作是一个整体, 只有顾全大局, 密切合作, 才能使办公室的整体工作做好。
服务意识中贯穿着整个校长办公室的工作作风。良好的工作作风需要以深刻的服务意识作为基础, 而深刻的服务意识又来源于良好的工作作风, 两者相辅相成。正是由于高校校长办公室承担着协调内外、联系左右、沟通上下的重任, 所以更要扎扎实实干事, 坚持重实际、说实话、办实事、求实效。在工作中要处理好对上服务和对下服务的一致性, 将经手办理的每一项工作落到实处。对上要树立强烈的责任意识, 坚决服从领导, 严格遵守纪律, 不能脱离领导的意图自行其是。对下要充分认识到自己所处的特殊位置, 不能上恭下倨, 急功近利, 杜绝浮躁风气, 克服被动应付的定势思维和习惯做法, 明确自身的职责, 强化服务意识, 在履行协调、督办等职责中要以理服人, 在督办中协调, 在协调中服务, 把服务落到实处。树立服务于学校, 服务于师生的意识, 主动服务、优质服务。
3. 创新工作方式
创新意识是人进行创造活动的出发点和内在动力, 它以不因循守旧、富于创造性和批判性为主要表现。长期以来, 高校办公室工作人员普遍停留在办文、办事、办会的被动接受型事务上, 创新意识不够。面对新形势下学校发展的新目标、新任务、新要求, 高校校长办公室工作人员必须与时俱进, 开拓创新思维, 在发扬优良传统的基础上, 更要有开拓精神和创新意识。如果观念陈旧, 缺乏创新意识和创新能力, 不仅不能超越传统的思维方式和既定的利益格局、习惯做法, 而且不能迎接新的挑战和更高的工作标准, 就必然会被时代所淘汰。所以校办工作人员要以开阔的视野, 全方位、多角度审视新变化、思考新问题、拓展新思路、实现新突破。
校长办公室在中起着承上启下、协调左右、联系内外的枢纽作用, 这就要求办公室每一位工作人员要时刻将创新思维融入到日常事务当中, 在掌握常规的工作规律和经验的同时, 必须要有敢于探索的精神, 以利于更好地开创工作的新局面, 适应高校改革和时代发展的新要求。在具体工作中, 校办工作人员要在思想上推进自我创新教育, 进一步转变观念, 深刻认识技术创新、管理创新和文化创新在提高工作效率、建设学校中的重要作用, 树立终身学习的观念, 切实增强工作创新的使命感和责任感, 克服安于现状、故步自封的狭隘意识。在工作方法上要不断学习新知识, 掌握新手段, 应用新载体, 摈弃陈旧观念;不断改进、创新工作方法, 开创办公室工作新效果、新途径、新局面。
队伍建设是校长办公室建设的核心, 也是职能扩大之后提高工作质量的根本保证。新时期大学校长办公室呈现出管理职能特殊化, 协调工作复杂化, 督查督办工作多样化, 管理服务效能化等特点, 要做好校长办公室的工作, 必须坚持以人为本的理念, 加强政治意识、大局意识、服务意识、创新意识和窗口意识, 不断提高工作水平。
面对科教兴国战略的大力推进和我国高等教育进入加速发展的新形势, 高校内部综合体制改革随之不断深入, 校长办公室的地位、作用、职能、指导思想及其工作任务也在发生变化。校长办公室应不断加强自身建设, 充分发挥参谋和助手作用, 着力强化协调综合功能, 认真开展督促检查, 使办公室在沟通上下、协调左右、联系内外的过程中, 不断提高工作质量, 提升服务水平, 真正实现校长办公室的多种职能, 促进高等学校事业的发展。
(本文原载《中国电力教育》2011年第23期）