高校是国家培养高层次人才的重要园地, 承担着人才培养、科学研究、社会服务和文化传承与创新的重要责任。高校办公室是学校行政管理系统中的一个重要职能部门, 在高校中处于“上下、左右、内外”联动的全方位、综合性枢纽地位。办公室的工作能力、工作方式、工作作风和氛围都直接影响着高校各级、各项工作的正常运转和学校的对外形象。因此, 完善高校办公室的服务职能, 是推进高校行政管理体制改革, 深化“以人为本”的教育理念, 促进学生成长成才和学习科学健康发展的重要保障。
一、高校办公室的职能概述
高校办公室包括党委办公室和校长办公室, 是学校党政的综合办事部门, 是高校行政管理体系的重要组成部分。办公室是对接学校领导和基层, 协调各院系和职能部门, 沟通学校与政府、企业、社会的桥梁和纽带, 在高校中具有统揽全局的核心地位。高校办公室的日常工作主要包括:信息处理和文稿撰写工作、学校各类会务承办工作、协调院系和职能部门工作、对外交流与接待工作、档案管理工作和公务车辆管理工作等。肖汉银在其《建设服务型高校校长办公室的思考》一文中将高校办公室的服务职能分为三个方面:一是“发挥参谋助手、督办和公共关系作用, 为学校领导服务”;二是“发挥承上启下、综合协调作用, 为职能部门和院系服务”;三是“做好校务公开、信息沟通、信访接待和印章管理等工作, 为师生员工服务”。 (1) 可见, 办公室工作职责的核心是“服务”。
二、完善高校办公室服务职能的必要性
高校办公室由于本身在学校中的关键地位, 其工作质量的好坏和工作效率的高低对学校领导决策、对院系和职能部门的相互沟通协调、对学校师生员工的利益保障都有着至关重要的影响。完善办公室的服务职能是推进高校各项工作顺利开展, 推动高校走内涵式发展道路的重要保障。
(一) 完善高校办公室服务职能是办公室工作性质的必然要求
高校办公室首先是领导班子的“智囊团”, 在学校领导决策过程中要充分扮演好辅助决策的参谋助手角色, 为领导提供充分的与决策相关的信息, 并能提出自己的意见和建议供领导参考, 服务领导做出最优决策。这就要求办公室工作人员必须具备成熟的信息搜集、筛选和综合分析能力, 保证信息传达的及时性。在决策的执行过程中, 办公室要继续全程跟进, 发现问题并及时反馈, 协助领导修改、完善决策。在履行统筹协调职责、服务院系和职能部门时, 办公室需要把学校各级各类事务与职能部门和院系进行沟通, 保证上情下达, 也保障学校基层的意见能及时上达。高校许多事务具有跨部门、跨级别的特点, 办公室的综合协调职责就越加重要, 这就要求办公室必须权衡利益, 不断完善沟通技巧, 激发积极性, 从而促使学校工作的高效进行。在为师生服务时, 办公室需要充分利用各种现代化办公手段, 畅通信息流通渠道, 保证信息传递的效率和质量, 做好信访接待和印章管理工作, 维护师生权益。这就要求办公室必须推进办公现代化建设, 深入基层, 解决师生员工的实际困难, 为师生提供各种便利性保障服务。
(二) 完善高校办公室服务职能是“以人为本”办学理念的要求
“教育以人为本, 以学生为主体;办学以人才为本, 以教师为主体”。 (2) 作为高校办公室的主要服务对象, 学校师生员工的发展和利益诉求是办公室服务工作的重点内容。办公室各项工作须以人为出发点, 以学生为先, 以教师为重, 切实将学生的成长成才和教师的全面发展摆在办公室工作的首要位置。当前高校办公室的服务对象涵盖了学校全体师生员工, 办公室还肩负着与政府、企业和社会相关行业的不同群体沟通协调的责任, 这些群体不仅存在着多样性的特点, 而且这些群体的文化水平还有越来越高的趋势, 这就对办公室服务提出了更高的要求。因此, 只有不断强化办公室服务能力, 提高办公室服务水平, 为学校师生提供优质的服务, 才能提升高校的核心竞争力, 保障学校走内涵式可持续发展道路。
三、完善高校办公室服务职能的途径探析
完善高校办公室服务职能是办公室工作性质的必然要求, 也是高校贯彻落实“以人为本”办学理念的要求。高校办公室要继续提高服务意识, 通过不断增强自身的服务能力, 创新应用服务工作手段, 健全规章制度等服务保障手段来完善其服务职能。
(一) 增强服务能力
增强办公室的服务能力, 核心是要建立一支高素质的办公室工作团队。近年来, 高校在行政管理人员的招聘上已设置了较高的门槛, 办公室人员的学历、能力等综合素质有了很大的提升, 也呈现出年轻化的趋势。因此, 首先要加强办公室人员的思想政治理论学习, 坚定其政治方向, 提升理论素养, 树立奉献、服务意识。其次要加强办公室人员的专业知识的学习, 不断提升文稿写作、信息处理等业务能力。现代社会是一个高速发展的信息社会, 对信息的处理能力对工作至关重要。办公室要创造机会让他们参加培训, 学习最前沿的理论知识, 学习最先进的信息处理技术;同时鼓励他们在平时自己主动学习, 不断完善信息的搜集、筛选和整合能力。在领导决策时能够提供自己的意见和建议, 并在执行决策过程中及时发现新情况, 做到信息反馈, 从而进一步完善决策。
工作的积极性是办公室执行力的一个重要影响因素, 为调动办公室工作人员的积极性, 办公室还应该制定适当的激励政策, 通过物质或精神奖励, 激励工作人员在工作中化“被动”为“主动”。另外, 通过营造良好的办公室工作氛围, 加强办公室团队建设, 增强办公室内部的协调性和凝聚力, 不断提升办公室为领导、为院系和为师生的综合服务能力。
(二) 创新服务手段
创新办公室的服务手段, 需要不断推进高校的办公现代化建设。办公室承担着传达上级和学院政策精神, 发布校务信息, 沟通院系和其他职能部门, 联系政府、企业、社会的职责, 办公手段的现代化关系到这些职责履行的效率和效果。高校应该加大办公现代化资金投入, 完善硬件配备, 建设覆盖全校的信息化网络, 使办公室在精神传达、信息发布和沟通联系方面及时做到资源和信息共享, 为师生提供最便利、最完善的校园环境。在加强硬件设施建设的同时, 办公室还应该组织相关校内人员进行定期培训, 学习最先进的办公技能, 与兄弟院校多沟通交流, 充分利用现代社会的高科技设备和资源。另一方面, 办公室还需要不断完善其“软性”服务手段, 如:改变服务态度、转变工作方式等, 创新人性化服务方式。
(三) 健全服务保障制度
建立健全完备的规章制度体系, 是办公室完善其服务职能的基础和重要保障。规章制度对院系和行政部门的职能做出了明确的规定, 使院系和行政部门工作规范化和制度化, 从而保障高校的可持续发展。办公室应该切实履行其定期审查清理学校已有的规章制度的责任, 及时发现问题, 组织全校院系和行政部门共同对不适用学校当前发展过时的规章制度进行清理, 对需要改善的规章制度进行修补和完善, 并针对学校发展中出现的新情况制定新的规章制度, 提请学校审核。对与师生利益紧密相关的规章制度, 办公室在修订时要充分听取相关师生的意见, 召开专门会议, 畅通师生利益表达渠道, 并建立申诉处理委员会, 保障师生员工的申诉权, 真正全面贯彻“以人为本”的教学理念。
（本文原载《办公室业务》2014年第21期）